דרושים אוניברסיטת בן גוריון

אוניברסיטת בן-גוריון בנגב מזמינה אתכן/ם להצטרף לצוות האדמיניסטרטיבי שלנו.
התפקיד כולל אחריות על מגוון תחומי אדמיניסטרציה ותפעול, מתן שירות לסטודנטים, סגל ומבקרים, וריכוז משימות ניהוליות וארגוניות במחלקות וביחידות שונות באוניברסיטה.

מה בתפקיד?
-ריכוז ותיאום משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות.
-קשר ישיר עם סטודנטים, אנשי סגל וגורמים חיצוניים.
-סיוע בארגון אירועים, ועדות ופעילויות אקדמיות.
-טיפול במסמכים, פניות ותהליכים מנהליים מגוונים.
-עבודה שוטפת עם מערכות מחשוב ומערכות ניהול אוניברסיטאיות.

א. מתן שירות ומענה לפניות חברי הסגל המנהלי והטכני בנושאי משאבי אנוש.
ב. ריכוז, טיפול וניתוב פניות עובדים בנושאי משאבי אנוש: ביצוע תיעוד ומעקב אחר הפניות.
ג. ריכוז פרויקטים מדוריים, פיתוח, קידום וייזום תהליכים ושינויים.
ד. ביצוע בקרה ומעקב אחר דוחות.
ה. מתן סיוע ומענה לקהל פוני המדור.
ו. מתן סיוע וגיבוי לבעלי התפקיד במדור.

א. ארגון וטיפול בנושאי מנהל הסטודנטים ומנהל ההוראה, יישום תוכניות הלימודים במחלקה.
ב. מתן שירות לסטודנטים: רישום לקורסים, אישורים, פטורים, ציונים, קביעת מועדים מיוחדים, החלטות מעבר, ניהול תיק סטודנט, בוגרים, פרסום מידע וכו'.
ג. טיפול וארגון תהליך הייעוץ והרישום לקורסים.
ד. מזכירת ועדת הוראה מחלקתית, ריכוז נושאים לוועדה, מעקב אחר ביצוע החלטותיה והחלטות הפקולטה ופרסומן.
ה. טיפול במערכת שעות: דיווח קורסים, הזמנת חדרים, מעקב ופרסום שינויים במערכת.
ו. עדכון אתר המחלקה והמדיות החברתיות. ביצוע פעילויות שיווקיות, טיפול בפניות מתעניינים (לידים) ללימודים במחלקה וכו'.
ז. טיפול בבחינות: תאום לוח בחינות עם סגל ההוראה ומדור בחינות, מעקב אחר קבלת ציונים, ערעורים וכו'.
ח. קבלת קהל הסטודנטים, מתן מענה לפניות מועמדים וקשר עם מתקבלים.
ט. סיוע בארגון אירועים מחלקתיים ופקולטיים.

א. ניהול ותפעול לשכת דיקן הפקולטה, מזכירות אישית לדיקן: טיפול בתקציבי הדיקן, קידום קשרי חוץ ופנים, קשרים עם קולגות באוניברסיטאות אחרות בארץ ובחו"ל וכו'.
ב. ריכוז ועדות ומועצת הפקולטה: ריכוז חומר, כתיבת פרוטוקול והפצתו, ביצוע מעקב אחר יישום החלטות הועדות.
ג. טיפול בקידום וקביעות של הסגל הבכיר בפקולטה: הגשת התיקים, ריכוז ההמלצות, התכתבות עם ועדות מקצועיות ועם ממליצים.
ד. ריכוז בקשות חברי הסגל קרנות השתלמות ושבתונים: טיפול בחריגים בתאום הדיקן, ביצוע מעקב שוטף עד לסיום הטיפול.
ה. ביצוע הזמנות רכש, תכנון ומעקב אחר פעולות תקציביות ע"ח תקציבי הלשכה.
ו. ריכוז ותפעול קרנות החוקרים בפקולטה.
ז. ריכוז דו"ח פעילות הסגל האקדמי כתיבה ועריכת החלק הפקולטי, ריכוז הדוחות המחלקתיים, ביצוע הגהה, גרפיקה, עד הבאה לפרסום.
ח. עדכון פרטי חברי הסגל האקדמי במערכות הפקולטה, עדכון והפקת דוחות בתחומי פעילות הדיקן.
ט. ארגון אירועים ומיזמים פקולטיים, אירוח אורחי הדיקן וסיוע לדיקן בפעילותו.

אוניברסיטת בן-גוריון בנגב מחפשת אחראי/ת משמרת למוקד הייעוץ והרישום תפקיד מפתח עם שכר מתגמל, בונוסים שווים, ואתגר מקצועי אמיתי??

