דרושים אוניברסיטת בן גוריון

אוניברסיטת בן-גוריון בנגב מזמינה אתכן/ם להצטרף לצוות האדמיניסטרטיבי שלנו.
התפקיד כולל אחריות על מגוון תחומי אדמיניסטרציה ותפעול, מתן שירות לסטודנטים, סגל ומבקרים, וריכוז משימות ניהוליות וארגוניות במחלקות וביחידות שונות באוניברסיטה.

מה בתפקיד?
-ריכוז ותיאום משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות.
-קשר ישיר עם סטודנטים, אנשי סגל וגורמים חיצוניים.
-סיוע בארגון אירועים, ועדות ופעילויות אקדמיות.
-טיפול במסמכים, פניות ותהליכים מנהליים מגוונים.
-עבודה שוטפת עם מערכות מחשוב ומערכות ניהול אוניברסיטאיות.

א. ביצוע מטלות מזכירותיות לראש המחלקה ולחברי הסגל: ניהול יומן פגישות ראש המחלקה, דואר, טלפונים וכו'.
ב. טיפול בקביעת פגישות לועדות במחלקה: ועדות הוראה, מלגות, מינויים וכו'.
ג. ניהול ותפעול סעיפי המחקר והקרנות של החוקרים, ייעוץ ומעקב אחר ניצול תקציבי המחקר ודיווח על ניצולו.
ד. סיוע וטיפול בסגל האקדמי והמנהלי במחלקה: מינויים, קידום מרצים, ריכוז חומר לועדות וכו'.
ה. ריכוז וטיפול בהגשות למלגות ופרסים עבור התלמידים והסגל האקדמי במחלקה, סיוע בארגון סמינרים, כנסים, אירועים וימי עיון.
ו. סיוע וטיפול במנהל התלמידים במחלקה: תאום מערכת שעות הוראה, שיבוץ כיתות, ציונים, בחנים.
ז. מתן שירות וקבלת קהל הפונים למחלקה.

א. בדיקה, ניתוח ואישור חשבונות ספקי שרות הטלפוניה, חלוקה עפ"י סעיפי תקציב אישי ויחידתי. בדיקת חשבונות קבלנים וספקים בהתאם להנחיות הממונה.
ב. עדכון ותחזוקת מערך אינוונטר ציוד הטלפונים, שלוחות, קווי טלפון, קודים לחו"ל ורשתות.
ג. ריכוז וטיפול בהזמנות רכש: הכנת הצעות מחיר, הזמנות רכש לספקים ולנותני שירות (לדוג' טלפוניה, תקשורת) וכו'.
ד. ריכוז וטיפול בהנפקת כרטיסי נוכחות לעובדי ניקיון חדשים.
ה. מתן מענה בנושאי טלפוניה: ספר טלפונים, תוכנות שירות (לדוג' "ניהולית", "תמר"), מכשירים ניידים, קיום קשר עם ספקי טלפוניה, טיפול טכני בפניות, סיוע ותיאום פרויקטי טלפוניה בבניינים חדשים וקיימים וכו'.
ו. מתן הנחייה, סיוע ותפעול מוקד תקלות טלפוניה.

אוניברסיטת בן-גוריון בנגב מחפשת אחראי/ת משמרת למוקד הייעוץ והרישום תפקיד מפתח עם שכר מתגמל, בונוסים שווים, ואתגר מקצועי אמיתי??

מה בתפקיד?
ניהול משמרת במוקד ייעודי וערכי
הובלת צוות סופר מקצועי לעמידה ביעדים
שליטה בזמן אמת על הביצועים, תחקור נתונים ושיפור תהליכים
תדריכים, פתרון בעיות, מענה לשיחות מורכבות את/ה בשליטה!
עבודה עם מערכות CRM מתקדמות וניתוח דוחות

א. ריכוז וטיפול בפעילויות המנהלתיות בבית הספר: ניהול יומן פגישות, תיאום ישיבות, תיאום התקנות וכו'.
ב. ארגון וטפול בנושאי מנהל הסטודנטים ומנהל ההוראה, יישום תוכניות הלימודים ופרסומן.
ג. מתן שירות לסטודנטים: שעות קבלה, רישום לקורסים, אישורים, פטורים, ציונים, קביעת מועדים מיוחדים, החלטות מעבר, ניהול תיק סטודנט, בוגרים,הכוונה וסיוע בנושאי מינהל אקדמי וכו'.
ד. טיפול במערכת השעות: דיווח קורסים, הזמנת חדרים, מעקב ופרסום שינויים במערכת השעות.
ה. טיפול בבחינות: תאום לוח הבחינות עם סגל ההוראה ומדור בחינות, מעקב אחר קבלת ציונים, טפול בערעורים, טפול במועדים מיוחדים וכו'.
ו. מזכירת מועצת התוכנית וועדות ההוראה של התוכנית, מעקב אחר ביצוע החלטותיהן והחלטות הפקולטה ופרסומן.
ז. ריכוז וטיפול נושא התמחות (פרקטיקום) והכשרה מעשית.
ח. ריכוז וטיפול במדיות הדיגיטליות וברשתות החברתיות: עריכה, פרסום תוכן וכו'.
ט. ארגון אירועי התוכנית: כנסים, ימים פתוחים, טקסי בוגרים, סיוע בהכנת פרסומי התוכנית וכו'

