דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת פרויקט ובקרת מסמכים

הדקאנט להצלחת הסטודנטים והסטודנטיות אוניברסיטת תל אביב

מיקום המשרה: תל אביב- יפו.
סוג המשרה: משרה מלאה

אחריות על התפעול השוטף של התחום האדמיניסטרטיבי בשירות הפסיכולוגי, כחלק מצוות מקצועי ומנוסה, בסביבה שירותית, תומכת ודינמית
במסגרת התפקיד: מתן מענה שירותי, אדיב ורגיש לפונים במייל, בטלפון, ובאופן פרונטלי, סטודנטים, אנשי צוות וגורמי חוץ
קבלת מסמכים, בדיקתם והעברתם לגורמים רלוונטיים
טיפול במשימות תפעוליות, פיננסיות ולוגיסטיות שוטפות
הכנת דוחות כספיים ומעקב אחר תקציבים ותשלומים
תיאום ובניית מערך חדרים
טיפול בענייני משאבי אנוש: קליטת עובדים, תיאום מול גורמי הדקאנט ומשרד הבריאות
מעקב אחר תיקי מטופלים מההיבט האדמיניסטרטיבי
תיוק בארכיון וגריסת חומרים רגישים

מנהל/ת משרד ותפעול
מחפש/ת תפקיד משמעותי שבו תהיה לך השפעה אמיתית על העשייה היומיומית? אנחנו מחפשים מנהל/ת משרד ותפעול יוזם/ת, עצמאי/ת ומסודר/ת, שאוהב/ת להניע תהליכים ולעבוד בשותפות עם צוות מקצועי.

מה כולל התפקיד?
ניהול שוטף של המשרד ומתן תמיכה להנהלה ולעובדים.
ניהול יומנים מורכבים, תיאום פגישות וקביעת סדרי עדיפויות.
מעקב אחר משימות, תהליכים ולוחות זמנים.
ריכוז ותיאום מכרזים והצעות מחיר - מעקב, איסוף מסמכים והגשה.
אחריות על נוכחות ושכר, קליטת עובדים ועבודה מול ספקי שכר.
ניהול ספקים, רכש, תחזוקת המשרד והפקת אירועי חברה ופעילויות רווחה.

אם את/ה אוהב/ת לקחת אחריות, ליזום ולהיות האדם שמחבר בין כל החלקים - נשמח להכיר.

העבודה משרה מלאה א-ה (אפשרות ליום עובדה אחד מהבית)

ניהול יומן מנכ"ל מורכב ודינמי, הכולל תיאום פגישות מרובות משתתפים מול גורמים בכירים, משרדי ממשלה, רגולטוריים ובעלי עניין
תכנון סדרי עדיפויות, תיעדוף משימות ומתן מענה לשינויים ועדכונים בזמן אמת
ניהול ממשקי עבודה שוטפים עם חברי הנהלה
הכנת חומרים לפגישות, ישיבות ודיונים, לרבות תיאומים לוגיסטיים.
מענה טלפוני וטיפול בפניות מגורמים פנים-ארגוניים וחיצוניים.
מעקב אחר משימות ובקרה על ביצוען.
טיפול במסמכים, תכתובות ודואר, תוך הקפדה על סדר, דיוק ודיסקרטיות.

התפקיד כולל ריכוז של פעילות אדמיניסטרטיבית במכון או מס' מכוני מחקר בפקולטה.
תכנון, ניהול ומעקב אחר תקציב, כ"א, הכנת דוחות לגורמי פנים וקרנות ותורמים חיצוניים.
אחריות על ארגון, פרסום ושווק הפעילויות ותפעול הכנסים לרבות כנסים בינלאומיים וימי עיון, תיאום וארגון ההרצאות, או המפגשים, קשר עם גורמים בקמפוס ועוד.
אחריות וסיוע לאורחי המרכז והמכונים השונים, לרבות טיפול באישורי נסיעה לחו"ל, החזרים כספיים, מגורים וכו' (לעתים תיאום האירוח בבתי המלון).
טיפול במענקי מחקר ומלגות הצטיינות, לרבות הוצאת קולות קוראים, איסוף המועמדים, ריכוז הועדות, וטיפול במענקים.
טיפול מינהלי ומעקב אחר המינויים של עוזרי מחקר.
אחריות על אתר האינטרנט ועדכונו, אחריות על דיוור ופרסום פעילות המכון.
סיוע מנהלי לראשי המכון או המרכז האקדמי, וסיוע מנהלי לחוקרים המרכזים פעילות במכון או במרכז.
נדרשת נכונות לביצוע שעות נוספות אחר הצהריים בהתאם לפעילות (כנסים, ימי עיון וכד').
קיום קשר עם גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך.
>> היקף משרה חלקי או מלא (ישנה גמישות).