מה בתפקיד?
ניהול משמרת במוקד ייעודי וערכי
הובלת צוות סופר מקצועי לעמידה ביעדים
שליטה בזמן אמת על הביצועים, תחקור נתונים ושיפור תהליכים
תדריכים, פתרון בעיות, מענה לשיחות מורכבות את/ה בשליטה!
עבודה עם מערכות CRM מתקדמות וניתוח דוחות

א. ריכוז, גבייה וטיפול בחשבונות סטודנטים: תוכניות לימודים ופרוייקטים, חיוב וזיכוי חשבונות בגין ביטולי הרשמה ופטורים, הפסקות לימודים, טיפול בהחזרים, תביעות משפטיות, חובות.
ב. סגירה חשבונאית לתארים: הוצאת מכתבים לחייבים, החזר לזכאים וכו'.
ג. פתיחת פרויקטים לאוכלוסיות מיוחדות בתאום עם גורמים פנים אוניברסיטאיים: מדור רישום, אגף תתו"כ, פקולטות וכו'.
ד. ריכוז בקשות ותשלומים מהמממנים גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים, דיווח פטורים ומימונים לסטודנטים.
ה. ביצוע ביקורת בתום תקופת השינויים לרישום לקורסים, תאום רישום לקורסים עם הפקולטות.
ו. טיפול בבדיקה, הפקה ומשלוח שוברי תשלום לסטודנטים, עדכון אתר האינטרנט וחוברת שכר לימוד לסטודנטים.
ז. מתן שירות לפניות וקבלת קהל סטודנטים.

א. תקצוב יחידות, תוכניות לימוד, משקים סגורים, פעילויות, פרויקטים כלכליים ופרויקטי בינוי.
ב. ביצוע מעקב ובקרה שוטפים אחר משאבים.
ג. איסוף וניתוח מידע כלכלי ותקציבי בנושאים תקציביים.
ד. הכנת חוות דעת מקצועית, ניירות עמדה, בדיקות כלכליות ותמחור פעילויות.
ה. סיוע בקידום מערכות ממוחשבות בנושא תקציב ובקרה.
ו. קיום קשר עם גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים בהכנת דיווחים תקציביים.
ז. טיפול במכרזים, קולות קוראים וחוזי התקשרות.

א. ארגון, הובלה והשתתפות בתהליכי גיוס.
ב. קיום וריכוז וועדות קבלה, פרסומן ויישומן.
ג. פיתוח והטמעת מקורות גיוס חדשים ושימור מקורות קיימים, פיתוח ואיתור ערוצי מידע לגיוס ברשתות חברתיות.
ד. חיפוש מועמדים ואיתור ממוקד באמצעות שימוש במאגרי הארגון וכלי מידע לגיוס.
ה. ייזום, איתור ופנייה למועמדים (Hunting Head).

א. אחריות לריכוז נושאי הדרכות בטיחות תקופתיות- קבוצתיות ופרטניות, לעובדי אוניברסיטה וסטודנטים.
ב. סיוע לממונה בניהול תקציב ההדרכה, בבנייה ותכנון תוכנית הדרכה ופיתוחה בהתאם לצרכי האוניברסיטה.
ג. בניית תוכניות קורסי הדרכה לעובדים ולסטודנטים בהתאם לסיכוני מקום העבודה.
ד. בנייה וריכוז קמפיין בטיחות שנתי, מצגות בטיחות וביצוע פעילויות להעלאת המודעות האוניברסיטאית לבטיחות.
ה. איתור רשימת עובדים וסטודנטים הנדרשים למתן הדרכה במסגרת דרישות החוק בפקולטות ובמחלקות האוניברסיטה. תאום לוגיסטי וניהול מעקב נוכחות הדרכות בטיחות.
ו. ניהול מערך ההדרכה הממוחשב באמצעות תוכנת ניהול בטיחות לפי נתוני מודרכים, יחידות ארגוניות ונושאי הדרכה : מילוי ועדכון בסיס הנתונים הכולל סיורים, רשימת עובדים, גורמים מסוכנים וכד', בתאום עם מחלקות משאבי אנוש ומדור רישום סטודנטים.
ז. ניהול מערך הדרכה שנתי לממוני הבטיחות בעבודה בקמפוסים, בהתאם לדרישות החוק והתקנות.

א. ביצוע פעילויות מנהלתיות במחלקה: דוא"ל, יומן פגישות, טלפונים וכו'.
ב. ריכוז וטיפול בהגשה למלגות ופרסים עבור תלמידי המחלקה והסגל האקדמי במחלקה.
ג. סיוע בהזמנות רכש וציוד למחלקה.
ד. טיפול בנושאי בחנים, מערכת שעות והזמנות חדרים.
ה. מתן שירות וקבלת קהל הסטודנטים, אנשי הסגל ואורחים.
ו. ריכוז והכנת חומר לקראת פגישות וועדות בתחומי פעילות המחלקה.
ז. סיוע בארגון סמינרים, כנסים, אירועים וימי עיון מחלקתיים.