דרוש/ה מזכיר/ה ברשות המקומית באגף החינוך מחלקת חינוך יסודי.
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת מדור הרישום, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
ג. סינון וניתוב שיחות למנהלת היחידה.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב.)
תאריך הגשת המועמדות: 23.07.2025 00:00.
דרישות:
תנאים מקדימים למינוי:
השכלה:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
דרישות ניסיון:
ניסיון מקצועי/ניהולי - לא נדרש.
דרישות נוספות
שפות: עברית ברמה גבוהה | יישומי מחשב - היכרות עם תוכנות ה- OFFICE.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב.)
ארגון מידע וסדר.
שירותיות.
דיסקרטיות מלאה.
מקצועיות בלתי מתפשרת.
אמינות מוחלטת.
חשיבה יצירתית וביקורתית מחוץ לגבולות התפקיד למטרת קידום ייעודי המחלקה.
כישורים אישיים ודרישות נוספות המהוות יתרון:
כושר התבטאות בכתב ובע"פ.
יכולת ארגון ותכנון.
אמינות ומהימנות אישית.
יחסים בינאישיים, אדיבות, תודעת שירות מפותחת.
מרץ ופעלתנות.
יכולת ייצוג הרשות בפני גורמים חיצוניים.
ארגון וסדר.
היקף המשרה: 100%. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.