דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה רכז /ת אדמיניסטרציה ליחידת המחקר במוזיאון מוביל בירושלים!

לגוף מוביל העוסק במחקר ובניסויים קליניים דרוש/ה מנהל /ת אדמיניסטרטיבי/ת בכיר/ה לתפקיד מרכזי, מגוון ובעל אחריות רבה, המשלב ניהול ותפעול תהליכים, תיאום פעילות מחקרית ועבודה שוטפת מול חוקרים, צוותים רפואיים ומטופלים.

תחומי אחריות:

- ריכוז וניהול הפעילות האדמיניסטרטיבית והתפעולית השוטפת.

- תיאום וליווי תהליכים במסגרת מחקרים וניסויים קליניים.

- עבודה שוטפת מול חוקרים, צוותים רפואיים, מטופלים וגורמים מקצועיים.

- ניהול יומנים, תיאום תורים ושיבוץ מטופלים בהתאם לצורכי המחקר.

- ביצוע מעקבים שוטפים אחר תהליכים, משימות ולוחות זמנים.

- ריכוז מידע, ניהול נתונים ותיעוד במערכות הארגוניות.

- מתן מענה אדמיניסטרטיבי ותפעולי, פתרון בעיות והבטחת רציפות הפעילות השוטפת.

למוזיאון איכותי ומוביל בירושלים דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד מגוון ודינאמי בסביבה תרבותית ייחודית, המשלב ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, עבודה מול ממשקים מגוונים וסיוע בתפעול הפעילות הארגונית.

תחומי אחריות:

- ניהול שוטף של המשרד ומתן מענה אדמיניסטרטיבי להנהלה ולמחלקות השונות.

- ניהול יומנים מורכבים, תיאום פגישות וניהול לוחות זמנים.

- עבודה שוטפת מול ספקים, נותני שירות וגורמים פנים וחוץ ארגוניים.

- טיפול בהזמנות רכש, חשבוניות, תשלומים ומעקב תקציבי.

- סיוע בתיאום ובהיבטים הלוגיסטיים של אירועים, פגישות ופעילויות במוזיאון.

- הכנת מסמכים, דוחות, מצגות והתכתבויות.

- מעקב אחר משימות ותהליכים ארגוניים ומתן תמיכה תפעולית בהתאם לצורך.

התפקיד כולל מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלים בכירים בספרייה; לרבות תיאום ותיעדוף משימות, עמידה בנהלי עבודה מסודרים,  קשר רציף עם ממשקים מגוונים ועוד. העבודה מתבצעת בהתאם לסדרי עדיפויות ולתיאום מוגדר מראש.
תחומי אחריות

תיאום וקביעות פגישות ביומנים, כולל ניהול זימונים, עדכונים ושינויים מול גורמים שונים.
 ביצוע follow up שוטף על פגישות, בקשות ומשימות.
 ריכוז פניות ומעקב.
 מעקב אחר משימות, פניות נכנסות מגורמים שונים ועדכון גורמים רלוונטיים.
 עבודה שוטפת מול אגפים וממשקים בארגון.
 סיוע בהכנת מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.

תיאור התפקיד:
ריכוז מידע ותיאום בין עבודת הצוותים השונים בתחום ומול תחומים ואגפים נוספים בספרייה
ארגון וניהול ארכיון פרסומים, צילומי תיעוד ופרסום טיפול בהסכמים עם ספקים ואומנים, הכנת חומרים לוועדות, מעקב אחר חשבוניות ותשלומים, הוצאת דוחות נתונים, כתיבת חומרים להצגת תכנים בפני גורמים שונים והכנת מצגות
מענה לפניות
סיוע מנהלי בהפקת אירועים גדולים

הזדמנות להשתלב בארגון בינלאומי מוביל, בסביבת עבודה דינמית, מגוונת ובעלת משמעות!

לתפקיד מרכזי בארגון דרוש/ה מנהל /ת משרד ורכז/ת פרויקטים, לתפקיד המשלב ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, תיאום בין מחלקות, עבודה מול גורמים בארץ ובחו"ל וליווי פעילויות ופרויקטים ארגוניים.

תחומי אחריות:

- ניהול ותפעול שוטף של המשרד ומתן מענה אדמיניסטרטיבי למחלקות הארגון.
- ריכוז ותיאום פרויקטים ומשימות חוצות ארגון.
- עבודה שוטפת מול גורמים בארץ ובחו"ל.
- תיאום פגישות, אירוח משלחות ואורחים מחו"ל.
- סיוע בארגון אירועים ופעילויות ארגוניות.
- עבודה בסביבה מרובת ממשקים ומשימות.

