דרושים » אדמיניסטרציה » רכז.ת אדמיניסטרטיבי.ת במחלקה לתקשורת ודוברות

אחריות על המשאבים, התקציבים והתשתיות הדרושים לפעילות המדעית והמנהלית של המחלקה, הכוללת:
- ניהול תקציבים - תכנון, ניהול, מעקב ובקרה על תקציבים, מרכזים, מענקי מחקר והתקציב השוטף
- טיפול בנושאי כח אדם - ריכוז הטיפול במשאב האנושי מול אגף משאבי אנוש והמזכירות האקדמית: קליטה, שיבוץ, שינוי סטטוס ותקצוב צרכי איוש ושכר
- ניהול הרכש המחלקתי - אחריות על הפקה ומעקב אחר הזמנות הרכש
- בקרה על תפעול ותחזוקת התשתיות הפיזיות - שותפות בפרויקטי בינוי ושיפוץ מבנים, הקצאה וחלוקת שטחים למדענים, בקרה אחר תחזוקה ואספקה תקינה של שירותים מרכזיים
- טיפול במדענים וסטודנטים אורחים מול המשרד הבינלאומי ודיור אורחים
- תכנון ותקצוב אירועים, סמינרים וכנסים
- ניהול צוות העובדים האדמיניסטרטיביים והמנהליים במחלקה

עמותה ללא מטרות רווח, המשמשת זרוע החינוכית. אנו מאמינים בחיבור בין אנשים למדע ולכן אנו יוזמים, מארגנים ומפעילים קשת רחבה של תוכניות בחינוך מדעי. תחום התפעול אחראי על הניהול לוגיסטי, רכש ואירועים שונים במכון, וזאת תוך כדי עבודה מול מגוון גורמים פנימיים וחיצוניים.
תיאור התפקיד ריכוז בקשות לרכש לצוותים במערכת, קבלה ומעקב אחר אישורים, הזמנות וחשבוניות עד להשלמת התהליך. אחריות על ניהול מלאי ציוד משרדי, כיבוד וציוד תפעולי, לרבות מעקב אחר מלאים והשלמת חוסרים. ריכוז ותיאום ההיבטים הלוגיסטיים של אירועים, ביקורי אח"מים ופעילויות מיוחדות, בשיתוף צוותי האחזקה והתפעול. ניהול נתונים ויומנים, תיעודם ועדכונם במערכות המידע הארגוניות, הפקת דוחות, ובקרה שוטפת אחר משימות ותהליכי עבודה. תיאום ישיבות ופגישות, הכנת סיכומי דיון, מעקב אחר ביצוע החלטות וקידום משימות מול ממשקים שונים בארגון. מעקב אחר התפעול בשטח וסיוע בשמירה על סדר, נראות ותקינות המרחבים התפעוליים.