דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת אישית

חברה מובילה בתחומה מחפשת *עוזר/ת אישית למנכ"ל (PA)* - יד ימינו של המנכ"ל והלב הפועם של המשרד.

התפקיד כולל:
* ניהול יומן ומשימות: ניהול יומן מורכב, מעקב משימות הדוק (כולל הפיכת נקודות ורעיונות של המנכ"ל לתוכניות עבודה מסודרות באקסל) והובלת תהליכים עד לביצוע מלא.
* תיאומים בינלאומיים: ניהול ותיאום נסיעות לחו"ל מקצה לקצה (טיסות, מלונות, לוגיסטיקה) ותקשורת שוטפת מול גורמים בחו"ל.
* ניהול ותפעול המשרד: ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, קבלת אורחים, עבודה מול ספקים ומתן מענה לגורמים פנים וחוץ ארגוניים.
* אירועים ורווחה: ארגון ערבי חברה, נסיעות חברה ופרויקטים מיוחדים.

מיקום: תל אביב (סמוך לעזריאלי/רכבת).

היקף משרה: משרה מלאה מהמשרד, 5 ימים בשבוע.

החברה הינה קרן גידור הפועלת בשווקים הפיננסים.
התפקיד משלב ניהול אדמינסטרטיבי שוטף, דאגה לסביבת העבודה וניהול הממשק האישי והמקצועי של המנכ"ל והשותפים.

ניהול יומני פגישות: תיאום וניהול הלו"ז הדינמי של המנכ"ל מול גורמים בארץ ובחו"ל, תוך גמישות ופתרון לבלתמים בזמן אמת.
אירוח וייצוגיות: קבלת אורחים ומחזיקי עניין במשרד, דאגה לרווחתם וניהול חדרי הישיבות ברמת אירוח גבוהה.
ניהול עניינים אישיים: סיוע וטיפול במשימות אישיות של המנכ"ל במטרה לאפשר לו פניות מלאה.
אדמינסטרציה ותכתובות: מענה לטלפונים, אי מיילים וניהול כללי של המשרד.

למשרד בוטיק בתחום הנדל"ן דרוש/ה עוזר/ת אישית אנרגטי/ת ותקתקני/ת!

במסגרת התפקיד:
- ניהול יומן פגישות, תיאום פגישות עסקיות, מענה טלפוני ומענה לפניות במייל ובכל אמצעי תקשורת אחר.
- מעקב אחר משימות ומטלות (Follow-up), הכנת חומרי רקע ומצגות לקראת ישיבות, הזמנת ציוד / רכש משרדי, הכנת החומר עבור הרו"ח (ריכוז חשבוניות הוצאות והכנסות)
- תיאום מול גורמים חיצוניים, מתן שירות, טיפול בגבייה הוצאת קבלות וחשבוניות
- מעקב אחר עמידה ביעדי פרויקטים של הארגון והכנת דוחות סטטוס.

א-ה 09:00 -17:00
העבודה במגדל הכשרת הישוב ברחוב ז'בוטינסקי בבני ברק

בוא/י להיות הלב של ההנהלה. לחברה טכנולוגית בתחום כרטיסי זיהוי וניטור דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה ורכש לתפקיד מרכזי ומגוון הכולל עבודה צמודה למנכ"ל, להנהלת החברה ולמחלקת הרכש בחברה יציבה ואווירה משפחתית.
פתח תקווה? משרה מלאה

מה כולל התפקיד?
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של הנהלת החברה.
ניהול יומן ותיאום פגישות.
קבלת אורחים ואחריות על חדרי ישיבות ואירוח.
סיוע שוטף למנכ"ל במשימות אדמיניסטרטיביות ואישיות.
תמיכה במנהלת הרכש ובמחלקת הכספים.
מעקב אחר הזמנות רכש ועדכון נתונים במערכת Priority.
התכתבויות שוטפות באנגלית עם ספקים בחו"ל.
עבודה מול ממשקים פנימיים ומעקב אחר תהליכי רכש.
ימים א'-ה' | 08:00-17:00, פעמיים בשבוע העבודה היא עד 18:30 (עם אפשרות להתחיל מאוחר יותר באותם ימים).

