דרושים » אדמיניסטרציה » אחראי /ת בקרת מסמכים לחברת בנייה מובילה - מרכז

כלמוביל מזמינה אותך להצטרף לחטיבת רכבי העבודה לעסקים לתפקיד משמעותי בלב הפעילות התפעולית. אם את.ה אוהב.ת להוביל תהליכים, לנהל פרויקטים ולעבוד מול מגוון ממשקים - זה המקום שלך להשפיע.

איך ייראה היום שלך?

הובלת פרויקטים ותהליכים חוצי ארגון בתחום הליסינג התפעולי והסכמי האחזקה.
בנייה, שיפור וייעול של תהליכי עבודה ותשתיות בחטיבה.
אחריות על בקרת חוזים והתאמות ק"מ ללקוחות.
ניהול תהליכי חידושי ביטוח מול ספקים ולקוחות.
גיבוי בהקמת חוזים במערכות החברה.
עבודה שוטפת מול ממשקים רבים בארגון ומחוצה לו, במטרה להבטיח תפעול איכותי ורציף.

לקידמה חברה העוסקת בייבוא, בשיווק, בהשכרה ובמכירת מלגזות בראשון לציון (מקבוצת דוד לובינסקי) דרוש/ה: פקיד/ת מוסך

מהות התפקיד
ניהול ותפעול תהליכי קליטת מלגזות במוסך.
פתיחה וסגירה של כרטיסי עבודה והצעות מחיר.
הפקת מסמכים תפעוליים, לרבות דפי הכנה, רישיונות ותעודות משלוח.
טיפול ברישוי מלגזות ובתשלומי רישיונות.
ניהול תחום הביטוחים: הפקה, ביטול, מעקב ובקרה.
פתיחה, עדכון וסגירת חוזי שירות ואחריות, לרבות עדכון מחירים ומדדים.
ניהול מלאי מצברים - קליטה, הזמנות וניפוק.
ביצוע בקשות רכש עבור המוסך.
ניהול ובקרה של דוחות תפעוליים, לרבות סטטוס מלגזות, כניסות ויציאות.
ניפוק פריטים לכרטיסי עבודה ועבודה מול המחסן.
טיפול בהעברות בין מחסנים.
בדיקת חשבוניות של ספקים, גררים ובודקים ומתן מענה להנהלת חשבונות בנושאי חיובי מלגזות.
שמירת מלגזות עבור מנהלי המכירות ותיאום בין ממשקים שונים בארגון.

משרה מלאה א - ה (ללא ימי שישי!)

לחברה דרוש/ה רכז/ת Back Office לתמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית במחלקת הרכש, לעבודה שוטפת מול ספקים, ממשקים פנים-ארגוניים והנהלת חשבונות.
התפקיד מתאים למועמדים בעלי סדר וארגון, שליטה טובה במערכות מחשב ויכולת עבודה מדויקת בסביבה מרובת משימות.
תחומי אחריות
טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בתחום הרכש
קליטת חשבוניות ובדיקת התאמת נתונים והכנתן לתשלום.
שיוך חשבוניות לפי פרויקטים ולפי חברות. מעקב אחר הזמנות, מסמכים ואישורים.
סיוע באיתור ספקים וקבלת הצעות מחיר בסיסיות (הצגת הצעות המחיר למנהל הרכש אישורן). עבודה מול ספקים מבחינת חשבוניות.
עבודה שוטפת מול ספקים ומול גורמים פנימיים בחברה - מענה טלפוני ומייל.
הזנת נתונים ועדכון מידע במערכות החברה (עדכון הזמנות, חשבוניות, עדכון מערכת לניהול צי רכבים).
הפקת דוחות ומעקב תפעולי בסיסי (דוח הזמנות לספק, דוח רכב, דוחות מהמערכת הפיננסית וכו').

מחפשים הזדמנות להשתלב בחברה מובילה, לצבור ניסיון ולהיכנס לעולם הליסינג? יש לנו תפקיד זמני שיכול להתאים בדיוק לכם.
כלמוביל מגייסת אחראי.ת תפעול ליסינג. תפקיד תפעולי מגוון במחלקת הליסינג התפעולי, הכולל עבודה עם נתונים, חשבוניות, ספקים ומערכות החברה.

