דרושים אוניברסיטת בן גוריון

- ארגון וגיבוש המידע אודות קרנות וגופים מממנים וסיוע למידענית בהפצתו לחוקרי האוניברסיטה.
- ייזום וקידום פעולות שיווק לעידוד חוקרים להגשת הצעות מחקר ולהרחבת מאגר הקרנות והגופים המממנים מחקרים באוניברסיטה.
- הנחיית מדורי ניהול תקציבי מחקר בפתיחת תקציבי מחקר, העברה והבהרת הנחיות חוזיות ופיננסיות ושינויים לגביהם על ידי הקרן.
- קבלה ובחינת חוזי המחקר והסכמים נוספים ((MTA, ניהול מו"מ לגבי תנאיהם, אישור ההתקשרות והחתמת החוקרים.
- מתן הדרכה וסיוע לחוקרים בהגשת הצעות המחקר בהתאם לדרישות הקרן.
- ביצוע מעקב אחר הקרנות לקבלת תשובות להצעות שהוגשו, והגשת הדוחות המדעיים.
- ביקורים בקרנות, ייזום וארגון ביקורי נציגים באוניברסיטה, קיום קשר עם הקרנות לקבלת מידע וכו'.
- עדכון מסד הנתונים, הפקת דוחות, ניתוח ומעקב.
- מתן גיבוי וסיוע לעובדי המדור.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

- ניהול המשמרת והובלת הצוות לעמידה ביעדי מכירות, שירות, איכות וזמינות(כולל יישום ואכיפת מדיניות ונהלים של המוקד במהלך המשמרת והכנה ובקרה על סידור העבודה.
- מעקב אחר ביצועי המשמרת בזמן אמת באמצעות דוחות ובקרה על מערכות CRM.
- פתרון בעיות בזמן אמת תוך שמירה על שגרה תפעולית תקינה במוקד.
- העברת תדריך בוקר כולל עדכון שוטף של צוות העובדים בנוגע להנחיות או שינויים בפעילות.
- זיהוי פערים תפעוליים ונקודות לשיפור אצל הנציגים במהלך העבודה.
- מתן משוב לנציגים על ביצועיהם תוך עידוד למוטיבציה ושיפור מתמיד.
- סיוע לנציגים בניהול שיחות מורכבות ופתרון בעיות חריגות.
- מעקב אחרי יעדי המוקד והפקת דוחות ביצועים לפי הצורך.
- ניתוח נתונים והצעת שיפורים לתהליכים קיימים על בסיס הממצאים.
- בקרה על זמני עבודה של הצוות במשמרת כולל הפסקות.
- מעקב אחר מדדי ביצועים KPI וביצועי הצוות במהלך המשמרת.
- מתן משוב מיידי לצוות כדי לשפר ביצועים ולפתור בעיות.
- שמירה על איכות השירות ומענה לסטנדרטים שנקבעו.

?- אחריות על תכנון ובניית תוכנית הערכה לשינויים בתוכניות ובקורסים: בניית מערך הערכה לאופן יישום השינויים בתוכניות הלימודים ובקורסים, השפעת השינויים על ההוראה, הלמידה, חוויית הסטודנטים והסטודנטיות, איכות ההוראה, והמיומנויות המתפתחות במהלך הלימודים.
?- ייזום, פיתוח ועיצוב כלי מדידה והערכה: כלי מחקר והערכה איכותניים וכמותיים- שאלוני הערכה, ראיונות, קבוצות מיקוד, ומחווני תצפית. גיבוש פריטים בהתאם למדדי הצלחה.
?- אחריות על איסוף נתונים על תהליכי הוראה ולמידה במחלקות ובקורסים, ביצוע ראיונות ותצפיות, הרצת שאלונים.
?- ניתוח נתונים איכותניים וכמותיים בהתאם למטרות התהליך, ועבודה שוטפת עם צוותי ההוראה, ראשי המחלקות וצוות היחידה לקידום ההוראה.
- יצירת דוחות הערכה והצגתם: כתיבת דוחות ביניים וסיכום עם ממצאים, ניתוחים ותובנות, הצגת נתונים ומסקנות בפני צוותי הוראה וגורמים מוסדיים לקידום תהליכי שיפור.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

יש תפקידים אדמיניסטרטיביים שרואים מהם את הארגון כולו. זה אחד מהם.

