1. עיסוק בכל תחומי המשרד, כולל: ניהול יומן ותיאום פגישות, מענה טלפוני, טיפול בדיווחי נוכחות כולל חריגים, הזמנת כיבוד, הכנסת אורחים, הזמנת כיבוד וציוד, ניהול קופה קטנה, עדכונים ברמת האגף, תיאום וניהול אישורי כניסה וסיווג.
2. ניהול ותכנון היומן של סמנכ"ל הכספים, ווידוא מוכנות המשתתפים לישיבות והגעת משתתפים בזמן, שליחת חומר מקדים לדיונים וישיבות, תאום פגישות, ניהול ממשקי פנים וחוץ.
3. סיכומי ישיבות, מעקב אחר החלטות ומשימות, ניהול משימות ומעקב אחר ביצוע.
4. הכנת מצגות וסיוע בפיתוח של מצגות ודוחות ללקוחות פנימיים וחיצוניים.
5. הדפסה והפצת מכתבים/דוא"ל לגורמים מתוך ומחוץ לארגון.
6. תיאום פעילות ברמת האגף, בקרה ומעקב אחר משימות אישיות שנקבעו על ידי הסמנכ"ל לצוות האגף.
7. תמיכה בפרויקטים: סיוע בתכנון ובביצוע מעקב על פרויקטים ויוזמות מיוחדות. ניהול לוח גנט של פרויקטים.
8. מענה לפניות נכנסות באמצעי תקשורת שונים: דואר, טלפון, מייל.
דרישות:
ניסיון מזכירותי/אדמיניסטרניבי של שנתיים לפחות בחברה או במסגרת שירות צבאי - חובה.
ידע מעמיק וניסיון משמעותי בשימוש ביישומי Office השונים - Outlook,Point Power Excel Word.
ניסיון בניהול יומן ותיאום פגישות, הדפסות, תיוק, טיפול בדואר.
יכולת הבעה טובה מאוד בכתב ובע"פ.
ניסיון בניהול משימות ופרויקטים ומעקב ביצוע, כחלק מפעילות הלשכה.
יכולת תקשורת (כתיבה, קריאה ודיבור) בשפה האנגלית - יתרון.
*** נכונות לעבודה במשרה זמנית לכ- 6-9 חודשים.
*** נדרשת זמינות מיידית לתחילת עבודה.
*** נכונות לעבודה מאומצת במשרה מלאה וזמינות לשעות נוספות.
*** עבודה במשרדי החברה בחיפה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.