דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל.ת לשכה ליבנה - הזדמנות לתנאים מצוינים$

למכון ויצמן למדע- אגף בינוי ואחזקה דרוש.ה מנהל.ת לשכה לראש האגף.
במסגרת התפקיד:
* מתן סיוע אדמיניסטרטיבי לראש האגף ולראשי הענפים
* ניהול שוטף של המשרד: קבלת קהל, מענה טלפוני, ניהול היומן ותיאום פגישות רבות
* משתתפים, תיעוד ותיוק מידע דיגיטלי
* סיוע בריכוז חומרים והכנת מצגות לדיונים וישיבות
* ביצוע הזמנות רכש, מעקב ובקרה אחר תקציבי הלשכה
* הקמת קבלנים במערכות המכון ומתן אישורי כניסה זמניים/קבועים
* סיוע בארגון כנסים ואירועים אגפיים
* עבודה בממשקים רבים במכון ומחוצה לו

לחברה מובילה באזור יבנה דרוש/ה עוזר/ת מנכ"ל
לתפקיד מאתגר ודינמי!
תחומי אחריות:
ניהול שוטף של יומנים של המנכ"לים, תיאום פגישות מרובות משתתפים.
תיאום נסיעות, פגישות, שיחות ועידה, הכנת חומרים לפגישות.
ניהול תכתובות ודוא"ל מקצועי בעברית ובאנגלית ברמה גבוה מאוד.
עבודה מול שותפים, לקוחות וספקים בארץ ובחו"ל.
תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנכ"לים ולצוות ההנהלה.
ייצוג מקצועי של המנכ"לים מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
שמירה על דיסקרטיות וניהול מידע רגיש.
משרה מלאה: 08:00 - 17:00, שעות נוספות במידת הצורך.

מנהלת משרד - פתח תקווה

תחומי אחריות:

ניהול יומנים מורכבים וקביעת פגישות מרובות משתתפים, מעקב וביצוע משימות, מענה טלפוני שוטף, הכנת מסמכים וחומרים לישיבות, תפעול והוצל"פ של פעילויות רווחה.

* ניהול יומנים ותיאום פגישות: מנכ"ל, סמנכ"לים ושדרה ניהולית
* ניהול שוטף של המשרד כגון: חברת ניקיון, אחזקה, דואר, רכש, ציוד משרדי, מטבח
*חדרי ישיבות, ניהול לו"ז והכנה לישיבות ייצוגיות
*תפעול בנושאים מזדמנים כגון כנסים, נסיעות, מתנות ללקוחות ועוד.
* ניהול חניות וכניסת אורחים וספקים
* ניהול רשתות חברתיות
*תיוק,שמירה על מסמכי חברה מסודרים ונגישים. כולל תיקיות בשרת
*סיוע באירועי חברה
*ימי הולדת עובדים
*HAPPY HOUR
* סיוע באירועי כייף/רווחה
*אירועי חגים

במסגרת התפקיד:
ניהול יומן מנכ"ל
הכנת מסמכים, מצגות ודוחות עבור הנהלת החברה
תיעוד ובקרת מסמכים ונהלים
מעקב אחר משימות וסיכומי ישיבות הנהלה
טיפול בנסיעות עסקיות, הזמנת טיסות ולינה בארץ ובחו"ל
ניהול קשר עם ספקים, גופים חיצוניים ולקוחות בהתאם להנחיות המנכ"ל

למחלקה לאימונולוגיה מערכתית מכון ויצמן דרוש.ה רכז.ת אדמניסטרטיבי.ת (להחלפת חל"ד - לתקופה ארוכה)
במסגרת התפקיד:
* ניהול שוטף של משרד מזכירות המחלקה כולל מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות ועוד
* ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים
* טיפול ואירוח של מועמדים ואורחים של המחלקה, בניית לוח זמנים, כיבוד, ארוחות, לינה, החזרי הוצאות וכו
* קליטה וליווי של סטודנטים חדשים במחלקה
* עבודה אדמניסטרטיבית שוטפת מול גורמים שונים במכון
* טיפול בהגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטאטוס, הודעות התחלה וסיום וכיוצב
* הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים עובדים ומדענים בנשאים שונים, כגון טפסי נסיעות וכו
* ניסוח כתיבה והוצאת הודעות באנגלית
* טיפול בהזמנות רכש ומשלוחים בארץ ובחו"ל, אישורי חשבוניות במערכת הרכש הפנימית
* טיפול בהחזרי הוצאות וניהול קופה קטנה
* הזמנת שירותים פנימיים ממגוון הגורמים בתוך המכון כגון- גרפיקה, דפוס הובלות וכו
* אחריות וטיפול בפרויקטים שונים לפי החלטת ראשת מנהל וראש המחלקה

אסותא ראשון לציון מחפשת אחראי/ת אדמיניסטרטיבי/ת למכון הדימות, תחום הדימות באסותא הינו מבין הגדולים והמתקדמים בישראל. במכוני הדימות במרכזי אסותא ברחבי הארץ, ניתן לבצע את רוב בדיקות הדימות הקיימות בגישות החדשניות ביותר, באמצעות טכנולוגיות מתקדמות.
תפקיד אחראי/ת אדמניסטרטיבי/ת כולל:
אחריות על התנהלות שוטפת של מכוני הדימות (CT ו-MRI), כולל הפעלת השירות האדמיניסטרטיבי בהתאם לנהלי החברה.
טיפול בכוח אדם האדמיניסטרטיבי: גיוס, מיון, קליטה, מיקום וניוד עובדים.
תכנון ותחזוק מצבת כוח האדם, כולל תכניות קליטה, הדרכה ופיתוח מקצועי.
פיקוח על יומני התורים, תכנון הפעילות והוספה או סגירה של משמרות בהתאם לצרכי המכון.
אחריות על תקציבי רכש ומעקב אחר הזמנות בהתאם לתקציב.
בניית סידורי עבודה, עידוד ומוטיבציה של הצוות, תוך שימת דגש על רווחת העובדים.
שמירה על איכות, סדר ונראות מקצועית בעמדות המזכירות.

משרה מלאה במשמרות בוקר ערב ולילה.

ניהול יומן ותיאום פגישות עבור מנהלים בכירים
מענה טלפוני וסינון שיחות
טיפול בדואר נכנס ויוצא, כולל דוא"ל, בקרת מסמכים הנדסיים לטובת פרויקטים שונים בתחום ההנדסה - DOCUMENT CONTROL
הכנת מסמכים, תיוק וניהול ארכיון משרדי
סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף למחלקות השונות
הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי
אירוח אורחים וליווי בביקורים עסקיים
עבודה מול ספקים, לקוחות וגורמים חיצוניים
משרה מלאה+ תנאי שכר מעולים