דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת אדמיניסטרטיבי /ת למנכ"ל לחברה מובילה בראשל"צ -זמני עם אופציה!

ניהול יומנים: ניהול שוטף של יומן מנכ"ל החברה וכן יומנים של שני סמנכ"לים נוספים.
ניהול לוחות זמנים, טיפול בבלתמים, תיאומי פגישות מורכבות מרובות משתתפים ועוד.
איוש עמדת קבלה: קבלת אורחים תוך אירוח מלא, תמיכה אדמיניסטרטיבית למנכלים ובעלי תפקידים,
הזמנת ציוד משרדי, ניהול קופה קטנה, מענה טלפוני ופרונטלי, הכנת חדרי ישיבות ועוד.
ארגון והובלה של ביקורי אורחים מחו"ל מקצה לקצה.
ארגון אירועים וישיבות מיוחדות: הזמנת מלונות, חדרי ישיבות חיצוניים, מציאת ספקים ועוד.
עבודה שוטפת עם מחלקות שונות בחברה.
הזמנת טיסות ומלונות

ניהול ותיאום יומנים עמוסים תוך תיעדוף משימות משתנה
תיאום פגישות וישיבות הכוללות מגוון גורמים
תקשורת שוטפת עם גורמים פנימיים וחיצוניים
אחריות על הכנה, תפעול וסגירת מעגל של פגישות הנהלה
מענה לפניות ומתן שירות מקצועי ומכבד
מעקב אחר משימות וביצוע בקרה שוטפת
סיוע אדמיניסטרטיבי לפעילות שוטפת של הדרג הניהולי

ליבואנית רכבים מובילה דרוש/ה עוזר/ת מנכ"ל 
המשרה הינה זמנית להחלפה לחל"ד לחצי שנה עד שנה עם אופציית השתלבות בחברה. 

במסגרת התפקיד:
ניהול שוטף של יומן מנכ"ל החברה וכן יומנים של שני סמנכ"לים נוספים, אירוח, הכנת קפה, הזמנת מסעדות, תיאום פגישות מרובות משתתפים, עבודה אדמיניסטרטיבית,
הזמנת ציוד משרדי, ניהול קופה קטנה, מענה טלפוני ופרונטלי, הכנת חדרי ישיבות ועוד.

תנאים:
משרה מלאה- 8:00-17:00 עם גמישות!! יש יום עבודה אחד מהבית!
מיקום- מתחם שורק, ראשל"צ 
חדר אוכל במתחם 
נא לציין צ"ש

למחלקה לאימונולוגיה מערכתית מכון ויצמן דרוש.ה רכז.ת אדמניסטרטיבי.ת (להחלפת חל"ד - לתקופה ארוכה)
במסגרת התפקיד:
* ניהול שוטף של משרד מזכירות המחלקה כולל מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות ועוד
* ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים
* טיפול ואירוח של מועמדים ואורחים של המחלקה, בניית לוח זמנים, כיבוד, ארוחות, לינה, החזרי הוצאות וכו
* קליטה וליווי של סטודנטים חדשים במחלקה
* עבודה אדמניסטרטיבית שוטפת מול גורמים שונים במכון
* טיפול בהגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטאטוס, הודעות התחלה וסיום וכיוצב
* הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים עובדים ומדענים בנשאים שונים, כגון טפסי נסיעות וכו
* ניסוח כתיבה והוצאת הודעות באנגלית
* טיפול בהזמנות רכש ומשלוחים בארץ ובחו"ל, אישורי חשבוניות במערכת הרכש הפנימית
* טיפול בהחזרי הוצאות וניהול קופה קטנה
* הזמנת שירותים פנימיים ממגוון הגורמים בתוך המכון כגון- גרפיקה, דפוס הובלות וכו
* אחריות וטיפול בפרויקטים שונים לפי החלטת ראשת מנהל וראש המחלקה

למכון לסביבה וקיימות במכון ויצמן למדע דרוש.ה רכז.ת אדמניסטרטיבי.ת להחלפת חל"ד
במסגרת התפקיד:
* ניהול יומנים וקביעת פגישות של ראש המכון לסביבה וקיימות וראש פרויקטים ותהליכים
* תיאום פגישות תכנית עמיתים, תיאום סדרת הרצאות וסיוע לראשי המרכזים
* תמיכה בראש משרד הקיימות וראש הקמפוס הירוק באותם תחומים
* סיוע בארגון סמינרים הרצאות וכנסים ותיאום כל הלוגיסטיקה הנילווית (הזמנת חדרים, תמיכה טכנית כיבוד ופרסומים)
* תמיכה בביקורי אורחים בארץ ומחו"ל מול ממשקים רלוונטיים והמשרד הבינלאומי במכון, ארגון טיסות, איסופים וניהול לו"ז ביקורים
* תמיכה ותיאום וועדות שיפוט למענקי מחקר של המכון לסביבה וקיימות
* ביצוע רכש משרדי וכללי עבור המכון לסביבה וקיימות והקמפוס הירוק וכן ביצוע העברות תקציביות לגורמים רלוונטיים