דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת משרד

מוכנה להיות הרוח הגבית והמנוע שמאחורי הצלחת החברה? את יודעת להזיז הרים?

חברת הנדסה בעלת אוירה משפחתית, מצליחה ויציבה מאוד, מחפשת אותך מנהלת משרד ועוזרת מנכ"ל מקצועית עם יכולות תפעוליות מעולות, גמישות מחשבתית, ראש גדול, שמבינה את הערך של סדר, ארגון ושירותיות ברמה הגבוהה ביותר.

אז מה עושים אצלנו?
ניהול שוטף של המשרד: תיאום פגישות, אירוח לקוחות, טיפול ביומנים ולוחות זמנים.
תפעול ואחריות: תחזוקת המשרד, ניהול ספקים, טיפול ברכבי החברה ודאגה לכלל הציוד הנדרש.
תמיכה מקצועית למנכ"ל: ניהול יומן אישי, הכנת דוחות, השתתפות בישיבות ומעקב אחרי משימות קריטיות.
תחומי פיננסים ומשאבי אנוש: מעקב וניהול תקציבים, חשבוניות, גיוס עובדים ותכנון אירועי חברה מרגשים.
תחום השיווק: תמיכה בתפעול ערוצי המדיה החברתית.
הובלת פרויקטים מקצה לקצה בהתאם לצורך.

יש בך תשוקה להוביל ולהטביע חותם בתפקיד מאתגר?
אופק התפתחותי ומקצועי מובטחים!

המשרד נמצא ברחובות ופונה לנשים וגברים כאחד!

עמותת "עוגנים לחוסן", מיסודו של מכון ויצמן, פועלת לפיתוח ידע והתערבות לקידום חוסן ועמידות בקרב ילדים ובני נוער. פעילות העמותה מתבצעת בבתי הספר באמצעות סטודנטים.יות מתחומי ידע רלוונטיים, העוברים.ות הכשרה וליווי מקצועי לאורך שנת הפעילות.

העבודה כוללת:
ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני/מייל, ניהול יומן, תאום שיחות/מפגשים, טיפול בתכתובות דואר ובהחזר הוצאות
שליחת דפי מידע ומכתבים, כולל עריכת פורמט והנפקת תעודות
ניהול תהליך רישום של הסטודנטים, קבלת המסמכים ותיעוד פרטים אישיים
סיוע בגיבוש התקציב השנתי, מעקב ובקרה של הקבוצות הרלוונטיות
רכש עבודה מול ספקים, טיפול ומעקב אחר הזמנות
סיוע בבניית תכנית עבודה שנתית, בניית תקציב וכיוצא בזה
ארגון ופיקוח על ארגון כנסים, ימי הדרכה והרצאות
סיוע בתחזוקת אתר העמותה ועדכון מידע לפי הנחיית המנכ"ל/ מנהלת אקדמית
השתתפות וריכוז מפגשי ועדות, הכנת פרוטוקולי ישיבות
טיפול בנושאי רווחה ופרט
עבודה בממשקים רבים וביצוע מטלות נוספות בהתאם

למחלקה לאימונולוגיה מערכתית מכון ויצמן דרוש.ה רכז.ת אדמניסטרטיבי.ת (להחלפת חל"ד - לתקופה ארוכה)
במסגרת התפקיד:
* ניהול שוטף של משרד מזכירות המחלקה כולל מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות ועוד
* ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים
* טיפול ואירוח של מועמדים ואורחים של המחלקה, בניית לוח זמנים, כיבוד, ארוחות, לינה, החזרי הוצאות וכו
* קליטה וליווי של סטודנטים חדשים במחלקה
* עבודה אדמניסטרטיבית שוטפת מול גורמים שונים במכון
* טיפול בהגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטאטוס, הודעות התחלה וסיום וכיוצב
* הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים עובדים ומדענים בנשאים שונים, כגון טפסי נסיעות וכו
* ניסוח כתיבה והוצאת הודעות באנגלית
* טיפול בהזמנות רכש ומשלוחים בארץ ובחו"ל, אישורי חשבוניות במערכת הרכש הפנימית
* טיפול בהחזרי הוצאות וניהול קופה קטנה
* הזמנת שירותים פנימיים ממגוון הגורמים בתוך המכון כגון- גרפיקה, דפוס הובלות וכו
* אחריות וטיפול בפרויקטים שונים לפי החלטת ראשת מנהל וראש המחלקה

