דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל/ת משרד

* ניהול שוטף של המשרד, כולל תיאום פגישות, מענה טלפוני וטיפול בנושאים נוספים,

* עבודה מול ספקים, לקוחות ורשויות.

* סיוע בהנהלת חשבונות, הפקת חשבוניות, מעקב תשלומים ודיווחים שוטפים.

* הכנת דו"חות, ניהול מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית.

"מתאמת אדמיניסטרטיבית לאתר הסוללים תל אביב
תפקיד אדמיניסטרטיבי יוקרתי בחברה מובילה ויציבה
לחברה גדולה ומתקדמת באזור תל אביב דרושה מתאמת אדמיניסטרטיבית אחראית, מדויקת ובעלת תודעת שירות גבוהה, לתפקיד מפתח המשלב אחריות תפעולית, אדמיניסטרציה ותקשורת שוטפת עם צוותי האתר והנהלה.
? תיאור התפקיד:
מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף לצוות הבניין והנהלת המשרד
ניהול חשבוניות, גבייה, ומעקב שוטף אחר משימות
פתיחת הזמנות רכש, איסוף הצעות מחיר, ותיאום מול ספקי שירות וקבלנים
תיאום פגישות רבות משתתפים, ליווי וסיכום הפגישות
עבודה מול מספר ממשקים במקביל
תמיכה ומתן שירות מקצועי לצוותי האתר"

אחריות אדמיניסטרטיבית שוטפת של המשרד: ניהול המשרד, מענה טלפוני, זימון פגישות, הדפסות, דואר ותיוק.
עבודה למול גורמים חיצוניים ולמול מרכז הרשת.
הפעלת מערכת המנב"ס, משוב ומערכת נוכחות.
היקף של 100% משרה.

לחברתנו, דרוש/ה מזכיר/ת קבלה ומשרד
במסגרת התפקיד:
1. קבלה ומשרד: קבלת אורחים, מענה טלפוני וניתוב שיחות.
אחריות על נראות המשרד, אחריות על חדרי הישיבות והאירוח בהם.
2. תפעול ספקים (ניקיון, תחזוקה) הזמנות ציוד/כיבוד.
3. טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף: דואר, שליחויות ותמיכה לכלל עובדי המשרד.
4. תמיכה ישירה בהנהלת החברה:
ניהול יומנים מורכב, תיאום פגישות רבות משתתפים,
תיעדוף דחיפויות וסנכרון מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים.
מתן מענה אישי להנהלה בכל נושא נדרש,
החל מסידורים לוגיסטיים ועד לטיפול בעניינים אישיים לחיסכון בזמנם של המנהלים.
הכנת חומרים לישיבות, ומעקב אחר ביצוע החלטות הנהלה.
ועוד משימות ככל וידרשו.

** קיימים מספר תקנים- ניתן לעבוד במשרה מלאה / משרת בוקר/ ומשרת ערב**
ימי ו'- לסירוגין

אוניברסיטת בן-גוריון בנגב מזמינה אתכן/ם להצטרף לצוות האדמיניסטרטיבי שלנו לפרויקט ארוך טווח, המשלב עשייה משמעותית בסביבה אקדמית מתקדמת.
התפקיד כולל אחריות על מגוון תחומי אדמיניסטרציה ותפעול, מתן שירות לסטודנטים, סגל ומבקרים, וריכוז משימות ניהוליות וארגוניות במחלקות וביחידות שונות באוניברסיטה.

מה בתפקיד?
א. ריכוז ותיאום משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות.
ב. קשר ישיר עם סטודנטים, אנשי סגל וגורמים חיצוניים.
ג. סיוע בארגון אירועים, ועדות ופעילויות אקדמיות.
ד. טיפול במסמכים, פניות ותהליכים מנהליים מגוונים.
ה. עבודה שוטפת עם מערכות מחשוב ומערכות ניהול אוניברסיטאיות.


מה תקבלו אצלנו?
א. אפשרות לקחת חלק בפרויקט ייחודי ומשמעותי של האוניברסיטה.
ב. סביבת עבודה דינמית, מקצועית ותומכת.
ג. העסקה בהיקף מלא/חלקי בהתאם לצורך, עם אופק מקצועי.


הערה: בסוף הפרויקט תינתן האפשרות להשתלב באוניברסיטה