לרשות הטבע והגנים, חטיבת לוגיסטיקה
דרוש/ה
עוזר/ת מנהל אגף רכש ותחזוקה
משרה זמנית, החלפה לחל"ד
העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

לארגון ציבורי מוביל בירושלים דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד המשלב: ניהול יומן ותיאום פגישות, אחריות על התפעול השוטף של המשרד, טיפול ברכש ציוד משרדי והזמנות, ריכוז וקידום פרויקטים שונים, מתן מענה ללקוחות בנושאי מידע, ביצוע מעקב אחר תהליכי עבודה, סיוע שוטף למנכ"לית ועוד.

*המשרה ממוקמת בירושלים*

למכללה מובילה דרוש/ה רכז/ת שיווק ותפעול אנרגטי/ת ומסודר/ת לעבודה בהיקף של חצי משרה עד 3/4 משרה. התפקיד משלב עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת לצד שיווק, מכירות וליווי סטודנטים. תחומי אחריות: מענה לשיחות נכנסות, מתן מידע על קורסים וגיוס סטודנטים חדשים (מכירות).תפעול אדמיניסטרטיבי שוטף של הקורסים (רישום, מעקב נוכחות, תעודות).קשר שוטף מול מרצים וסטודנטים לאורך הקורס. עבודה על מערכות ממוחשבות והזנת נתונים.

הגדרת התפקיד:
אחראי/ת על ריכוז הפרסום על גבי לוחות המודעות בעיר.

תחומי אחריות עיקריים:
מתן מענה שוטף למפרסמים - קבלת קבצים מידי שבוע מהמפרסמים והעברתם לזכיין לצורך הפקת מדבקה.
גביה - פניה יזומה לבעלי עסקים חייבים וביצוע גביה טלפונית ופרונטלית לסגירת חובות.
עבודה מול זכיין/קבלן תלייה ומעקב אחר ביצוע בפועל.
תיעוד פעולות בשטח והזנת נתונים במערכות רלוונטיות.
הפקת חשבוניות למפרסמים, ביצוע מעקב גבייה, אישור דוחות של הזכיין והתחשבנות מידי סוף חודש.
עבודה שוטפת מול גורמים עירוניים נוספים לפי הצורך.
היקף משרה:

50% משרה כ- 20 שעות עבודה שבועיות.
מתכונת עבודה גמישה - לפחות 3 ימים בשבוע מהמשרד בשעות הבוקר + כוננות ערב מהבית.

ניהול שוטף של פעילות המשרד ותהליכי רכש
ניהול קשרי ספקים, חשבוניות, גבייה, הכנת חומרים לרו''ח
תקשורת שוטפת עם לקוחות וספקים
ריכוז ותפעול תחום האדמינסטרציה
תמיכה בגיוס ותיאום צוותים
ארגון יומנים ותיאום פגישות.
ימים א עד ה שעות 9:00-14:00(או עד 14:30)