דרושים » מכירות » רכז /ת לשכה בכירה להנהלה בארגון מוביל בירושלים

למשרד ממשלתי מוביל דרוש/ה מזכיר/ה בכיר/ה ומנוסה לתפקיד מרכזי, משמעותי ומאתגר בלשכת המנכ"ל.

אם את/ה אש/ת אדמיניסטרציה איכותי/ת, בעל/ת יכולות ארגון גבוהות, דיסקרטיות, ביטחון ויכולת לנהל מספר רב של משימות וממשקים במקביל - זו יכולה להיות ההזדמנות הבאה שלך.

מה כולל התפקיד?

- ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של לשכת המנכ"ל.
- ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
- עבודה שוטפת מול גורמים בכירים, ממשלתיים ופנים-ארגוניים.
- הכנה, ריכוז ומעקב אחר חומרים, מסמכים ומשימות.
- תיאום ישיבות ומעקב אחר ביצוע החלטות.
- מענה לפניות ותיעדוף משימות בהתאם לצרכים המשתנים.
- אחריות על התנהלותה התקינה והשוטפת של הלשכה.

המודעה פונה לגברים ונשים כאחד

ניהול לוח זמנים ויומן פגישות של המנכ"ל ועוזרי המנכ"ל, ליווי המנכ"ל בסדר יומו.
הכנה וריכוז של חומרים ומצגות לישיבות בהשתתפות המנכ"ל, סיכום הדיונים ומעקב אחר ביצוע משימות.
הכנת מסמכי עבודה, עריכת חומרים מקצועיים, כתיבת דברי ברכה, נאומים וכדומה.
ניסוח מכתבים לגורמי חוץ, ומעקב אחר מענים.
מתן מענה לפניות המתקבלות בלשכה במגוון אמצעי התקשורת, תוך מתן שירות אדיב ומקצועי.
כתיבת פרוטוקולים על פי הנדרש וריכוז ישיבות או ועדות.
ריכוז פרויקטים עבור המנכ"ל תוך מעקב ובקרה על עמידה בלוחות זמנים ויעדים.
קבלת אורחים ותיאום ביקורים בלשכה תוך טיפול במוזמנים.
ביצוע עבודות מזכירות שונות וסיוע בכלל משימות הלשכה בשיתוף עם הצוות.
ביצוע משימות נוספות על פי הנחיית הממונים.

מתן שירות אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכת מנהל המחוז.
ניהול יומן ותיאום פגישות, ישיבות ודיונים.
טיפול בתכתובות, שליחת מיילים ומסמכים והכנת חומרים בהתאם לצורך.
הכנת מצגות, דוחות וריכוז נתונים בנושאים שונים.
סיוע בתהליכי גיוס וקליטת עובדים - זימון מועמדים לראיונות, תיאום מול גורמי משאבי אנוש ומעקב אחר התהליך.
מתן מענה אדמיניסטרטיבי ושירותי לצוותי המרפאות במחוז ומתן מענה לפניות בנושאים שונים.
עבודה מול ממשקים רבים בתוך הארגון ומתן שירות לגורמים בכירים.

ריכוז אדמיניסטרטיבי של לשכת סמנכ"ל משאבי אנוש- תפקיד מרכזי, מגוון ודינמי בלב העשייה הארגונית של האוניברסיטה, הכולל בין היתר:
ניהול יומן הסמנכ"ל, ניהול תיבת הדוא"ל של הלשכה, מתן שירות אדמיניסטרטיבי שוטף לעובדי האגף.
אחריות על הזמנת ציוד כולל ניהול מלאי ומעקב אחר הזמנות.
ריכוז וטיפול בבקשות לפטור ולמימון שכר לימוד עבור עובדים ובני משפחותיהם: בדיקת זכאות; הפקת אישורים וביצוע החזרים באמצעות מערכת השכר; התחשבנות מול אגף הכספים; הזנת נתונים ועדכונם במערכות המידע ומתן מענה שוטף לעובדים.
סיוע בהפקת טקסים ואירועים באגף משאבי אנוש, כגון טקס עובדים מצטיינים וטקס פרישה, משלב התכנון וההיערכות ועד לסיום האירוע.
ריכוז הטיפול בתאונות דרכים של עובדים: הפקת דוחות תקופתיים, איסוף וריכוז נתונים ומסמכים, מעקב אחר הטיפול בתביעות ובתהליכי גביית כספי ביטוח עבור האוניברסיטה, עבודה שוטפת מול משרד עורכי דין וגורמים רלוונטיים באוניברסיטה.
ניהול הנוכחות הדיגיטלית של האגף- אתר האינטרנט ודף הפייסבוק.

דרוש /ה מנהל /ת קשרי אורחים ועוזר /ת אישי /ת למנכ"ל אזור מלונות ירושלים מרשת בראון מבית ישראל קנדה.
אנחנו מחפשים מועמד/ת עם שילוב ייחודי של שירותיות, אחריות ויכולות ארגון גבוהות, לתפקיד דינמי הכולל עבודה צמודה עם מנכ"ל מלונות אזור ירושלים לצד מתן שירות אישי לאורחי המלונות באזור.
ניהול יומן, תיאום פגישות וטיפול במשימות אדמיניסטרטיביות שוטפות עבור מנכ"ל האזור.
מתן מענה מקצועי ושירותי לאורחי המלון.
ליווי וטיפול בבקשות מיוחדות של אורחים לאורך השהות.
טיפול בתלונות אורחים בזמן אמת ולאחר שהות האורחים במלון.
עבודה מול מחלקות שונות במלון ותיאום בין גורמים פנימיים וחיצוניים.
אחריות על זרימת מידע ותקשורת בין ההנהלה למלונות האזור.

ניהול משרד המחלקה הכולל: סיוע בניהול יומן מנהל המחלקה ואירועי המחלקה, מענה טלפוני ומקוון, הזמנת ציוד משרדי, ניהול קופה קטנה,
תיאום ועבודה עם גורמי חוץ ופנים בפעילויות, פרויקטים ושיתופי פעולה של המחלקה - תיאום הסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון וצרכים לוגיסטיים.
אפיון צרכים טכנולוגיים מול הגורמים הרלוונטיים במחלקה וביד ושם, לקראת פעילויות המחלקה
הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה - עדכון, רישום וקליטה של מדריכים /מרצים
טיפול שוטף בתהליכים כספיים, לרבות הזמנות רכש, חשבוניות, גבייה ותשלומים מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים.
מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, האגף והארגון
ריכוז נתונים והפקת דוחות