דרוש/ה מזכיר/ה לבית הספר.
היקף משרה: 25% משרה.
מועד תחילת העסקה: מידי.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הבית הספר ובהתאם להנחיות מנהלת בית הספר.
עיקרי התפקיד:
ניהול תיקי עובדי בית הספר
א. עדכון מצבת המורים בתוך מערכת בית הספר.
ב. איסוף מסמכים רלוונטיים (תעודות השכלה, השתלמות וכדומה) ותיוקם בתיק העובד.
ג. דיווח שעות נוכחות והיעדרויות של עובדי בית הספר למנהל בית הספר.
ד. מעקב אחר ביצוע תקין של השתלמויות העובדים בביה"ס (הפצת מידע בנוגע להשתלמויות, רישום משתתפים בהשתלמויות וכו').
עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר במערכת ניהול בתי הספר (מנב"סנט)
א. מילוי נתונים ועדכון שינויים במערכת השעות.
ב. הכנסת שיבוצים של הצוות החינוכי בתוך המערכת ועדכון שינויים בהנחיית מנהלת בית הספר.
ג. ביצוע מעקב אחר ניצול מכסת שעות מילוי מקום, שעות שהייה ושעות פרטניות של המורים ודיווח למנהל על חריגות.
3. רישום תלמידים והכנת תעודות לתלמידי בית הספר
א. הקלדה ועדכון פרטי התלמידים החדשים במערכת הממוחשבת
ב. שיבוץ התלמידים לכיתות. וסיוע להורים בהגשת בקשות שיבוץ.
ג. קליטת בקשות לשינוי רישום ועדכונם במערכת. ופילוח רשימת התלמידים לקבוצות לימוד ומורות.
ד. הקלדת הנתונים לתעודות והבאתן לאישור וחתימת מנהלת ביה"ס, מעקב ובקרה אחר הכנת התעודות מול בית הדפוס.
ניהול מסמכים ודואר בית הספר
א. הקלדת מסמכים, באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, ביצוע הגהה למסמכים, הדפסתם והפצתם.
ב. אחסון וגיבוי קבצים במחשב. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ותיוקם באופן המבטיח את זמינותם.
ג. הנפקת מסמכים ואישורים דוגמת אישורי למידה, רשימת תלמידים וכדומה.
ד. קליטה ומיון של דואר (רגיל ואלקטרוני) והכנה משלוח דואר עבור בית הספר.
מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר.
א. מתן מענה לטלפונים ופניות תלמידים, הורים, לקוחות או גורמים אחרים.
ב. טיפול בפניות או ניתובן לגורמים רלוונטיים. בקרה אחר מצב הפניות ועדכון הגורמים הרלוונטיים.
ניהול הפעילות של מנהלת בית הספר
א. מיון וניתוב הפניות המגיעות למנהלת בית הספר. תיאום פגישות למנהלת בית הספר.
ב. מתן מענה לגורמים שונים בנוגע לנושאים מקצועיים הקשורים לעבודת מנהלת בית הספר.
ג. משלוח תזכורות שונות למנהלת בית הספר, לגבי פעילויות ופגישות בענייני בית הספר.
ד. השתתפות באירועים ובפעילויות קהילתיות של ביה"ס, כולל אילו הנערכים מחוץ לשעות הפעילות וסיוע לתפעולן.
תפעול פרויקטים מנהלתיים ייחודיים
א. תכנון והכנת התשתית לפרויקטים מנהלתיים ייחודיים המתקיימים בבית הספר כגון מפעל הזנה או השאלת ספרים.
ב. הוצאה לפועל של הפרויקט במישרין או באמצעות הפעלת המורים ובעלי תפקיד רלוונטיים.
ג. מעקב ובקרה על יישום הפרויקט.
ד. דיווח ביצוע וחריגות למנהלת בית הספר ולגורמים רלוונטיים ברשות ובמשרד החינוך.
ביצוע פעולות מנהלתיות בנוגע לעזרה ראשונה בבית הספר
א. הזמנת עזרה ראשונה במקרה פציעה.
ב. קבלת ומסירת אישורים וטפסי שחרור הנוגעים לטיפול רפואי של תלמידי בבית הספר.
ג. ריכוז ווידוא קיום מסמכי ביטוח בריאותי של התלמידים.
ביצוע משימות נוספות על פי דרישות הממונה
תאריך הגשת המועמדות: 31/05/2026 00:00.
דרישות:
השכלה:
12 שנות לימוד.
תואר אקדמי - יתרון.
ניסיון:
ניסיון מקצועי כמזכירה בבית ספר או בארגון דומה - יתרון.
היעדר הרשעה בעבירות מין, בהתאם לחוק למניעת העסקה של עברייני מין במוסדות מסוימים, תשסא-2001.
כישורים ומיומנויות:
היכרות ושליטה בתוכנות OFFICE.
עברית ברמה גבוהה.
שירותיות ברמה גבוהה, יכולת עבודה באופן עצמאי, יסודיות, יכולת עבודה בממשקים רבים, סדר וארגון, יכולת עבודה תחת לחץ ובריבוי משימות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.