דרושים » מכירות » רכז /ת לשכת מנכ"ל עמק חפר

תפקיד מפתח ויד ימינו של מנכ"ל בקבוצת חברות העוסקת בייבוא ושיווק מזון ומוצרים לבע"ח.
מטרת התפקיד - ניהול ותפעול שוטף של משרד המנכ"ל ומטה הקבוצה, מתן תמיכה אישית ומקצועית למנכ"ל, ריכוז משימות ומעקב אחר ביצוען, תיאום בין גורמי המטה והשטח וסיוע בקידום פרויקטים ומשימות רוחב בקבוצה.
במסגרת התפקיד: ניהול ותכנון יומן המנכ"ל באופן שוטף, תיאום פגישות, ישיבות, שיחות וביקורים, תיעדוף משימות, הכנת המנכ"ל לפגישות וריכוז החומרים הנדרשים, מעקב ובקרה אחר משימות ופרויקטים חוצי ארגון - ממשק ישיר עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים - הכנת סטאטוס משימות תקופתי למנכ"ל, הקמת מצגות דרקטוריון, תיאום והכנת נסיעות לחו"ל, תמיכה בפרויקטים של מחלקת משאבי האנוש, ניהול ישיבות - הן ברמת זימון והן ברמת סיכום ומעקב ביצוע.
אחראיות על תפעול השוטף של המשרד - ניהול מלאי, הזמנת ציוד, שמירה על סדר ארגון.
ריכוז תחום הנדל"ן והתקשרויות מיקור חוץ של הקבוצה
משרה מלאה בימים א'-ה' - זמינות לשעות נוספות
משרת אמון

- ריכוז ומעקב אדמיניסטרטיבי אחר תהליכי התקשרות - איסוף ובדיקת מסמכים, תיאום מול גורמים רלוונטיים ומעקב עד לחתימה על הסכמים והזמנות עבודה.
- ניהול נתונים תקציביים ותפעוליים- מעקב אחר תב"רים, ניצול תקציבי, חשבוניות ואישורי תשלום, לוחות זמנים ואבני דרך; תחזוקת כלי מעקב ובקרה ממוחשבים (כגון אקסל) וסיוע בגיבוש נהלי עבודה בתחום זה.
- הפקת דוחות ומעקב אחר התקדמות- הכנת דוחות תקופתיים תוך ציון פערים, עיכובים וחריגות, ומעקב שוטף אחר עמידת תוכניות העבודה ביעדים.
- תמיכה בישיבות עבודה- השתתפות בישיבות בראשות מהנדס המועצה/סגניתו, הכנת חומרים (כגון טבלאות מעקב), סיכומים ופרוטוקולים.
- ניהול מידע ותיוק - ריכוז, תיוק ותחזוקה שוטפת ומעודכנת של מאגרי מידע, תיקי פרויקטים, הסכמים והזמנות עבודה, וכן טיפול בפניות מוקד המועצה.
- ממשקי עבודה, נהלים וסודיות - עבודה שוטפת מול מחלקות המועצה, יועצים, קבלנים וספקים; סיוע בהטמעת נהלי עבודה באגף.
- משימות נוספות שיוטלו ע"י הממונה.

- מענה טלפוני ללקוחות החברה.
- שירות פרונטלי ללקוחות המגיעים למרכז השירות.
- מתן הצעות מחיר, קביעת תורים, עדכון סטטוס טיפול ברכבים.
- גבייה מלקוחות בהתאם לחשבוניות.
- פתיחת כרטיסי לקוח חדשים במערכת.
- ניהול ותיאום רכבים חלופיים ללקוחות.
- תמיכת בק אופיס למחלקת הנהגים
- עבודה מול ממשקים פנימיים: מוסך, מחלקת שירות, הנהלת חשבונות.
משרה מלאה א-ו (לסרוגין)

דרוש/ה סדרן/ית הובלות??
אם סדר, תכנון ותפעול זורמים אצלך בדם - מקומך איתנו!
אנחנו מחפשים סדרן/ית הובלות ש/תדע להניע את השטח, לתאם בין כל הגורמים ולוודא שכל משלוח יוצא בזמן.
מה כולל התפקיד?
קביעת ובקרת על לו"ז ניהול ההעמסות.
סידור קווי הפצה לנהגים.
תיעדוף למוביל מה להביא ומתי.
הזמנת הובלות חוזרות/חיצוניות במידת הצורך.
תיאומי אספקות מול הלקוחות במידה ויש ביצוע וקבלני משנה נוספים.
מענה למחלקות השונות בנושאים - הובלות, תיאומים ואספקות, ליקוטים, איסוף מקבלני משנה.

מיקום: עמק חפר
משרה מלאה 07:00-16:00
סביבת עבודה נעימה, יציבה ומשפחתית, עם הרבה עשייה ועניין.
חושבים שאתם מתאימים?

ניהול ומעקב שוטף אחר פרויקטים, הזמנות ולוחות זמנים.
הכנת הצעות מחיר, קליטת הזמנות והכנת סקרי חוזה.
פתיחת לקוחות ופרויקטים ועדכון נתונים במערכת Priority.
תיאום בין מחלקות החברה ומעקב אחר ביצוע משימות.
ניהול יומן מנכ"ל, תיאום פגישות והכנת חומרים לישיבות.
תכלול אדמיניסטרטיבי של מכרזים והסמכות.

טיפול ואחריות על פניות המגיעות ללשכה, העברה למחלקה הרלוונטית,
מעקב אחר תשובות מהמחלקות ומתן מענה.
קביעת פגישות אישיות לתושבים במסגרת "דלת פתוחה עם ראשת המועצה "
אחריות על כל ההדפסות הנדרשות: הקלדה, הגהה, הפצה, תיוק, איתור המסמכים
כולל פתיחה וסגירת תיקים ואחסנה בארכיון
אחריות על הזמנות רכש
אחריות על כל הנושא האדמיניסטרטיבי: הזמנת ציוד משרדי, טיפול בתקלות מכונת הצילום, צילומים ופקסים, שליחת מיילים לישובים
מענה לטלפונים, לקיחת הודעות וטיפול בהתאם לדחיפות
חלוקת ברכות ימי הולדת לעובדים מראשת המועצה
שליטה אינטרנטית - חיפוש פרטי גורמים הקשורים ללשכה, איסוף מידע על אירועים אליהם מוזמנת ראשת המועצה
סידור החדר של ראשת המועצה: לפני ואחרי ישיבות
כל עבודה משרדית אחרת המתבקשת והקשורה ללשכה