דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת כלבו לקיבוץ בעוטף

ניהול אדמיניסטרטיבי ותפעול שוטף של משרד ענף הבינוי והתשתיות.
-תפעול שוטף של משרד ענף הבינוי והתשתיות.
-מתן שירותי מזכירות ותמיכה אדמיניסטרטיבית למנהל הענף ולעובדי הענף.
- ניהול יומנים, תיאום פגישות וישיבות ומעקב אחר לוחות זמנים.
-טיפול בדואר נכנס ויוצא, מענה טלפוני, תיוק וניהול מסמכים.
- עבודה מול ספקים, קבלנים, רשויות וגורמים נוספים פנימיים וחיצוניים.
-הכנת מסמכים, מצגות, דו"חות וסיוע במענה למכרזים.
- ניהול מערכות: מים, חשמל, תקשורת דלק ורכבי סידור לרבות דוחות מעקב וחשבונות חודשיים
להנהח"ש ולצרכנים.
- ניהול מערכת הרכבים של הקיבוץ: הפקת דוחות שימוש, חשבונות חודשיים והנפקת כפתורי משתמש.

אנחנו מחפשים פרויקטור/ית לניהול פרויקט "חזרה הביתה"-עבודה עם שליחות.
לקיבוץ בעוטף עזה.

הזדמנות חד-פעמית לקחת חלק במשימה מרגשת של שיקום, לוגיסטיקה וקהילה!
קיבוץ סופה מחפש פרויקטור/ית לניהול תהליך החזרה של התושבים מהמעבר הזמני חזרה לבתיהם בקיבוץ.

מה כולל התפקיד?
- ניהול כולל של תהליך החזרה לקיבוץ בדגש על הצדדים הלוגיסטיים, אך לא רק.
- תכלול וניהול של תהליך ההעברה מערי המרכז והדרום לקיבוץ.
- איסוף צרכים פרטניים מכל משפחה ודירה.
- סיוע בשינוע תכולות הדירות: קבלת הצעות מחיר, סגירת חוזים, ניהול מתנדבים
וחברות הובלה.
- העברת ציוד בין האתרים ופריקתו בקיבוץ.
- עבודה שוטפת עם צוות "החזרה הביתה" ועם הנהלת הקיבוץ.
- תיאום בין כלל הגורמים הרלוונטיים בשטח

מה התפקיד כולל?
- קבלת קהל: מתן שירות מקצועי ונעים לאורחים, הכוונה במבנה, תיאום פגישות ליומני ההנהלה.
- סיוע ניהולי: תמיכה במנהלים, הכנת חומרים לפגישות, ניהול תקשורת פנימית וחיצונית, קידום פרויקטים.
- ניהול משרד: תיאום יומנים, ארגון ישיבות, טיפול בפניות, ניהול מערכת הקלפי והודעות לחברים.
- ניהול פרויקטים: קידום ומעקב אחר משימות ופרויקטים בשיתוף בעלי תפקידים.
- תחזוקת מבנה: אחריות על ציוד משרדי, ספקים, חדרי ישיבות, ניקיון ותיאום כיבוד.

משרה זמנית החלפה לחל"ד
שעות העבודה: 8:00-16:00
העסקה במעמד יומי
היקף: 100% משרה

כללי:
סיוע אדמיניסטרטיבי וארגוני.

תיאור תפקיד:
1. הקלדת דיווחים שוטפים כולל פיקוח ומעקב.
2. עזרה ארגונית למנהל הצוות ולעובדים ע"פ צורך.
3. ניהול יומן כולל אחריות לתיאום פגישות וניתוב דואר.
4. מענה טלפוני וניתוב שיחות, סיכום ישיבות
5. ריכוז דיווחים חודשיים, נתונים וסיכומי ביניים לפעילות חודשית והעברת הדיווחים למנהל הצוות הייעודי.
6. עבודות מזכירות שוטפות: הדפסה, הקלדה, תיוק, הכנת מצגות, דו"חות מנהל וכד'.
7. הפעלת תוכנות מקצועיות של הרשות.
8. טיפול בנושאי מחשוב ותקשורת.
9. מעקב ובקרה על עבודת פקחי הצוות לרבות הקלדת סקרים, ביצוע מסירות (התראות, כתבי תביעה, פס"ד, הוצל"פ ותביעות נוגדות) והפקת דוחות.
10. הכנת תיקים לסילוק יד והקלדתם במערכת הסיירת, ניתוב לגורמים הרלוונטיים, ביצוע מעקב שוטף עד לקבלת פס"ד.
11. כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד וע"פ דרישת הממונה הישיר.

- ניהול יומן המנכ"ל,תיאום פגישות ומעבר על מיילים
- הכנת מצגות ומדדים לפגישות הנהלה.
- סיכום פגישות מנכ"ל והנהלה.
- הוצאת הודעות מטעם המנכ"ל.
- מעקב וניהול אחר משימות ותיעדופן.
- יכולת בקרה על תהליכים והורדת עומס.
- תמיכה ובקרה על המנהלים בניהול פרויקטים שוטפים סטטוסים, ביצוע משימות וניהול זמן.
- ארגון נסיעות עסקיות (טיסות, מלונות, רכב).
- ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות נוספות לפי הצורך.
*המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד*

ניהול שוטף של פעילות הסופר
אחריות על ניהול צוות עובדים גיוס, הכשרה, סידורי עבודה
אחריות על מלאי הזמנות, קבלת סחורה, פיקוח על סידור מדפים
עבודה מול ספקים ובקרה על איכות השירות
עמידה ביעדי מכירה ושיפור תהליכים תפעוליים
טיפול בתקלות, שירות לקוחות וניהול קו קופות