דרושים » אדמיניסטרציה » מזכירת בק אופיס

למשרדי רשת מזון מהיר בירושלים דרוש /ה מזכיר /ת מטה

תיאור התפקיד:
אנו מחפשים מזכיר /ת מטה אחראי /ת, שירותי /ת ומסודר /ת, לתפקיד מגוון ודינמי הכולל אחריות אדמיניסטרטיבית, תיאום, רכש ותפעול שוטף של משרדי החברה.

תחומי אחריות:
ניהול משרד ואדמיניסטרציה
ניהול יומנים, תיאום פגישות,שליחת זימונים ותזכורות
טיפול בדואר נכנס/יוצא, מיילים והודעות לזכיינים
מענה טלפוני ללקוחות, ספקים וסניפים
ניהול רשומות ותיוק מסמכים
תחזוקת דפי קשר של סניפים, מטה וספקים
ניהול מלאי משרדי והזמנת ציוד
הפקת אירועים, כנסים וימי חברה

רכש ותפעול
קבלת הצעות מחיר והשוואות ספקים
עבודה שוטפת מול ספקי מזון, ציוד ושירותים
עדכון מיפויים,מחירונים, הקמת ספקים ומוצרים במערכת הרכש
טיפול בזיכויים ומעקב מול סניפים
הזמנת דוגמאות

ניהול רכבים וביטוחים
מעקב אחר ביטוחים, טסטים וטיפולים לרכבי החברה
עדכון מערכות רכב ודלק (פזומט, כביש 6, פנגו וכדומה)
תשלום דוחות וטיפול שוטף בצי הרכב
מעקב אחר חידוש פוליסות וביצוע השוואות מחיר

בקרה ותיאום
מעקב אחר הסכמי שכירות, חידושים ותוקף מסמכים
אחריות על אישורים שנתיים (כיבוי אש, חשמל, מצלמות ואזעקה)

מיקום המשרה: תלפיות,ירושלים
שעות עבודה 09:00-17:00

לרשות הטבע והגנים, חטיבת לוגיסטיקה
דרוש/ה
עוזר/ת מנהל אגף רכש ותחזוקה
משרה זמנית, החלפה לחל"ד
העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

הזדמנות להצטרף לצוות מוביל במוסד אקדמי איכותי 
למרכז האקדמי הרב תחומי ירושלים דרוש /ה רכז/ת חוג
אחריות על מערכת השעות של החוג
אחריות להכנת לוח בחינות ופרסומו, לסטודנטים ומרצים.
קשר עם ממשקים נוספים כגון ועדת משמעת, ועדת גמול הצטיינות, מערכות שעות ולוחות מבחנים בקמפוס שטראוס
טיפול בתהליך קליטת מרצים מול מחלקת מש"א.
הפקת דוחות, מכתבים, ריכוז נתונים והפצת נהלים.
ריכוז נתונים, חומרים והפקת דו"חות לקראת ישיבות ופורומים שונים בחוג, לרבות ועדות הוראה, כתיבת פרוטוקול, מעקב ויישום החלטות.
הכנת מצבת החוג, שיבוץ מרצים ומעקב שוטף אחר תקציבי החוג.
תיאום ושיבוץ כיתות לימוד בהתאם למערכת השעות.
טיפול בשיבוצי סטודנטים לקורסי הלימוד, לרבות תכניות חלקיות וקורסי בחירה.
טיפול בבחינות וציוני בחינות על כל היבטיו.
טיפול בדוחות לרבות דוחות בודקי תרגילים ומבחנים
הכנת בקשות זכאות לתואר, הגהת תעודות גמר וציונים.
קליטת מסמכים של אנשי סגל החוג, מעקב ודיווח אחר היעדרויות ושיעורי השלמה.

דרוש/ה עוזר/ת לרכזת הרשות למחקר ופיתוח
תיאור התפקיד:
סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי לרכזת הרשות למחקר ופיתוח, תוך תמיכה וניהול שוטף של פרויקטים מחקריים בבית החולים. התפקיד כולל עבודה שוטפת מול חוקרים, יחידות פנים-ארגוניות וגורמים חיצוניים.
תחומי אחריות:
הפקה, ארגון וליווי אירועים מקצועיים, כדוגמת כנס מחקר, ימי עיון, מפגש חוקרים. תפעול וליווי פעילויות העשרה לחוקרים כולל קורסים, הרצאות וסדנאות.
ריכוז תוכנית מענקים: הפצת קולות קוראים, ריכוז הצעות מחקר, תיאום ועדות שיפוט והעברת החלטות לחוקרים. מתן מענה שוטף לחוקרים ותיאום מול נותני שירות (כגון סטטיסטיקאים, עורכים מדעיים ועוד).
עבודה שוטפת מול מגוון רחב של ממשקים בתוך בית החולים ומחוצה לו.
העבודה בסביבה מקצועית, דינמית ומשמעותית, בלב העשייה המחקרית של בית החולים.

דרוש.ה רכז.ת אדמיניסטרטיבי.ת לספרייה הלאומית!
התפקיד כולל מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלים בכירים בספרייה; לרבות תיאום ותיעדוף משימות, עמידה בנהלי עבודה מסודרים, קשר רציף עם ממשקים מגוונים ועוד. העבודה מתבצעת בהתאם לסדרי עדיפויות ולתיאום מוגדר מראש.

תחומי אחריות:

* תיאום וקביעות פגישות ביומנים, כולל ניהול זימונים, עדכונים ושינויים מול גורמים שונים.
* ביצוע follow up שוטף על פגישות, בקשות ומשימות.
* ריכוז פניות ומעקב.
* מעקב אחר משימות, פניות נכנסות מגורמים שונים ועדכון גורמים רלוונטיים.
* עבודה שוטפת מול אגפים וממשקים בארגון.
* סיוע בהכנת מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.
* תיאום וטיפול בכל הקשור לנסיעות עבודה לחו"ל