להנהלת עמותת מטב היושבת ברחובות דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרציה
שעות עבודה: 08:00-16:00
היקף משרה: מלאה
תיאור התפקיד:
מענה טלפוני וניתוב שיחות
שיבוץ וארגון חדרי ישיבות
אחריות על כיבוד ואירוח בהשתלמויות ובאירועים במטה העמותה
אחריות על הזמנת ציוד משרדי וכיבוד
טיפול בדואר נכנס ויוצא
מתן סיוע אדמיניסטרטיבי למחלקות השונות
ממשקי עבודה מרובים עם עובדים וספקים

לחברה ותיקה בתחום התעשייה דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת ומנהל/ת משרד.
תיאור התפקיד:
יד ימינו של המנכ"ל.
סיוע אדמיניסטרטיבי למנכ"ל ולסמנכ"לים.
אחריות לניהול השוטף של משרדי החברה.
אדמיניסטרציה - ניהול יומנים, עבודה מול ספקי השירות, הזמנת ציוד שוטף וכד'.
הכנת חומרים לפגישות מנכ"ל והנהלה בכירה.
אחריות על רווחת העובדים.
ניהול משימות וסיוע בפרויקטים חוצי חברה.
ניהול השיווק והפרסום בחברה, ניהול אתר ורשתות חברתיות.
בקרה על דוחות.
הקף משרה: א-ה, 8:00-17:00
מיקום: אזור השפלה

אחריות לניהול משרד המרחב, כולל ניהול יומנים ולו"ז. תיאום ישיבות, פגישות, סיורים, ואירועים מרחביים - לרבות כנסים, פעילויות רווחה וגיבוש
ריכוז וטיפול בפניות גורמי פנים וחוץ, כגון: מחוז, מרפאות, מכונים, ספקים ומתן מענה הולם
עבודה עם מסדי נתונים
ריכוז, ארגון ושמירה על עדכניות המידע הנדרש להנהלת המרחב לצורך קבלת החלטות (כגון: מצבת לקוחות, פנ"צ, שע"ח)
ריכוז ומעקב מינהלתי אחר משימות, פרויקטים ופעילויות מרחביות
הכנה וניסוח של מסמכים ועריכת מצגות
מעקב אחר הרכש במרחב - הזנת הסכמי ספקים וחשבוניות השייכות למרחב למערכת SAP
ממשקי עבודה עם גורמי פנים וחוץ ארגוניים רבים
סיוע בפרויקטים ובמשימות נוספות במרחב, בתיאום עם מנהל /ת המרחב

לחברת Merck בפארק המדע ברחובות אנחנו מחפשים עובד/ת אדמיניסטרטיבי/ת למחלקת האחזקה.
תקופת מילוי מקום: שנה.

מה התפקיד יכלול:
סגירת דרישות במערכת
עבודה מול מערכות רכש בחברה: הנפקת הזמנות וקבלתן. ריכוז ואישור חשבוניות.
אחריות על משלוחים לאתר: ייבוא וייצוא.

לחברתנו דרוש/ה עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת מקצועי/ת וחרוץ/ה לתפקיד עוזרת מנהלת משאבי אנוש בחברה, הכולל אחריות על תחום האדמיניסטרציה במטה החברה.
טיפול באדמיניסטרציה שוטפת, ניהול יומן וקביעת פגישות, מתן מענה טלפוני ללקוחות ועובדים, הוצאה וניתוח דו"חות ביצועי עובדים, עבודה מול לקוחות וספקים, טיפול בקבלות ספקים, גביה יזומה מול לקוחות
שליחת הצעות מחיר ומעקב, רכש שוטף.
משרת אמון, "יד ימין" הדורשת דיסקרטיות, אמינות, סדר וארגון ונאמנות.