דרושים » אדמיניסטרציה » רכז.ת אדמיניסטרציה

דרוש/ה מנהל /ת לשכת מנכ"ל/ית.
היקף העסקה: 100% משרה.
תיאור התפקיד:
ניהול שוטף של לשכת מנכ"לית החברה, מתן סיוע אדמיניסטרטיבי ברמה גבוהה וריכוז תחומי הליבה של התאגיד הכוללים מכרזים, רכש, פרויקטים וקולות קוראים. התפקיד דורש עבודה עצמאית בסביבה דינמית, דיוק, אחריות ויכולת ניהול תהליכים מורכבים מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.
עיקרי התפקיד:
ניהול לשכה ואדמיניסטרציה: ניהול יומן פגישות, תיאום שיחות ועידה ונסיעות, מענה לפניות, הכנת
מצגות, דוחות ופרוטוקולים וניהול הידע והמידע הארגוני בארכיון.
ניהול תהליכי מכרזים ורכש: ריכוז והסדרת תהליכי מכרזים לקבלנים)פרסום, הכנת תיקים, רישום
פרוטוקולים (, איתור ספקים וניהול ערבויות וביטוחים.
טיפול בקולות קוראים ודיווחים: ריכוז וטיפול בגיוס משאבים)קולות קוראים(מול משרדי ממשלה,
כולל מעקב, הגשה ודיווח שוטף.
ריכוז תחום הרכש בחברה: הצעות מחיר, פתיחת הזמנות, בקרה תקציבית ותשלומים: ניהול ומעקב
אחר תשלומים לספקים וקבלנים.
ריכוז נושאי כוח אדם ונותני שירותים במיקור חוץ בהתאם להנחיות מנכ"לית החברה, כולל רווחת
עובד.ת ותנאי עבודה)ציוד, נוכחות, ושירותי משרד(.
שירות לקוחות - מענה לפניות משתכנים בהרחבות ומעקב אחר פניה עד סיום הטיפול, ריכוז תיקי
הלקוחות והמידע.
ממונה על חופש המידע של החברה הכלכלית.
מתן מענה אדמיניסטרטיבי למנכ"ל חברת מי מגידו בע"מ.
מתן מענה אדמיניסטרטיבי לסגן ראש המועצה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום במסגרת עבודת החברה, ע"פ ההנחיות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 09.02.2026 00:00.

ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של המזכירות האקדמית, כולל: סיוע למזכירה האקדמית בנושאים שבטיפולה לרבות ניסוח מכתבים והודעות, ריכוז מידע במגוון נושאים ועיבודו, מעקב ותיאום עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים. השתתפות בישיבות, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות. תיאום ומעקב הנוגע לעדכון נהלים וטיפול בהסכמים ומכרזים. ניהול התקציבים של המזכירות האקדמית ואחריות לרכש ולמלאי. אחריות על עדכון אתר האינטרנט של המזכירות האקדמית, לרבות טיפול מול גורמים במזכירות האקדמית לשם כתיבה ועדכון המידע. ריכוז ומעקב אחר הפניות אל המזכירה האקדמית ומתן הכוונה ומענה לפונים. סיוע בנושאי כח אדם, ייזום וטיפול בפעילויות מחלקתיות. מתן גיבוי וסיוע במשימות שבאחריות המזכירות האקדמית ובניהול השוטף של המשרד. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

תיאור התפקיד: ניהול וריכוז כלל הפעילות האדמיניסטרטיבית של בית הספר וסיוע לראש בית הספר ולמנהלת המערך המנהלי. טיפול אדמיניסטרטיבי במכלול הנושאים השוטפים ומתן סיוע ומענה לפונים. מתן שירות לסגל האקדמי. ארגון כנסים וימי עיון, סמינרים מחלקתיים ואירועי בית הספר. ביצוע הזמנות של כיבוד, ציוד משרדי וכדומה במערכת ERP. בניית לוח ישיבות ואירועים שנתי ותיאום הישיבות של הוועדות השונות. זימון והשתתפות בישיבות מועצת בית הספר כולל רישום פרוטוקולים וביצוע ומעקב אחר ההחלטות. ניהול רשימות התפוצה. ריכוז ועדת מלגות בית הספר לסטודנטים כולל הקשר מול התורמים, הדקאנט ואגודת הידידים. ניהול הטיפול בגיוס מועמדים למשרות סגל אקדמי. תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית. קשר עם גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיות ראש בית הספר ומנהלת המערך המינהלי.

ניהול משרד הנהלת המכון וטיפול אדמיניסטרטיבי של צרכי היחידה, אחריות לוגיסטית על ארגון אירועי מכון המחקר וסיוע בנושא מלגות ומענקי מחקר. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: ריכוז ועדות המכון: זימון חברי הוועדות לישיבות, הכנת חומרים לישיבה והפצתם. סיוע בכתיבת פרוטוקולים תיאום לוגיסטי של נסיעות עבודה לחו"ל של חוקרים ותלמידי מחקר, כולל אחריות על מערכת ניהול הטיסות ('קומביטס') של עובדי המכון. טיפול ואחריות כוללת על קבלת ויזות לחוקרים מחו"ל, כולל תיאום מול משרד הפנים טיפול אדמיניסטרטיבי בתחום המלגות והמענקים הזמנת ציוד וכיבוד/סיוע במערכת התקציבית אלמוג עבודות מזכירות שוטפות (מענה טלפוני ובמייל, ניהול יומנים, דברי דואר, תיוק ועוד), אחריות על מערכת ה- CRM, ניתוב ומענה לפניות המגיעות למכון המחקר עדכון רשימות תפוצה ממוחשבות של מכון המחקר, והפצת מידע על אירועים ופעילויות המכון באמצעים האלקטרונים תיאום ותפעול לוגיסטי של כלל אירועי המכון (כנסים, ימי עיון, סמינרים וכד'), כולל אחריות מלאה על ארגון אירועים פרונטליים ומקוונים; קשר עם ספקים לקבלת הצעות מחיר לשירותים שונים, פתיחת הזמנה באלמוג ועוד הכנת חומרים נלווים לאירועים כולל הזמנות, מצגות, חוברות תקצירים וביוגרפיות, מהלכי טקס ועוד, ע"פ הצורך סיוע לוגיסטי בקליטת עמיתי המחקר

אחריות על ניהול ההיבט האדמיניסטרטיבי תפעולי של כלל פעילות האגף. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה
תחומי אחריות: טיפול שוטף בצרכים האדמיניסטרטיביים והלוגיסטיים של האגף, לרבות ניהול ותיאום שוטף של סדר יומה של מנהלת האגף, כולל הכנת חומר לפגישות, מעקב אחר החלטות וביצוען, תיעדוף משימות ותזכורים שוטפים. ניהול יומני פגישות מורכבים ובכלל זה סיוע בניהול יומנים נוספים לפי הצורך. תיאום מגוון פעולות האגף מול גורמי פנים וחוץ. טיפול ברכש ובספקים לרבות הזנה וטיפול בחשבוניות האגף, הזמנת ציוד משרדי אגפי וציוד מטבח. מתן גיבוי אדמיניסטרטיבי בלשכת המנכ"ל. מתן שרות טלפוני ופרונטלי לפונים פנים ארגוניים (מנהלים, עובדים, ועד) וחוץ ארגוניים בכל תחומי פעילות האגף.