דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ת חברה ומזכיר /ת המנכ"ל

למפעל גלובלי באזור ה הדרום דרוש/ה עוזר/ת מנכ"ל
במסגרת התפקיד:
ניהול יומן מורכב ודינמי של מנכ"ל החברה ותיאום פגישות מרובות משתתפים בארץ ובחו"ל
אחריות על הכנה וניהול של ישיבות הנהלה, הנהלה מורחבת ודירקטוריון
הכנת מצגות, מסמכים וחומרי רקע לישיבות הנהלה ולדיונים אסטרטגיים
כתיבת סיכומי ישיבות בעברית ובאנגלית ומעקב אחר יישום החלטות הנהלה
עבודה שוטפת מול הנהלת החברה, מנהלים בארץ ובעולם וגורמים חיצוניים
ניהול ותיאום נסיעות עבודה בינלאומיות
אחריות על ביקורים ואירוח משלחות, לקוחות ושותפים עסקיים מחו"ל
מעורבות וליווי יוזמות ופרויקטים חוצי ארגון בהתאם לצרכי ההנהלה

- ארגון, קידום ואיתור פרויקטים אסטרטגיים בתחום הפילנתרופיה וגיוס המשאבים למנהלות המחלקה לתכנון ופיתוח משאבים ולמחלקה לפיתוח שותפויות וקשרי תורמים.
- סיוע ביישום תוכנית עבודה שנתית לקידום פרויקטים אסטרטגיים, מעקב ובקרה אחר יישומה.
- תיאום פגישות ומתן מענה מנהלתי למחלקה לתכנון ופיתוח משאבים ולמחלקה לפיתוח שותפויות וקשרי תורמים.
- סיוע בתפעול תקציבי המחלקה: מעקב אחר תקציב, ניהול לוחות הזמנים ובקרה אחר מימושם.
- פיתוח והטמעת תהליכים להרחבת הפעילות הפילנתרופית באוניברסיטה, עם גורמים פנים אוניברסיטאיים.
- ביצוע מעקב ובקרה אחר פרויקטים הממומנים מתרומות, הגשת פרויקטים חדשים, ואיסוף מידע וחומרים פרסומיים.
- כתיבה, עריכה והגהת דוחות ומסמכים. עדכון מערכת לניהול תרומות ומידע על תורמים.
- קיום קשר עם גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים לקידום פרויקטים בתחום הפילנתרופיה וגיוס משאבים.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

התפקיד כולל ניהול לשכת ההנהלה, יומן מורכב, תיאום פגישות, הכנת חומרים ומעקב אחר משימות.
הזדמנות להיות יד ימינו של מנהל בית החולים ולעבוד מול ממשקים בכירים.
המשרה בכפיפות ישירה למנהל בית החולים.
זמינות למשרה מלאה עם נכונות לגמישות בשעות ולביצוע שעות נוספות לפי צורך.

- ניהול ותיאום יומן המנכ"ל כולל פגישות, שיחות ועידה ונסיעות.
- מעקב ובקרה אחר משימות ופרויקטים בהנחיית המנכ"ל.
- הכנת חומרים ומצגות לישיבות והצגות הנהלה, תוך שימוש בתוכנות PowerPoint ו/או Canva.
- סיכום ישיבות והפצת פרוטוקולים.
- קשר שוטף עם גורמים פנים-ארגוניים וחוץ-ארגוניים.
- ניהול תקשורת ודואר נכנס ויוצא, כולל דואר אלקטרוני.
- שמירה על סודיות ומקצועיות בכל עת.

עוזר/ת מנכ"ל, למפעל יצרני בדרום!
מעקב אחר פרויקטים
ניהול שוטף של משרד מנכ"ל
ניהול יומן
השתתפות בישיבות הנהלה ודירקטוריון,
כתיבת פרוטוקול ישיבה באנגלית ועברית.
התנהלות מול ספקים ונותני שירות חיצוניים בתחומים שונים.
רכש ציוד משרדי
אחריות על הסעדה וכיבוד
הכנת מצגות וחדרי הישיבות

- אחריות לתפעול שוטף של לשכת המנכ"ל וביצוע עבודות מנהלתיות: ניהול יומן, טלפונים, דוא"ל וכו'.
- סיוע בתכנון, ניהול ומעקב אחר תקציבי הלשכה: טיפול בהוראות תשלום, בהזמנות רכש וכו'.
- הכנת חומר לפגישות וועדות הלשכה: סיוע במעקב אחר החלטות, תכניות ומשימות.
- ליווי ותיאום אירועים עם גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים.
- ייזום פעולות לשיפור מתמיד של השרות.
- מתן מענה טלפוני ומידע לקהל הפונים בלשכה.
- מתן סיוע וגיבוי לעוזר/ת הראשי/ת למנכ"ל בתחומי פעילותה.
- ביצעו מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

למשרדי מטה החברה בבאר שבע,
דרוש/ה מזכיר/ת קבלה ומשרד לקומת ההנהלה הראשית
במסגרת התפקיד:
1. קבלה ומשרד: קבלת אורחים, מענה טלפוני וניתוב שיחות.
אחריות על נראות המשרד, אחריות על חדרי הישיבות והאירוח בהם.
2. תפעול ספקים (ניקיון, תחזוקה) הזמנות ציוד/כיבוד.
3. טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף: דואר, שליחויות ותמיכה לכלל עובדי המשרד.
4. תמיכה ישירה בהנהלת החברה:
ניהול יומנים מורכב, תיאום פגישות רבות משתתפים,
תיעדוף דחיפויות וסנכרון מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים.
מתן מענה אישי להנהלה בכל נושא נדרש,
החל מסידורים לוגיסטיים ועד לטיפול בעניינים אישיים לחיסכון בזמנם של המנהלים.
הכנת חומרים לישיבות, ומעקב אחר ביצוע החלטות הנהלה.
ועוד משימות ככל וידרשו.

שעות העבודה-
2 פעמים בשבוע 7:45-16:45
3 פעמיים בשבוע 10-19
ימי שישי לסירוגין 8-12