כפיפות: למנכ"ל
היקף משרה: מלאה- יומיים עד 18:00, יומיים קצרים, יום עד 17:00

תיאור כללי:
המנהלת האדמיניסטרטיבית אחראית על ניהול וביצוע כלל הפעילויות האדמיניסטרטיביות והתפעוליות בחברה, תוך הבטחת תמיכה יעילה לכלל המחלקות והעובדים. התפקיד כולל תפעול יומיומי של המשרד, תמיכה לוגיסטית לעובדי החברה וממשקים עם גורמים חיצוניים.
תחומי אחריות עיקריים
ניהול יומנים וזמנים

ניהול יומני הנהלה בכירה
תיאום פגישות ואירועים
ניהול לוח זמנים ותיעדוף פגישות
תיאום בין מחלקות לישיבות ואירועים

תפעול משרדי שוטף


ניהול ותחזוקת משרדי החברה
הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי
ניהול תשתיות ועמדות עבודה
ניהול מטבח, חדרי ישיבות וחללי עבודה משותפים
תיאום ישיבות ואירועי חברה

ניהול ספקים ושירותים

למכון ויצמן ללשכת מדען בכיר, בעל פעילות מחקרית בינלאומית ענפה וניהול קבוצת מחקר רחבה

תחומי אחריות:
ניהול יומן מורכב ודינמי הכולל ריבוי פגישות, ועדות וישיבות בארץ ובחו"ל
תיעדוף שוטף של משימות ותיאום בין ממשקים בכירים בתוך ומחוץ למכון
ניהול ומעקב אחר תהליכים אדמיניסטרטיביים מורכבים, תוך עמידה בלוחות זמנים מחקריים וארגוניים
טיפול ומעקב אחר מצבת כוח אדם של קבוצת המחקר, לרבות עבודה מול גורמי משאבי אנוש וגורמי מנהל
הנפקת הזמנות רכש ומעקב תקציבי בהתאם לנהלים
ארגון ותיאום נסיעות לחו"ל מקצה לקצה
סיוע מקצועי בהכנת והגשת דוחות, חומרים לקרנות מחקר, מסמכים לוועדות אקדמיות ומכתבים רשמיים
ארגון כנסים ואירועים מדעיים בארץ ובחו"לרוש.ה רכז.ת אדמיניסטרטיבי אישי במחלקה לאימונולוגיה מערכתית

חברת Insite-HR מתמחה באיתור ודיוק קריירה בעולמות הנדל"ן. אנו כאן כדי ללוות אותך באופן אישי למציאת התפקיד הבא שמתאים בדיוק ליכולות ולשאיפות שלך.
אנו מגייסים כעת למספר חברות קבלניות ונדל"ן מובילות בפריסה ארצית. אם את.ה מולטי-טאסקר.ית בנשמה, בעל.ת יכולת ארגון יוצאת דופן ורצון להיות הלב הפועם של הארגון - המקום שלך איתנו.
תחומי האחריות כוללים:
ניהול אופרטיבי מלא: תפעול שוטף של מטה החברה, ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ליווי הנהלה בכירה: תמיכה אישית (Personal Assistant) למנכ"לים ומשנה למנכ"ל, כולל מעקב אחר משימות, כתיבת פרוטוקולים והכנת מצגות ודוחות.
רווחה ומשאבי אנוש: ניהול רכש וציוד, ארגון ימי גיבוש, טיפול בהסכמי עובדים וקליטת עובדים חדשים.
ממשקים עסקיים: עבודה מול ספקים, חברות ביצוע, ולקוחות אסטרטגיים ברמת דיסקרטיות גבוהה.

ניהול יומנים, תיאום פגישות, סיכומי ישיבות.
תפעול אדמיניסטרציה משרדית.
התנהלות מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים.
הכנת מצגות.
עזרה שוטפת למנכ"ל

לחברה מובילה ומשפחתית דרוש/ה מנהל /ת משרד מנוסה, לניהול המשרד ולליווי שוטף של מנכ"ל ובעלי החברה.
אנו מחפשים מועמד/ת, אחראי/ת ובעל/ת ניסיון חיים וניסיון מקצועי, שמבינ/ה היטב את עולם ניהול המשרד ויודע/ת לתת מענה מקיף ואיכותי לכל צרכי המשרד וההנהלה.
התפקיד משלב ניהול אדמיניסטרטיבי מלא לצד ליווי אישי של בעלי החברה ודורש שירותיות גבוהה, דיסקרטיות, אכפתיות ויכולת עבודה מול מגוון משימות וממשקים.

תחומי אחריות:
ניהול שוטף של יומן המנכ"ל ובעלי החברה
תיאום פגישות וניהול חדרי ישיבות
טיפול בפניות טלפוניות ומתן שירות לעובדי החברה
עבודה מול ספקים, תשלומים והזמנות ציוד משרדי
סיוע אדמיניסטרטיבי להנהלה ולמחלקות החברה
סיוע במשימות אדמיניסטרטיביות למחלקת משאבי אנוש
טיפול בבקשות שוטפות של בעלי החברה, כולל סידורים אישיים במידת הצורך

חברת סטארט?אפ גלובלית בתחום ה?AdTech, הפועלת מול שווקים בינלאומיים ומנהלת פעילות חוצת?יבשות, מחפשת מנהלת אדמיניסטרטיבית מובילה שתהיה מרכז התפעול והאופרציה של המשרד בישראל.

תחומי אחריות מרכזיים-
אחריות מלאה על תפעול המשרד, לוגיסטיקה ותחזוקת סביבת העבודה.
ניהול ספקים (ניקיון, IT, תחזוקה) והזמנת ציוד שוטפת.
הובלת תהליך קליטת עובדים חדשים בארץ ובחול, כולל ציוד, הרשאות ותיאומים מול HR.
תיאום נסיעות עסקיות, טיסות, מלונות ואירועים מקצועיים.
תמיכה אדמיניסטרטיבית למחלקות HR והנהלת חשבונות, כולל טיפול בחשבוניות ובקרת הוצאות.
ניהול יומנים מורכבים של הנהלה בכירה ותיעדוף משימות בסביבה דינמית וגלובלית.
משרה מלאה ממשרדי החברה | שעות גמישות

עוזר/ת מנכ"ל לקבוצה גדולה מובילה בתחומה באזור השפלה, התפקיד כולל:
אינטגרציה בין קווי העסקים השונים ותחומי הפעילות המגוונים בקבוצה,
הובלת תהליכים ופרויקטים חוצי ארגון לרבות הוצאה לפועל של החלטות,
עבודה מול בעלי תפקידים בכירים וממשקים מרובים פנים-חוץ ארגוניים,
בקרה על לו"ז חודשי של המנכ"ל כולל ניהול מזכירה אישית
השתתפות בישיבת הנהלה כולל סיכומי פגישות ומעקב אחר משימות
יד ימין למנכל גם בנושאים אישיים

עוזר.ת חשב לחברת נדל"ן מצליחה במרכז הארץ

הכנה ועריכת דו"חות כספיים מאוחדים לפי ה-IFRS. רבעוני ושנתי
עבודה והתנהלות מול גורמים פנימיים וחיצוניים לרבות רו"ח, שמאים.
עבודה שוטפת מול הנה"ח
הכנת דו"חות מס