לשכת הרקטור באוניברסיטת בן-גוריון בנגב מחפשת רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לעבודה בסביבה דינמית, מרובת ממשקים ובצמוד להנהלה האקדמית הבכירה של האוניברסיטה.

התפקיד משלב ניהול ותיאום שוטף, מעקב אחר משימות והחלטות, עבודה עם מידע ונתונים וקשר עם גורמים רבים בתוך האוניברסיטה ומחוצה לה.

במסגרת התפקיד:
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למשנה לרקטור ולסגן/ית הרקטור, לרבות ניהול יומנים, תיאום פגישות, דוא"ל וטלפונים.
מעקב אחר משימות ותהליכים המתנהלים בלשכת הרקטור.
רישום פרוטוקולים ומעקב אחר יישום החלטות.
ריכוז מידע, הפקת דוחות וסיוע בניתוח נתונים בהתאם לצורך.
עבודה וקשר שוטף עם גורמים בכירים ויחידות ברחבי האוניברסיטה ועם גורמי חוץ.
קבלת קהל ומתן מענה לפניות בתחומי פעילות הלשכה.
עבודה כחלק מצוות הלשכה ומתן גיבוי בפעילות השוטפת.

- ארגון ושיבוץ בחינות ובחנים בהתאם לנהלי בחינות, תכנון והכנת תיקי בחינות.
- קיום ותפעול מערך התאמות לסטודנטים זכאים בהתאם להנחיות דיקנאט הסטודנטים: בניית תיק בחינה פרטני, תאום הגעת מרצים, מתרגלים ומשגיחות לחדרי התאמות.
- טיפול במבחנים מעורבלים: מעקב אחר הפקדת שאלונים וסריקת תשובונים, תאום מועדי חשיפת המבחנים וכו'.
- שיבוץ מבחנים ובחנים בהתאם לבקשות מהמחלקות, עדכון דוחות ממוחשבים.
- קליטת שאלוני בחינה ממרצים וצילומם.
- טיפול ברישום למועדי ב', הפקת גיליונות ודפי בר-קוד.
- מתן סיוע וגיבוי לבעלי התפקיד במדור.
- קיום קשר שוטף עם המחלקות האקדמיות והמכללות לתיאום בחינות.
- ריכוז, עדכון והפקת דוחות במערכות הממוחשבות.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

- ארגון, קידום ואיתור פרויקטים אסטרטגיים בתחום הפילנתרופיה וגיוס המשאבים למנהלות המחלקה לתכנון ופיתוח משאבים ולמחלקה לפיתוח שותפויות וקשרי תורמים.
- סיוע ביישום תוכנית עבודה שנתית לקידום פרויקטים אסטרטגיים, מעקב ובקרה אחר יישומה.
- תיאום פגישות ומתן מענה מנהלתי למחלקה לתכנון ופיתוח משאבים ולמחלקה לפיתוח שותפויות וקשרי תורמים.
- סיוע בתפעול תקציבי המחלקה: מעקב אחר תקציב, ניהול לוחות הזמנים ובקרה אחר מימושם.
- פיתוח והטמעת תהליכים להרחבת הפעילות הפילנתרופית באוניברסיטה, עם גורמים פנים אוניברסיטאיים.
- ביצוע מעקב ובקרה אחר פרויקטים הממומנים מתרומות, הגשת פרויקטים חדשים, ואיסוף מידע וחומרים פרסומיים.
- כתיבה, עריכה והגהת דוחות ומסמכים. עדכון מערכת לניהול תרומות ומידע על תורמים.
- קיום קשר עם גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים לקידום פרויקטים בתחום הפילנתרופיה וגיוס משאבים.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

