דרושים » אדמיניסטרציה » לחברה בתחום הקנאביס הרפואי דרוש /ה מנהל /ת אדמיניסטרטיבי /ת

עיסוק בכל תחומי המשרד, כולל: ניהול יומן ותיאום פגישות, מענה טלפוני, טיפול בדיווחי נוכחות כולל חריגים, הזמנת כיבוד, הכנסת אורחים, הזמנת כיבוד וציוד, ניהול קופה קטנה, עדכונים ברמת האגף, תיאום וניהול אישורי כניסה וסיווג.
2. ניהול ותכנון היומן של סמנכ"ל הכספים, ווידוא מוכנות המשתתפים לישיבות והגעת משתתפים בזמן, שליחת חומר מקדים לדיונים וישיבות, תאום פגישות, ניהול ממשקי פנים וחוץ.
3. סיכומי ישיבות, מעקב אחר החלטות ומשימות, ניהול משימות ומעקב אחר ביצוע.
4. הכנת מצגות וסיוע בפיתוח של מצגות ודוחות ללקוחות פנימיים וחיצוניים. אחראיות על דו"חות שוטפים, הכנת דוחות בקרה ומעקב.
5. הדפסה והפצת מכתבים/דוא"ל לגורמים מתוך ומחוץ לארגון.
6. תיאום פעילות ברמת האגף, בקרה ומעקב אחר משימות אישיות שנקבעו על ידי הסמנכ"ל לצוות האגף ועבודה מול הצוות באופן שוטף ובסיום הטיפול.
7. תמיכה בפרויקטים: סיוע בתכנון ובביצוע מעקב על פרויקטים ויוזמות מיוחדות. ניהול לוח גנט של פרויקטים.

ריכוז מנהלי בנציבות למניעת הטרדה מינית
- ניהול שוטף ועדכון אתר הנציבות למניעת הטרדה מינית, לרבות ריכוז הפעילות במדיה החברתית
- הפקת חומרי הסברה והדרכה לרבות הפקות דפוס
- ניהול ומעקב אחר תקציב הנציבות, לרבות הפקת דוחות כספיים
- ריכוז מנהלי וטכני של הלומדה למניעת הטרדות מיניות, לרבות: טיפול בתקלות, מעקב אחר ביצוע הלומדה והפקת דוחות מעקב תקופתיים
- בניית תכנית הדרכה שנתית: ייזום, העברת הדרכות, הפצת מידע להגברת המודעות וארגון אירועים/ כנסים רבי משתתפים
- סיוע וליווי לנציבות בהפקת דוחות שנתיים, ניהול הקשר עם רכזות מניעת הטרדה מינית בקמפוס ומחוצה לו

ריכוז מנהלי בבית הדין המשמעתי לסטודנטים
- ניהול ואחריות אדמיניסטרטיבית וטכנית על דיוני בית הדין לרבות ניהול מאגר השופטים ותיאום שיבוצם, תיאום דיונים, ניהול, כתיבת פרוטוקול, עדכון אתר בית הדין ופרסום פסקי דין
- ניהול ארכיון ארגוני- תיעוד, תיוק ומעקב אחר קובלנות
- ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות לרבות הזמנות רכש, תיאום יומנים ולו"ז, ניהול ישיבות, תיוק, ארכיון ועוד
- התנהלות שוטפת מול מספר רב של ממשקים פנים וחוץ טכניונים
- סיוע במשימות נוספות לפי הצורך

התפקיד כולל ניהול לשכת סמנכ"ל משאבי אנוש ואחריות על מכלול הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של המערך, וכן סיוע בביצוע משימות מקצועיות התומכות בפעילות מערך משאבי אנוש

תחומי אחריות מרכזיים
ניהול, ארגון ותפעול עצמאי של לשכת סמנכ"ל משאבי אנוש, לרבות ניהול יומן, תיאום פגישות, ישיבות וביקורים
מתן מענה טלפוני שוטף לפניות למערך משאבי אנוש
ריכוז, תיאום ומעקב אחר משימות ופעילויות שוטפות של המערך
הכנת חומרי רקע, מצגות וחומרים תומכים לדיונים מקצועיים
תחזוקה ועדכון של אתר מערך משאבי אנוש
טיפול בתהליכי רכש: פתיחת הזמנות, מעקב ובקרה, עבודה שוטפת מול ספקים ונותני שירות
עבודה שוטפת בממשקים מרובים מול גורמים פנים-טכניוניים וגורמי חוץ
ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורכי המערך והנחיות הממונה

התפקיד כולל תמיכה שוטפת בעבודת המשנה לנשיא ומנכ"ל והובלת פעילות הלשכה, תוך ראייה מערכתית, תיאום בין ממשקים מרובים, סיוע בקידום תהליכים ארגוניים, משימות חוצות ארגון, ובקרה על יישום החלטות. התפקיד משלב אחריות ניהולית, תפעולית ומנהלית בסביבה רחבת היקף, דינמית, מרובת משימות, ובעלת רגישות ארגונית גבוהה.

כפיפות:
משנה לנשיא ומנכ"ל

תחומי אחריות עיקריים:
ניהול והובלת עבודת לשכת המשנה לנשיא ומנכ"ל, לרבות ניהול צוות הלשכה ואחריות על ביצוע כלל הפעילויות המנהליות בלשכה
סיוע בקידום והנעת תהליכים ארגוניים, פנים וחוץ-טכניוניים מרובי ממשקים
ריכוז, תכנון והכנת חומרים לדיונים ולמפגשים, תוך הבטחת מוכנות מיטבית של המשתתפים
השתתפות בדיונים, הכנת סיכומי דיון, ניהול מעקב שיטתי אחר משימות והחלטות, וקידום יישומן עם בעלי התפקידים השונים
ניהול ותיעדוף לוח הזמנים של המשנה לנשיא ומנכ"ל באמצעות צוות הלשכה, תוך תיאום בין-יחידתי ובניית צירי זמן בהתאם לצורך
תיאום, ריכוז והעברת מידע בין פקולטות, יחידות וגורמי חוץ, תוך מתן שרות מהיר ושמירה על רציפות תפעולית
תכנון, ארגון וליווי אירועים, פורומים, סדנאות ומפגשים מקצועיים ביוזמת המשנה לנשיא ומנכ"ל
ניהול ובקרה תקציבית של פעילות הלשכה, לרבות טיפול בנושאי רכש והתקשרויות בהתאם לנהלים
סיוע במתן מענה מהיר ורציף באירועים חריגים או אירועי קיצון
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונה

ניהול משרד אדמיניסטרטיבי שוטף.
ניהול יומנים, תיאום כנסים, פגישות, טיסות וכו'
ניהול תפעולי של קומת הנהלה.
סיוע למחלקת הנה"ח
קבלת דרישות מהיצור להצעות מחיר ואישורן עם סמנכ"ל רכש.
הפקת הזמנות רכש ומתן דוח הזמנות למחסן.
מעבר על דוח הזמנות רכש אוטומטיות ולאמת את נכונותו.
שינוי סטטוס ההזמנות לפי יכולת המשתמש.
טיפול בדואר, מסמכים עסקיים, מסמכי עובדים.
אחריות על הזמנת ציוד.
סיכום ישיבות הנהלה.
הכנה לישיבות דירקטוריון ומעקב יישום החלטות, בניית מצגות.
ניהול תקציב משרד וקופה קטנה.
איסוף נתונים, מדדים ודו"חות.