דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ת מערך

דרוש/ה מזכיר.ה ללשכת סמנכ"ל מו"פ
תיאור תפקיד:
עבודה בשיתוף פעולה מקצועי עם סמנכ"ל מחקר, פיתוח וחדשנות ומנהל האגף הפנימי.
ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות עבור הסמנכ"ל ובעלי תפקידים נוספים, בהתאם לצורך.
תיאום פגישות מרובות משתתפים מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים, לרבות גורמים בכירים.
מענה לפניות טלפוניות וכתובות, ריכוז והכנת חומרים לפגישות, מעקב אחר משימות וסיוע בקידום תהליכים אדמיניסטרטיביים שוטפים.
טיפול בתהליכי רכש, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, ניהול תיעוד, ארכיון וחומרים מקצועיים.
מתן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכה וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.
כחלק מצוות לשכת הסמנכ"ל, התפקיד כולל חשיפה לתהליכים, החלטות וחומרים רגישים בליבת פעילות הארגון. בהתאם לכך, נדרשת שמירה על דיסקרטיות גבוהה והפעלת שיקול דעת מקצועי.
התפקיד מתאים למי שמביא.ה תודעת שירות גבוהה, סדר ודיוק, יכולת תיעדוף והובלת משימות, לצד התמודדות טובה עם עומס, דינמיות וריבוי משימות.
היקף משרה:
משרה מלאה, ימים א'-ה'
נדרשת מוכנות לשעות נוספות במידת הצורך.

חברתנו מחפשת מזכיר.ת מנכל ומנהל.ת מערך מזכירות
התפקיד כולל:
ניהול יומנים מורכבים ודינמיים של מנכל והנהלה בכירה
ניהול מערך המזכירות, לרבות בקרה שוטפת על עמידה בסטנדרטים, תהליכי עבודה ודרישות התפקיד
עבודה שוטפת מול שותפים, הנהלה בכירה וראשי מחלקות, טיפול בסוגיות רגישות תוך שמירה על דיסקרטיות ושביעות רצון
אחריות על תהליכי חפיפה והכשרה של מזכירות חדשות, חיבור חונכות, ליווי בכניסה לתפקיד ומעקב אחר השתלבות והטמעת נהלים.