מטרת התפקיד
ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכ"ל, תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.
תחומי אחריות מרכזיים
ניהול לשכת המנכ"ל וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכ"ל ומעקב אחר ביצוע.
היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע, מצעים לדיון ומצגות.
ריכוז עבודת הוועד המנהל ויו"ר העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכ"ל, תוך שמירה על סדר, זמינות ודיסקרטיות.
טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות

לתפקיד מרכזי ומשמעותי בסביבה רפואית דינמית דרוש/ה מנהל /ת תפעול ואדמיניסטרציה, לאחריות על תיאום, תכנון וניהול הפעילות התפעולית השוטפת של מערך חדרי הניתוח.

התפקיד משלב עבודה מרובת ממשקים, ניהול תהליכים לוגיסטיים, שיבוצים ותיאומים מורכבים, תוך מתן מענה לצרכים משתנים בזמן אמת.

תחומי אחריות:

- ניהול ותיאום הפעילות התפעולית והאדמיניסטרטיבית של מערך חדרי הניתוח.
- תכנון וניהול שיבוצים, לוחות זמנים ותוכניות עבודה.
- תיאום שוטף בין צוותים רפואיים, מחלקות וגורמים מקצועיים.
- אחריות על היבטים לוגיסטיים והיערכות לפעילות השוטפת.
- מעקב ובקרה אחר תהליכים, משימות ועמידה בלוחות זמנים.
- פתרון בעיות תפעוליות ומתן מענה לשינויים ולצרכים דחופים.
- ייעול תהליכי עבודה ושיפור ממשקי התיאום בין הגורמים השונים

לחברה חינוכית גדולה ומובילה דרוש/ה מנהל /ת לשכת מנכ"ל לתפקיד מרכזי, מגוון ובעל אחריות רבה, הכולל ניהול ותיאום תהליכים ארגוניים, עבודה מול גורמים בכירים וריכוז פעילות הנהלה וועדות.

תחומי אחריות:

ניהול שוטף של לשכת המנכ"ל, לרבות תיאום ישיבות ופגישות מרובות משתתפים.

הכנת חומרים, מסמכים ומצגות לקראת ישיבות הנהלה וועדות.

ריכוז ותפעול ועדות ארגוניות, לרבות תיאום, הכנת סדרי יום ותיעוד.

כתיבת פרוטוקולים, תמלול ישיבות, גיבוש סיכומי דיון והחלטות.

מעקב ובקרה אחר ביצוע החלטות ומשימות מול הגורמים הרלוונטיים.

שימוש בכלי AI לייעול תהליכי עבודה, תמלול, סיכום ישיבות והכנת חומרים.

עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה ומגוון ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.

לארגון גדול ואיכותי דרוש/ה מזכיר/ה אישי/ת למנהל מחלקה לתפקיד מגוון ודינאמי, הכולל ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, תיאום בין ממשקים ומתן תמיכה מקצועית ואישית למנהל המחלקה.

תחומי אחריות:
ניהול יומן מורכב, תיאום פגישות וניהול לוחות זמנים.
מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף למנהל המחלקה ולצוות.
הכנת מסמכים, מצגות, דוחות וסיכומי פגישות.
תיאום ומעקב אחר משימות, פרויקטים ותהליכים מחלקתיים.
עבודה שוטפת מול גורמים בכירים וממשקים פנים וחוץ ארגוניים.
טיפול בהתכתבויות, פניות ותיאומים מול גורמים שונים.
אחריות על ניהול המידע, תיוק מסמכים ושמירה על סדר וארגון.

לארגון מוביל דרוש/ה רכז/ת מכרזים ותפעול אדמיניסטרטיבי לתפקיד מגוון ודינאמי, המשלב אחריות על תהליכי מכרזים, ריכוז משימות תפעוליות ועבודה מול ממשקים רבים.

מה כולל התפקיד?

- ריכוז וליווי תהליכי מכרזים משלב ההכנה ועד להגשה.

- איסוף, הכנה ובקרה של מסמכים, אישורים וחומרים נדרשים.

- מעקב אחר לוחות זמנים, עמידה בדרישות ובקרה על התקדמות תהליכים.

- ניהול ותיאום משימות אדמיניסטרטיביות ותפעוליות שוטפות.

- עבודה מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים, ספקים ונותני שירות.

- ניהול מידע, הפקת דוחות, מעקב ובקרה אחר משימות ותהליכי עבודה