117/26 - רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת בבתי הספר
תאור התפקיד:
ריכוז וניהול שוטף של המערך האדמיניסטרטיבי והתפעולי בבית הספר, בהתאם למדיניות מנהל/ת בית הספר, לנהלי הרשות המקומית, להוראות משרד החינוך ולכל דין, במטרה להבטיח רציפות תפקודית, שירות איכותי, בקרה ושימוש יעיל במשאבים.
תחומי אחריות:
ניהול אדמיניסטרטיבי - ריכוז תהליכי עבודה, מעקב אחר משימות, ניהול מסמכים ותיקי ספקים, הכנת נתונים, סיכומים ודוחות מנהליים; תיאום ישיבות, ביקורים ואירועים לפי הצורך.
תפעול, תחזוקה ולוגיסטיקה - ריכוז צורכי התחזוקה, הניקיון, הציוד, הריהוט והמבנים; פתיחת קריאות, מעקב אחר טיפול ותיאום עם גורמי הרשות, קבלנים וספקים.
רכש, הזמנות וספקים - איסוף צרכים והצעות מחיר, הכנת בקשות רכש והזמנות בהתאם לסמכויות ולנהלים, מעקב אחר אספקה, התאמה להזמנה, קבלת שירות וטיפול בליקויים. אין בכך סמכות לבצע התקשרות או התחייבות בשם הרשות שלא בהתאם להרשאות.
מעקב ובקרה תקציבית - ריכוז תוכנית הוצאות, מעקב אחר מסגרות תקציב מאושרות, הזמנות, ביצוע ויתרות; הכנת תמונת מצב למנהל/ת בית הספר ולגורמי הרשות. התפקיד אינו כולל הנהלת חשבונות, חשבות או רישום בספרי הרשות.
בטיחות, חירום ונגישות - סיוע בריכוז מעקב אחר בדיקות תקופתיות, ליקויים, אישורים, ציוד חירום והנחיות בטיחות, בשיתוף ממונה הבטיחות והגורמים המוסמכים; ללא החלפת בעלי הסמכה סטטוטורית.
מערכות מידע וציוד טכנולוגי - ריכוז פניות ותקלות, מלאי ציוד, הרשאות וצרכים מול גורמי המחשוב; שמירה על אבטחת מידע, סודיות והגנת הפרטיות בהתאם לנהלים.
אירועים, טיולים ופעילות מיוחדת - ריכוז ההיבטים הלוגיסטיים והמנהליים: הזמנות, הסעות, ציוד, ספקים, אישורים ותיאום גורמי פנים וחוץ, בהתאם להנחיות הגורמים המקצועיים.
שירות וממשקי עבודה - מתן שירות לעובדי בית הספר ולגורמי הרשות; עבודה שוטפת מול הנהלת בית הספר, אגף החינוך, גזברות, רכש, משאבי אנוש, אחזקה, ביטחון, ספקים וגורמי משרד החינוך.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיית הממונה.

בית זיקוק אשדוד היא אחת מחברות האנרגיה הגדולות, המובילות והמשמעותיות בישראל, המספקת דלקים ושירותים נלווים לתעשיית הדלק, החשמל ולמשק הישראלי.
לאגף איכות הסביבה דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרציה - החלפה לחל"ד ארוכה.
התפקיד כולל אחריות על ריכוז ומעקב אחר משימות ודרישות בתחום איכות הסביבה, הנובעות מהיתרים, רישיונות, אישורים ודרישות רגולטוריות, לצד עבודה שוטפת מול גורמי המפעל, ספקים ורשויות.

תחומי אחריות:
- ריכוז ומעקב אחר יישום דרישות והתחייבויות בתחום איכות הסביבה.
- מעקב אחר משימות, מועדים ודיווחים הנובעים מהיתרים, רישיונות ואישורים.
- ריכוז נתוני ניטור ודיגום, בדיקתם והכנת דיווחים בהתאם לדרישות.
- עבודה שוטפת מול רשויות, איגוד ערים וגורמי רגולציה.
- ריכוז בקשות לוועדת רכש, טיפול בחשבוניות ומעקב אחר תקציבי התחום.
- הכנת נתונים, בקרה ומעקב אחר ביצוע מול תקציב.
- עבודה במקביל מול מספר מערכות, מקורות מידע וממשקים ארגוניים.
- ריכוז מידע ומעקב אחר ביצוע משימות עד להשלמתן.

