העסקה במעמד יומי
הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.
תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.
דרישות:
השכלה: תעודת בגרות או חלף תעודת בגרות - חובה
שפות: עברית ברמה שפת אם, אנגלית וערבית - יתרון
יישומי מחשב: שליטה מלאה ביישומי Office, עדיפות לידע בפריוריטי
ניסיון: ניסיון בשירות לקוחות, ניהול משרד, עבודה אדמיניסטרטיבית.
כישורים: סדר וארגון, כושר ביטוי בכתב ובע"פ ברמה גבוהה, יכולת ניהול ממשקים ומשימות, יכולת עבודה עצמאית ובצוות, יחסי אנוש, תקשורת בינאישית ותודעת שירות ברמה גבוהה.
דרישות נוספות: נכונות לעבודה מעבר לשעות העבודה, המשרה מותנית במעבר מבדק אמינות.
מקום עבודה: משרדי הרשות בגבעת שאול, ירושלים.
התחלת עבודה: מידי
* המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.