דרוש /ה מזכיר /ת אגף אכה"ס וחזות העיר.
מכרז מס': 41/2019.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת מנהל האגף, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים.
2. מעקב אחר חידוש רישיונות רכבים /מכשירים /מכונות של האגף.
3. מעקב אחר הדרכות בטיחות חובה.
4. טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
5. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
6. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
7. ניהול והקלדה של מסמכים, הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
8. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
9. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
10. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
11. הקלדה ועיצוב של מצגות.
12. עבודה על תוכנת אקסל, בניית קבצים ודוחות.
13. ביצוע הזמנות רכש וניהול חשבות האגף.
14. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
15. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
16. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
17. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
18. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
19. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
20. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
21. קליטה ומיון של דואר.
22. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
23. הכנה ומשלוח של דואר עבור האגף.
24. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
25. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל האגף.
26. סינון וניתוב שיחות להנהלת האגף.
תאריך אחרון להגשת מועמדות: 17/12/2019 בשעה 12:00.
דרישות:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
תינתק עדיפות לבעלי /ות ניסיון בתפקידים דומים ברשות המקומית.
כישורים נוספים:
ידע וניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.
אמינות, יצירתיות, יזמה, קפדנות בביצוע, ערנות, הבנה ותפיסה, יכולת קבלת החלטות, כושר ניהול עובדים והנעתם, יכולת תיאום ופיקוח וסמכותיות.
שפות:
עברית ברמת שפת אם, יכולת ניסוח ברמה גבוהה.
עבודה בשעות לא שגרתיות. המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד.