דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת משרד

דרוש/ה מזכיר/ת אשכול לחברה מובילה באזור קריית גת
אחריות על מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית שוטפת לאשכול דרום ולמנהלי התחנות, לרבות ניהול משרד, תיאומים, מעקב ובקרה על משימות, וסיוע בתהליכים רוחביים. בנוסף, התפקיד כולל תמיכה תפעולית בתחומי משאבי אנוש כגון ניהול מעקב אחר הדרכות והסמכות רגולטוריות, עדכון מערכות ותיאומים מול גורמים רלוונטיים.
אדמיניסטרציה וניהול משרד:
ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור מנהל האשכול, ומנהלים נוספים.
מענה טלפוני, טיפול בפניות שוטפות ותיעדוף משימות.
עבודה שוטפת מול ספקים וגורמי שירות פנימיים/חיצוניים (רכש/אחזקה/IT/מחסן/משאבי אנוש)
הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי שוטף.
סיוע בארגון ימי הדרכה /ישיבות/ביקורים/אירועים תחנתיים במידת הצורך.
טיפול וניהול מסמכים, טפסים ותיוקים בהתאם לנהלי החברה.
אישור חשבוניות במערכת הSAP
סיוע בתיאום כניסות ספקים/אורחים
הזנת הדרכות רגולטוריות והכשרות עובדים
הזנת הדרכות רגולטוריות
סיוע בתהליכי קליטה/עזיבה

אוניברסיטת בן-גוריון בנגב מזמינה אתכן/ם להצטרף לצוות האדמיניסטרטיבי שלנו לפרויקט ארוך טווח, המשלב עשייה משמעותית בסביבה אקדמית מתקדמת.
התפקיד כולל אחריות על מגוון תחומי אדמיניסטרציה ותפעול, מתן שירות לסטודנטים, סגל ומבקרים, וריכוז משימות ניהוליות וארגוניות במחלקות וביחידות שונות באוניברסיטה.

מה בתפקיד?
א. ריכוז ותיאום משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות.
ב. קשר ישיר עם סטודנטים, אנשי סגל וגורמים חיצוניים.
ג. סיוע בארגון אירועים, ועדות ופעילויות אקדמיות.
ד. טיפול במסמכים, פניות ותהליכים מנהליים מגוונים.
ה. עבודה שוטפת עם מערכות מחשוב ומערכות ניהול אוניברסיטאיות.


מה תקבלו אצלנו?
א. אפשרות לקחת חלק בפרויקט ייחודי ומשמעותי של האוניברסיטה.
ב. סביבת עבודה דינמית, מקצועית ותומכת.
ג. העסקה בהיקף מלא/חלקי בהתאם לצורך, עם אופק מקצועי.


הערה: בסוף הפרויקט תינתן האפשרות להשתלב באוניברסיטה

* ניהול שוטף של המשרד, כולל תיאום פגישות, מענה טלפוני וטיפול בנושאים נוספים,

* עבודה מול ספקים, לקוחות ורשויות.

* סיוע בהנהלת חשבונות, הפקת חשבוניות, מעקב תשלומים ודיווחים שוטפים.

* הכנת דו"חות, ניהול מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית.

אחריות אדמיניסטרטיבית שוטפת של המשרד: ניהול המשרד, מענה טלפוני, זימון פגישות, הדפסות, דואר ותיוק.
עבודה למול גורמים חיצוניים ולמול מרכז הרשת.
הפעלת מערכת המנב"ס, משוב ומערכת נוכחות.
היקף של 100% משרה.

"מתאמת אדמיניסטרטיבית לאתר הסוללים תל אביב
תפקיד אדמיניסטרטיבי יוקרתי בחברה מובילה ויציבה
לחברה גדולה ומתקדמת באזור תל אביב דרושה מתאמת אדמיניסטרטיבית אחראית, מדויקת ובעלת תודעת שירות גבוהה, לתפקיד מפתח המשלב אחריות תפעולית, אדמיניסטרציה ותקשורת שוטפת עם צוותי האתר והנהלה.
? תיאור התפקיד:
מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף לצוות הבניין והנהלת המשרד
ניהול חשבוניות, גבייה, ומעקב שוטף אחר משימות
פתיחת הזמנות רכש, איסוף הצעות מחיר, ותיאום מול ספקי שירות וקבלנים
תיאום פגישות רבות משתתפים, ליווי וסיכום הפגישות
עבודה מול מספר ממשקים במקביל
תמיכה ומתן שירות מקצועי לצוותי האתר"

לחברתנו, דרוש/ה מזכיר/ת קבלה ומשרד

במסגרת התפקיד:
קבלה ומשרד: קבלת אורחים, מענה טלפוני וניתוב שיחות.
אחריות על נראות המשרד, אחריות על חדרי הישיבות והאירוח בהם.
תפעול ספקים (ניקיון, תחזוקה) הזמנות ציוד/כיבוד.

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף: דואר, שליחויות ותמיכה לכלל עובדי המשרד.

תמיכה ישירה בהנהלת החברה:
ניהול יומנים מורכב, תיאום פגישות רבות משתתפים,
תיעדוף דחיפויות וסנכרון מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים.
מתן מענה אישי להנהלה בכל נושא נדרש,
החל מסידורים לוגיסטיים ועד לטיפול בעניינים אישיים לחיסכון בזמנם של המנהלים.
הכנת חומרים לישיבות, ומעקב אחר ביצוע החלטות הנהלה.
ועוד משימות ככל וידרשו.

** שעות העבודה- ימים א-ה 11:00-19:00, ימי ו' לסירוגין