דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת משרד לחברת תשתיות בשפלה

מה התפקיד כולל?
- ניהול אדמיניסטרטיבי ותפעול שוטף של משרד ענף הבינוי והתשתיות.
-תפעול שוטף של משרד ענף הבינוי והתשתיות.
-מתן שירותי מזכירות ותמיכה אדמיניסטרטיבית למנהל הענף ולעובדי הענף.
- ניהול יומנים, תיאום פגישות וישיבות ומעקב אחר לוחות זמנים.
-טיפול בדואר נכנס ויוצא, מענה טלפוני, תיוק וניהול מסמכים.
- עבודה מול ספקים, קבלנים, רשויות וגורמים נוספים פנימיים וחיצוניים.
-הכנת מסמכים, מצגות, דו"חות וסיוע במענה למכרזים.
- ניהול מערכות: מים, חשמל, תקשורת דלק ורכבי סידור לרבות דוחות מעקב וחשבונות חודשיים
להנהח"ש ולצרכנים.
- ניהול מערכת הרכבים של הקיבוץ: הפקת דוחות שימוש, חשבונות חודשיים והנפקת כפתורי משתמש.

- אחריות מלאה על בניית סידור עבודה שבועי של עובדים באתרי בנייה.
- מענה טלפוני שוטף לעובדים פתרון בעיות, שינויים, תיאומים.
- עבודה שוטפת מול מנהלי עבודה באתרי הבנייה.
- זמינות גבוהה לאורך היום משעות הבוקר (06:00) ועד שעות הערב, לפי הצורך.
- תפעול ותחזוקה של מערך השיבוצים אחריות על סידור עובדים יעיל ותקין.

מה התפקיד כולל?
- קבלת קהל: מתן שירות מקצועי ונעים לאורחים, הכוונה במבנה, תיאום פגישות ליומני ההנהלה.
- סיוע ניהולי: תמיכה במנהלים, הכנת חומרים לפגישות, ניהול תקשורת פנימית וחיצונית, קידום פרויקטים.
- ניהול משרד: תיאום יומנים, ארגון ישיבות, טיפול בפניות, ניהול מערכת הקלפי והודעות לחברים.
- ניהול פרויקטים: קידום ומעקב אחר משימות ופרויקטים בשיתוף בעלי תפקידים.
- תחזוקת מבנה: אחריות על ציוד משרדי, ספקים, חדרי ישיבות, ניקיון ותיאום כיבוד.

התפקיד כולל אחריות לתפעול המנהלי השוטף של התכנית, מתן מענה משרדי לצוות, ניהול יומנים ותיאומים, וכן תמיכה בתהליכי גבייה, רכש, לוגיסטיקה ואירועים.

מתן מענה אדמיניסטרטיבי לצוות התכנית: רכש, רישום, תיוק ומעקב מסמכים.
טיפול בגבייה ותשלומים: הפקת דוחות, עבודה מול ספקים, טיפול בחשבוניות.
ניהול יומן, תיאום פגישות ומעקב אחר גאנט הפעילות של התכנית.
סיוע בארגון ותכנון אירועים ופרויקטים, כולל עמידה בלוחות זמנים.
ליווי תהליך מיון מועמדים לתכנית, כולל תיאומים ומענה למועמדים.
השתתפות פעילה בישיבות צוות ופגישות עבודה.

דרוש/ה מזכיר/ה לאגודת המים ותשתיות החשמל לקיבוץ ליד אשקלון.
מרגיש/ה בנוח עם מסמכים, יומנים, חיובים ומים זורמים?
אנחנו מחפשים אותך!
תפקיד רוחב ניהול ואדמיניסטרטיבי בלב הפעילות של אגודת המים ותשתיות החשמל של הקיבוץ.

תחומי אחריות במסגרת התפקיד:
- ניהול כולל של מסמכים, קבצים ונתונים כולל מידע כספי, תכניות והיתרים.
- עזרה בפרויקטים ותיאומים מול רשות המים, חברות תשתית וחברות.
- ניהול יומני פגישות ועבודה שוטפת מול גורמים מקצועיים.
- מעקב וניהול מערכות תכנון ותשתיות (כולל מערכת תשתיות לאומיות).
- אחריות על חיוב מערכות ודיווח (כולל חשמל, מים, קולחים ותקשורת).
- טיפול בצרכי: חקלאים, תושבים וענפי הקיבוץ.
- הפקת דוחות ניהול ודוחות להנהלת חשבונות.
- טיפול בנושאים הבאים: בהשקיה ביתית, מכסות מים, חשמל, מערכות סולאריות ועוד.

תחומי אחריות עיקריים:
1) תיאום משלוחים מול ספקים, מחסנים וחברות שילוח
2) עבודה מול סוכני המכירות בשטח להבטחת דיוק ואספקה בהתאם לדרישות הסוכן / לקוח
3) הפקת מסמכים נלווים: תעודות משלוח, חשבוניות וזיכויים
4) מעקב אחר הזמנות, כניסות ויציאות סחורה
5) עדכון נתונים במערכות הרלוונטיות
6) תקשורת שוטפת עם ממשקים פנים וחוץ ארגוניים
7) ניהול שוטף של מטלות אדמיניסטרטיביות כולל ציוד משרדי, כיבוד וארוחות עובדים

** משרה מלאה 8:00-17:00 ללא גמישות

במסגרת התפקיד:
תיאום וניהול שוטף של הפרויקטים: עבודה שוטפת מול לקוחות, ספקים וצוותים פנימיים.
מעקב אחר לוחות זמנים.
הכנת דוחות ועדכונים שוטפים.
הפקת הצעות מחיר ללקוחות והזמנות לספקים.
טיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים נלווים.

לחברה מובילה בתחומה דרוש/ה נציג/ת שירות לתמיכת לקוחות עסקיים, בתחומי ציוד תקול עבודה מול המעבדה, תפעול נושא התיאום מול הלקוח, עבודה עם מעבדת השירות, צוות התמיכה הטכנית. חובה: ניסיון מוכח בשירות לקוחות או עבודה כלשהי עם לקוחות. לא נדרש ניסיון טכני אלא ניסיון כלשהו בעבודה עם לקוחות ושירות., שליטה בOffice, המשרה ממוקמת באיזור ראשון לציון.
משרה מלאה 08:00-17:00.
השכר המוצע במשרה עומד על כ 10000 ש"ח ברוטו לחודש + ארוחות + נסיעות+ תנאים סוציאלים מלאים