לחברה מובילה בתחום הקוסמטיקה דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת ומנהל/ת משרד לתפקיד מרכזי, מגוון ודינמי הכולל עבודה צמודה להנהלה וניהול שוטף של המשרד.

תחומי אחריות:
ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות.
תיאום ישיבות, הכנת חומרים ומעקב אחר משימות.
טיפול במיילים, תכתובות ומסמכים.
קבלת אורחים, ספקים וגורמים עסקיים.
עבודה שוטפת מול ספקים וממשקים פנים וחוץ ארגוניים.
טיפול בהזמנות, חשבוניות, ציוד משרדי ותחזוקה שוטפת.
מעקב אחר משימות ופרויקטים עבור ההנהלה.
סיוע אדמיניסטרטיבי ואישי למנכ"ל/ית ולהנהלה.
עבודה בדיסקרטיות מלאה ובסביבה מרובת משימות.

במסגרת התפקיד: - ניהול יומנים ותיאום פגישות למנכ"לי החברה + מס מנהלי מחלקות במקביל -זימון מועמדים לראיונות עבודה -מעקב ובקרה אחר משימות מנכ"לים -לקיחת חלק בישיבות הנהלה והוצאת פרוטוקול -תמיכה שוטפת בפעילות המזכירות כולל גיבוי במתן מענה טלפוני בעת הצורך חברה מדורגת ומובילה בתחומה בסמוך לרכבת
דרישות:

ניהול מספר יומנים של בכירים במקביל - בדגש על שני מנכ"לים וסמנכ"לי החברה
תיאום פגישות מגוונות, ביקורים וסיורים פנים וחוץארגוניים
הכנת חומרים לישיבות, אחריות על כיבוד ואירוח
השתתפות בישיבות הנהלה - הוצאת פרוטוקולים, מעקב אחר סיכומים ובקרה על יישום החלטות
מענה טלפוני שוטף בקבלה
זימון מועמדים לראיונות עבודה
טיפול במכרזים ובמשימות אדמיניסטרטיביות שוטפות עבור מנהל התפעול ומנהלת מש"א: קשר מול ספקים בעניין ציוד ומלאי למטבחי החברה, טיפול ב"תן ביס" לעובדים, תפעול חניות עובדים, סיוע בהקמת פעילויות רווחה בליווי מנהלת מש"א

אופציות קידום בתוך החברה

זכאות ליום עבודה מהבית (ג') לאחר חצי שנת ותק

צוותים מגובשים, אווירה משפחתית -

רווחה ענפה באופן קבוע

תווי שי בשווי 700 בחגים (ראש השנה, פסח)

תן ביס

תנאים טובים!

יש לך ניסיון בניהול משרד ובעבודה מול הנהלה?

מחפש/ת תפקיד מגוון עם אחריות, עצמאות וסביבת עבודה מקצועית לטווח ארוך?

לחברה ותיקה ומובילה בפתח תקווה דרוש/ה מנהל /ת משרד ועוזר/ת אישית לתפקיד מרכזי הכולל ניהול שוטף של המשרד, עבודה מול הנהלת החברה ומגוון ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.

מה כולל התפקיד?
ניהול שוטף של המשרד ומתן מענה אדמיניסטרטיבי.
ניהול יומנים ותיאום פגישות.
עבודה מול ספקים, לקוחות ונותני שירות.
הכנת מסמכים, מצגות ודוחות.
מעקב אחר משימות והובלת תהליכים אדמיניסטרטיביים.
סיוע אישי להנהלת החברה.
עבודה בסביבה ממוחשבת ותמיכה בתהליכים תפעוליים.
מה אנחנו מציעים?
שכר של 13,000-14,000.
עבודה בחברה ותיקה, יציבה ומובילה.
תפקיד משמעותי עם אחריות ועצמאות.
סביבת עבודה מקצועית ונעימה.
משרה קבועה לטווח ארוך.