דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת אדמיניסטרטיבי /ת

עיסוק בכל תחומי המשרד, כולל: ניהול יומן ותיאום פגישות, מענה טלפוני, טיפול בדיווחי נוכחות כולל חריגים, הזמנת כיבוד, הכנסת אורחים, הזמנת כיבוד וציוד, ניהול קופה קטנה, עדכונים ברמת האגף, תיאום וניהול אישורי כניסה וסיווג.
2. ניהול ותכנון היומן של סמנכ"ל הכספים, ווידוא מוכנות המשתתפים לישיבות והגעת משתתפים בזמן, שליחת חומר מקדים לדיונים וישיבות, תאום פגישות, ניהול ממשקי פנים וחוץ.
3. סיכומי ישיבות, מעקב אחר החלטות ומשימות, ניהול משימות ומעקב אחר ביצוע.
4. הכנת מצגות וסיוע בפיתוח של מצגות ודוחות ללקוחות פנימיים וחיצוניים. אחראיות על דו"חות שוטפים, הכנת דוחות בקרה ומעקב.
5. הדפסה והפצת מכתבים/דוא"ל לגורמים מתוך ומחוץ לארגון.
6. תיאום פעילות ברמת האגף, בקרה ומעקב אחר משימות אישיות שנקבעו על ידי הסמנכ"ל לצוות האגף ועבודה מול הצוות באופן שוטף ובסיום הטיפול.
7. תמיכה בפרויקטים: סיוע בתכנון ובביצוע מעקב על פרויקטים ויוזמות מיוחדות. ניהול לוח גנט של פרויקטים.

לחברת ניהול נדל"ן ונכסים דרוש/ה מנהל/ת משרד
זוהי הזדמנות ייחודית לעבודה מעניינת ומאתגרת המשלבת ניהול אדמיניסטרטיבי ברמה גבוהה עם מעורבות בעבודת ניהול הנכסים של החברה ושימור קשרי לקוחות.
אנחנו מחפשים אישיות חיובית, אנרגטית, בעלת מוטיבציה גבוהה, שרוצה להיות ציר משמעותי בצוות ניהול החברה שלנו.
העבודה במשרה מלאה במשרד החברה במיקום מרכזי בלב תל אביב.
שכר אטרקטיבי, תנאים טובים למתאים/מה.

התפקיד כולל:
1. ניהול משרד ואדמיניסטרציה:
- ניהול יומנים של המנהלים ותיאום פגישות.
- התנהלות מול ספקים, יועצים חיצוניים ורשויות.
- אחריות על האדמיניסטרציה השוטפת של המשרד, כולל מענה טלפוני, טיפול בדואר.
- אחריות על נראות המשרד, סדר ותפעול.
- סדר ושיטה בתיוק מסמכים
2. ניהול כספים וגבייה:
- טיפול שוטף בבדיקת הצעות מחיר, קשר עם ספקים.
- טיפול ומעקב אחר תשלום לספקים
- ניהול שוטף של התזרים וחשבון הבנק
- ניהול קופה קטנה
- ריכוז חומרים ועבודה מול משרד רואה החשבון.
3. קשרי לקוחות:
- מענה לפניות לקוחות ומתן שירות ייצוגי ואיכותי ללקוחות החברה.
- קשר שוטף עם הלקוחות
- הפעלת צוות השירות לתת מענה לפניות לקוחות
- מעקב אחר שביעות רצון הלקוחות

מיקום המשרה: תל אביב

לתפקיד בחברה מובילה בתחום ריהוט הרחוב ומתקני משחק דרושה מנהלת משרד מנוסה, אחראית ושירותית, שתהווה גורם תפעולי משמעותי בליבת הפעילות ותעבוד בממשק שוטף עם ההנהלה, צוותי פרויקטים, לקוחות וספקים.

תחומי אחריות:
*ניהול ותפעול שוטף של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלה ולצוותי הפרויקטים.
*עבודה שוטפת מול לקוחות החברה: מענה לפניות, תיאום פגישות, ליווי אדמיניסטרטיבי לאורך חיי הפרויקט ושמירה על חוויית שירות גבוהה.
*ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
*ריכוז ומעקב אחר פרויקטים, טיפול במסמכים, חוזים, דוחות, מכרזים וחומרים נלווים.