א. טיפול, בקרה ומעקב אחר דיווחי שכר של כלל סגלי האוניברסיטה.
ב. ארגון וטיפול בזקיפת שכר לימוד לעובדי האוניברסיטה ובני משפחותיהם.
ג. דיווח ועדכון טפסי מס - הכנסה, בהתאם לעדכוני העובדים.
ד. דיווח דמי אבטלה לעובדים פורשים, בתאום המוסד לביטוח לאומי, וביצוע מעקב שוטף.
ה. הזנת תשלומים וניכויים למערכת השכר: תשלומים חד - פעמיים, ניכויי רשות וכו'.
ו. ביצוע מעקב אחר חשבונות בנק כפולים.
ז. טיפול ודיווח מקדמות למערכת שכר העובדים, בדיקת נתוני הדו"ח בתאום עם אגף הכספים.
ח. חישוב הצמדות לגמול השתלמות

א. ריכוז, גבייה וטיפול בחשבונות סטודנטים: תוכניות לימודים ופרוייקטים, חיוב וזיכוי חשבונות בגין ביטולי הרשמה ופטורים, הפסקות לימודים, טיפול בהחזרים, תביעות משפטיות, חובות.
ב. סגירה חשבונאית לתארים: הוצאת מכתבים לחייבים, החזר לזכאים וכו'.
ג. פתיחת פרויקטים לאוכלוסיות מיוחדות בתאום עם גורמים פנים אוניברסיטאיים: מדור רישום, אגף תתו"כ, פקולטות וכו'.
ד. ריכוז בקשות ותשלומים מהמממנים גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים, דיווח פטורים ומימונים לסטודנטים.
ה. ביצוע ביקורת בתום תקופת השינויים לרישום לקורסים, תאום רישום לקורסים עם הפקולטות.
ו. טיפול בבדיקה, הפקה ומשלוח שוברי תשלום לסטודנטים, עדכון אתר האינטרנט וחוברת שכר לימוד לסטודנטים.
ז. מתן שירות לפניות וקבלת קהל סטודנטים.

א. תקצוב יחידות, תוכניות לימוד, משקים סגורים, פעילויות, פרויקטים כלכליים ופרויקטי בינוי.
ב. ביצוע מעקב ובקרה שוטפים אחר משאבים.
ג. איסוף וניתוח מידע כלכלי ותקציבי בנושאים תקציביים.
ד. הכנת חוות דעת מקצועית, ניירות עמדה, בדיקות כלכליות ותמחור פעילויות.
ה. סיוע בקידום מערכות ממוחשבות בנושא תקציב ובקרה.
ו. קיום קשר עם גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים בהכנת דיווחים תקציביים.
ז. טיפול במכרזים, קולות קוראים וחוזי התקשרות.

א. ארגון, הובלה והשתתפות בתהליכי גיוס.
ב. קיום וריכוז וועדות קבלה, פרסומן ויישומן.
ג. פיתוח והטמעת מקורות גיוס חדשים ושימור מקורות קיימים, פיתוח ואיתור ערוצי מידע לגיוס ברשתות חברתיות.
ד. חיפוש מועמדים ואיתור ממוקד באמצעות שימוש במאגרי הארגון וכלי מידע לגיוס.
ה. ייזום, איתור ופנייה למועמדים (Hunting Head).

א. אחריות לריכוז נושאי הדרכות בטיחות תקופתיות- קבוצתיות ופרטניות, לעובדי אוניברסיטה וסטודנטים.
ב. סיוע לממונה בניהול תקציב ההדרכה, בבנייה ותכנון תוכנית הדרכה ופיתוחה בהתאם לצרכי האוניברסיטה.
ג. בניית תוכניות קורסי הדרכה לעובדים ולסטודנטים בהתאם לסיכוני מקום העבודה.
ד. בנייה וריכוז קמפיין בטיחות שנתי, מצגות בטיחות וביצוע פעילויות להעלאת המודעות האוניברסיטאית לבטיחות.
ה. איתור רשימת עובדים וסטודנטים הנדרשים למתן הדרכה במסגרת דרישות החוק בפקולטות ובמחלקות האוניברסיטה. תאום לוגיסטי וניהול מעקב נוכחות הדרכות בטיחות.
ו. ניהול מערך ההדרכה הממוחשב באמצעות תוכנת ניהול בטיחות לפי נתוני מודרכים, יחידות ארגוניות ונושאי הדרכה : מילוי ועדכון בסיס הנתונים הכולל סיורים, רשימת עובדים, גורמים מסוכנים וכד', בתאום עם מחלקות משאבי אנוש ומדור רישום סטודנטים.
ז. ניהול מערך הדרכה שנתי לממוני הבטיחות בעבודה בקמפוסים, בהתאם לדרישות החוק והתקנות.