- ארגון וטיפול בנושאי מנהל הסטודנטים ומנהל ההוראה לתואר שני ותוכניות לימוד מתקדמות במחלקה למדעי האחיות (סיעוד),
- יישום תוכניות הלימודים במחלקה.
- מתן שירות לסטודנטים: רישום לקורסים, אישורים, חופשות, הפסקות לימודים, פטורים, ציונים, קביעת מועדים מיוחדים, החלטות מעבר, ניהול תיק סטודנט, בוגרים, פרסום מידע, סגירת תארים, מערכת שעות, לוח בחינות וכו'.
- מתן סיוע מזכירותי לרמ"ח ולראשי תוכניות
- מתן שירות לסגל האקדמי במחלקה: בנייה ושינויים במערכת שעות וכיתות, הפצת מידע, עזרה בשימוש במערכות ממוחשבות על האוניברסיטה, מתן מענה לצרכים שוטפים וכו'.
- טיפול בוועדות קבלה: ריכוז חתכי הקבלה, תאום ראיונות עם מועמדים וחברי סגל, תאום תאריכים נדרשים עם מדור רישום, הכנת חומר לוועדה.
- סיוע בארגון, השתתפות ומתן מענה למתעניינים ולסטודנטים באירועים מחלקתיים ובית ספריים: יום פתוח, יום אוריינטציה מחלקתי, טקס הענקת תארים.

- ארגון וטיפול בנושא מנהל תלמידים בבית הספר: סיוע בייעוץ, פתיחת קורסים, רישום מועמדים חדשים, ביצוע מעקב אקדמי אחר הסטודנטים בתיאום הוועדה המחלקתית והפקולטית.
- מתן שירות לסטודנטים: הפקת אישורים וגיליונות ציונים, עדכון פרטים, הזנת ציונים והחלטות, טיפול בדחיות מועדים, אישורי הארכות וכו'.
- טיפול במערך מלגות ופרסי לימודים לדוקטורנטים ולבתר דוקטור: סיוע בהכנת תקציב, יישום החלטות הוועדות, תכנון חלוקת המלגות בתאום עם אגף תתו"כ, הפקת דוחות, ביצוע מעקבים וכו'.
- ריכוז ובניית תוכניות לימודים ללימודי השלמה ולתוכניות ייחודיות.
- סיוע בארגון סדנאות וטקסים.
- אחריות על עדכון פורטל הדוקטורנטים ואתר ביה"ס.
- קיום קשר עם מועמדים לתואר ומתקבלים ומתן מידע והנחיות לפונים.
- קבלת קהל הסטודנטים וקיום קשר שוטף עם חברי הסגל האקדמי.
- מתן סיוע וגיבוי לבעלי התפקידים בביה"ס.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

יש לכם/ן ניסיון ראשון בעולמות הרכש, החוזים או המכרזים? זה המקום לקחת אותו צעד קדימה.

לאוניברסיטת בן-גוריון בנגב דרוש/ה רכז/ת מכרזים, התקשרויות ורכש לתפקיד מקצועי ורחב, עם חשיפה לתהליכי מכרז מקצה לקצה, הסכמים מסחריים, עבודה מול ספקים וקבלנים, משא ומתן ובקרה תקציבית.

מה יהיה באחריותך?
עריכת מסמכי מכרז וגיבוש תנאים מסחריים בהסכמי התקשרות בהתאם לחוק חובת המכרזים.
פרסום מכרזים ומעקב אחר יישום החלטות ועדת המכרזים.
ריכוז וניתוח נתונים הנוגעים למכרזים, הסכמים וספקים.
סיוע בעריכת הסכמי התקשרות ומעקב אחר תוקפם, ביטוחים וביטחונות.
קבלת הצעות מחיר וניהול משא ומתן מול ספקים ונותני שירות.
הכנת הזמנות רכש ובדיקת חשבונות של קבלנים וספקים.
מעקב ובקרה אחר תקציבי פרויקטים ועבודות.
הפקת דוחות ונתונים לצורכי בקרה ומעקב.