דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת משרד אגף חינוך

אם הנך מעוניין/ת להיות שותף/ה לפרק זמן משמעותי בפרויקט המביא את תכניה של ירושלים לקבוצות הבאות אליה להעמיק את זהותן בתכניות ארוכות הטווח של הקרן למורשת הכותל המערבי - מקומך איתנו

החלפה לחל"ד - מיידי ולמשך 5 חודשים
היקף משרה: משרה מלאה 6 ימים בשבוע

תיאור התפקיד:

אחריות על הזמנות ספקים הדפסות וציוד, ניהול שטח ובקרה, מעקב ומישוב
התפקיד מחייב 6 ימי עבודה כאשר יום המנוחה יהיה באחד מימי ראשון עד חמישי והוא כולל גיבוי פעילות בשעות הערב ובימי שישי ומוצש כאשר במהלך השבוע משימות הרכז הינם רוחביות בהכנה לפעילות ובמעקב ומישוב אחר הביצוע מול ממשקי פנים וחוץ לוגיסטיים ותפעוליים ובשעות הערב/שישי/מוצש מתן מענה מלא לפעילות בשטח מול צוותים וספקים כנדרש לאופי העבודה בתחום הסמינריונים כאשר הפעילות שבאחריותו ברובה מתקיימת בסופש

החוויה הישראלית, חברת בת של הסוכנות היהודית, מחפשת מנהל.ת משרד לניהול לשכת מנכ"ל וסיוע למנכ"ל בניהול פרויקטים ותהליכים.

תיאור התפקיד
עבודה בצמוד למנכ"ל ובממשק עם חברי צוות הנהלה וגורמים נוספים בחברה
ניהול יומן ותאום פגישות
אחריות על ישיבות ודיונים לרבות הכנת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר יישום
תעדוף משימות והגדרת סדרי עדיפויות, הנגזרים מהחלטות מנכ"ל
מתן מענה לגורמי חוץ ופנים ארגוניים ותיאום בתכנון וביצוע פרויקטים
הובלת טיפול בנושאים מקצועיים בהתאם לצורך

אם הנך מעוניין/ת להיות שותף/ה לפרק זמן משמעותי בפרויקט המביא את תכניה של ירושלים לקבוצות הבאות אליה להעמיק את זהותן בתוכניות ארוכות הטווח של הקרן למורשת הכותל המערבי - מקומך איתנו
אחריות על תוכניות תחום הסמינריונים:
אחריות מלאה על תוכניות הסמינריונים
תוכן ומערכים
בקרה מישוב והפקת לקחים
מכרזים ותשלומים- מעבירי תוכן
עמידה מול לקוחות וארגונים
טבלאות שליטה- אקסל
בניית התוכניות בהתאם לקהלי היעד השונים
פגישות תיאום והכנה
אחריות על הפקת התוכניות- תיאום ושיבוץ
נוכחות בפעילויות השונות בהתאם לדרישה
אחריות כללית על תפעולן הלוגיסטי של הפעילויות
פיתוח תחום הסמינריונים.
הכנת תוכנית עבודה, ריכוז

מתן מענה מזכירותי/אדמיניסטרטיבי לסמנכ"ל משאבי אנוש ולהנהלת אגף משאבי אנוש.
ריכוז העבודה המנהלתית ותיאום פגישות/ישיבות/ועדות עם בעלי תפקידים שונים מתוך ביה"ח ומחוצה לו.
תיאום, הכנה וריכוז חומר מקצועי לקראת דיונים
סיכום ישיבות אגפיות ומעקב אחר ביצוע משימות-טיפול ומעקב.
קבלת קהל הפונים לאגף הפנייתם לגורם המטפל.
טיפול בנושא רכש אגפי -ריכוז הבקשות לציוד משרדי, קבלת הציוד וחלוקה בהתאם לבקשות.
הכנת מצגות/ טבלאות אקסל.
אחריות על אוריינטציה לקליטת עובדים חדשים באגף מש"א
ניתוב פניות/מיילים וחומר מקצועי המגיע להנהלת האגף ולגורמים הרלוונטיים, ומעקב אחר קבלת תשובות.

האקדמיה למוסיקה ולמחול בירושלים היא מוסד להשכלה גבוהה, מוביל בישראל בתחומי היצירה, הביצוע וההוראה של מוסיקה ומחול, מוסמך להעניק תארים אקדמיים.

תיאור התפקיד:
ניהול היומנים באופן שוטף של מנכ"ל ונשיא המוסד (קביעת פגישות, תיאום ישיבות, רישום ותמלול פרוטוקולים וסיכומי פגישות)
כתיבה וניסוח מכתבים, מיילים והודעות לשכה
שירותי קבלת קהל מתן מענה טלפוני ומשרדי לפונים ומבקרי הלשכה
הכנת חומרי עזר ומצגות לטובת פגישות וישיבות בלשכה
אחזקה וטיפול בחזות הפיזית של הלשכה
ליווי, הפקה וסיוע בביצוע פרויקטים ומשימות ייעודיות של הנשיא והמנכ"ל
השתתפות בישיבות שונות על פי צורך וכתיבת סיכומי פגישה ותמלול בהתאמה

אחריות על שימור ואחזקה של מבנה המרכז.

טיפול בהזמנות שוטפות של המשרד (ציוד משרדי, מצרכים, כיבוד וכו).

ניהול קופה קטנה.

הזמנת שירותים וטובין מספקים, קבלת הצעות מחיר וביצוע הזמנות רכש.

סיוע אדמיניסטרטיבי למנכ"לית, תיאום פגישות, הכנת חומרים לישיבות, מעקב לאחר ביצוע משימות וכו.

תמיכה אדמיניסטרטיבית לאירועים, ביקורים והכשרות.

ביצוע מטלות משרדיות בתחום האדמיניסטרציה עבור צוות והנהלת המשרד.