בהתאם לסעיף 3 לתקנות העיריות (מכרזים לקבלת עובדים תש"מ 1979), מכריזה בזה הרשות המקומית מזכרת בתיה על איתור מועמדות למשרה פנויה

תואר המשרה: סגנ.ית גזבר הרשות
היקף המשרה: 100%
דירוג המשרה: חוזה אישי בכפוף לאישור משרד הפנים
כפיפות: גזבר הרשות

תיאור התפקיד:
סיוע בהתוויית וביצוע מדיניות הרשות המקומית בתחום שעליו מופקד האגף.
עיקרי התפקיד:
סיוע למנהל האגף בניהול ובתכנון המדיניות.
פיקוח, בקרה ומעקב על ביצוע העבודה השוטפת באגף.
ניהול וריכוז תחום תמיכות, תקציב רגיל ובלתי רגיל, בנקים, תזרים, פיתוח, תוכניות כלכליות, דוחות כספיים כולל רבעוני ושנתי, הגדלת הכנסות וכדומה.
השתתפות בוועדות שונות על פי צורך, בכלל זה, ריכוז והכנה של כל החומר המקצועי המובא בפני הוועדות השונות לרבות טיפול בהחלטות הוועדות השונות.
ניהול יחידת החשבות באגף- בקרה תקציבית, הנהלת חשבונות, הכנה או ניתוח או בקרה של דוחות כספיים.
סיוע בהכנת הצעת התקציב הרגיל ותקציב בלתי רגיל על פי הנחיית הגזבר, הרשות ובהתאם לצרכים התקציביים והמקורות בעת הכנת התקציב.
סיוע בניהול תזרים המזומנים של הרשות המקומית.
ניהול ופיקוח על המשאבים הכספיים של הרשות, ופיקוח על שמירת מסגרת התקציב הרגיל והבלתי רגיל.
מתן חוות דעת בפני גזבר הרשות וועדותיה בנוגע לעניינים להם השלכה על תקציב הרשות, הכנסותיה או הוצאותיה.
בקרה על הזמנות עבודה ורכש.
הגשה, טיפול ודיווח בקולות קוראים בהתאם להנחיות.
ביצוע מטלות שונות בהתאם להוראות מנהל האגף בנושאים כגון: שכר, קולות קוראים, משרדי ממשלה, גורמי חוץ וכדו'.

התפקיד כולל מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלים בכירים בספרייה; לרבות תיאום ותיעדוף משימות, עמידה בנהלי עבודה מסודרים,  קשר רציף עם ממשקים מגוונים ועוד. העבודה מתבצעת בהתאם לסדרי עדיפויות ולתיאום מוגדר מראש.
תחומי אחריות

תיאום וקביעות פגישות ביומנים, כולל ניהול זימונים, עדכונים ושינויים מול גורמים שונים.
 ביצוע follow up שוטף על פגישות, בקשות ומשימות.
 ריכוז פניות ומעקב.
 מעקב אחר משימות, פניות נכנסות מגורמים שונים ועדכון גורמים רלוונטיים.
 עבודה שוטפת מול אגפים וממשקים בארגון.
 סיוע בהכנת מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.

תיאור התפקיד:
ריכוז מידע ותיאום בין עבודת הצוותים השונים בתחום ומול תחומים ואגפים נוספים בספרייה
ארגון וניהול ארכיון פרסומים, צילומי תיעוד ופרסום טיפול בהסכמים עם ספקים ואומנים, הכנת חומרים לוועדות, מעקב אחר חשבוניות ותשלומים, הוצאת דוחות נתונים, כתיבת חומרים להצגת תכנים בפני גורמים שונים והכנת מצגות
מענה לפניות
סיוע מנהלי בהפקת אירועים גדולים