איך ייראה היום שלך?
טיפול בחיובי לקוחות בגין כבישי אגרה
טיפול בהסבת דוחות עירייה, משטרה ופיקוח, כולל השלמת מסמכים וחיוב עמלות
בדיקה, אישור וקליטת חשבוניות מוסכים וביצוע חיובי לקוחות בהתאם
פתיחת הזמנות לספקים וביצוע בקרה תפעולית
עבודה שוטפת עם מערכות החברה ו-Excel
ניהול ומעקב אחר מספר משימות ותהליכים במקביל תוך עמידה בלוחות זמנים

מתן תמיכה תפעולית שוטפת למחלקה, ניהול ומעקב אחר משימות וקריאות שירות במערכות החברה, הפקת דוחות ובקרות תפעוליות ותמיכה בתהליכי העבודה השוטפים.

תחומי אחריות
ניהול, מעקב ובקרה אחר קריאות שירות ומשימות במערכות החברה.
עבודה שוטפת במערכות מידע ותפעול, לרבות הזנת נתונים, עדכון סטטוסים ובקרת תהליכים.
הפקת דוחות יומיים, שבועיים וחודשיים ומעקב אחר מדדי ביצוע.
ניתוח, סינון ועיבוד נתונים באמצעות Excel.
הכנת סיכומים, דוחות ומסמכים תפעוליים ב-Word וביישומי Office.
עבודה מול ממשקים פנים-ארגוניים לצורך קידום משימות ומתן מענה שוטף.

חברת איקומרס עוזר.ת אדמינסטרטיבי.ת לתמיכה במחלקת המכירות.
אם אתם אנשים מסודרים, בעלי יכולת הנעת משימות, אוהבים לעבוד עם אנשים ויודעים לנהל מספר תהליכים במקביל - מקומכם איתנו!

תיאור התפקיד:

הכנת מסמכים והגשת מכרזים.
עבודה אדמיניסטרטיבית ותפעולית שוטפת.
תמיכה אדמיניסטרטיבית בנציגי המכירות.
מעקב אחר הצעות מחיר, משימות ותהליכים פתוחים.
עבודה מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.
אחריות על סדר, תיעוד ובקרה של תהליכי העבודה.

אדמיניסטרציה שוטפת, תיוקים וניהול יומן.
פתיחה וסגירה של קריאות שירות ומעקב אחר הטיפול בהן.
תיאומים מול גורמים שונים לצורך אישורי כניסה לאתרים.
מעקב אחר שעות עבודת הטכנאים וביצוע רישומים ובקרה במערכת Pointer.
הכנת הצעות מחיר עבור במות הרמה.
מעקב אחר תיקונים של במות הרמה.
עבודה שוטפת מול המשרד הראשי, כולל ביצוע מעקבים, רישומים ומשימות אדמיניסטרטיביות.
עבודה צמודה למנהל המחלקה וסיוע שוטף כיד ימינו.

משרה מלאה, ימים א'-ה', בין השעות 08:00-16:00

קליטה ישירה לחברה מהיום הראשון
ארוחות צהריים על חשבון החברה
שכר ותנאים מעולים למתאימים/ות

קבלת דוחות Excel במייל מספקים ומובילים.
השוואה ובקרה בין הדוחות המתקבלים מהספקים לבין דוחות המופקים ממערכת Priority.
איתור פערים, תעודות חסרות ונתונים שאינם תואמים.
טיפול ומעקב מול מנהלי מפעלי הבטון בנושא תעודות חסרות המופיעות בדוחות הספק ואינן מופיעות בדוחות המפעל.
הקמת הזמנות למפעלים בגין הפרשי מחיר.
הקמת הזמנות למפעלים עבור תוספות שונות.
טיפול מול המפעלים בתיקון ושינוי קבלות שגויות.
ביצוע מעקב שוטף עד לסגירת הפערים והנושאים שבטיפול.