דרושים » מכירות » רכז /ת בכיר /ה למנהל המזכירות האקדמית - אוניברסיטת תל אביב

ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של המזכירות האקדמית, כולל: סיוע למזכירה האקדמית בנושאים שבטיפולה לרבות ניסוח מכתבים והודעות, ריכוז מידע במגוון נושאים ועיבודו, מעקב ותיאום עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים. השתתפות בישיבות, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות. תיאום ומעקב הנוגע לעדכון נהלים וטיפול בהסכמים ומכרזים. ניהול התקציבים של המזכירות האקדמית ואחריות לרכש ולמלאי. אחריות על עדכון אתר האינטרנט של המזכירות האקדמית, לרבות טיפול מול גורמים במזכירות האקדמית לשם כתיבה ועדכון המידע. ריכוז ומעקב אחר הפניות אל המזכירה האקדמית ומתן הכוונה ומענה לפונים. סיוע בנושאי כח אדם, ייזום וטיפול בפעילויות מחלקתיות. מתן גיבוי וסיוע במשימות שבאחריות המזכירות האקדמית ובניהול השוטף של המשרד. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

טיפול בעינייני תלמידים לתואר שני בבריאות הציבור ובקורסים של ביה"ס לרפואה הנמצאים תחת אחריות ביה"ס לבריאות הציבור, כולל: טיפול בנושאי הוראה, בחינות, ציונים ותכניות לימודים. הכנת מערכת השעות ולוח הבחינות. ריכוז ותפעול מערך הבחינות בבית הספר כולל: הכנת הבחינות, הזנת ציונים, טיפול במחברות וערעורים. מתן מענה וטיפול בפניות התלמידים בנושאי לימודים ובנושאים הקשורים לתקנוני בית הספר, הפקולטה והאוניברסיטה. סיוע בעבודת ועדת הקבלה ללימודי תואר שני בבית הספר לבריאות הציבור. טיפול בהחלטות האקדמיות של ועדות בית הספר. טיפול במועמדים ללימודי התואר השני בבריאות הציבור, וסיוע בימים הפתוחים של הפקולטה ובטקסים. תיאום ייעוציים אקדמיים לסטודנטים לתואר שני ולסטודנטים לרפואה בתחומי הסטטיסטיקה והאפידמיולוגיה. אחריות על שיריון חדרים לקורסים בבית הספר. קיום קשר עם מגוון גורמים בביה"ס ומחוצה לו, ביניהם המדרשה לתארים מתקדמים, בית הספר ללימודי המשך ברפואה, המזכירות האקדמית ואגף רישום ומינהל תלמידים. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

אחריות מנהלית לפעילות השוטפת של לשכת הדקאן, כולל: מתן שירותי מזכירות לדקאן. לרבות, ריכוז חומר לישיבות והכנתו, ותכתובת שוטפת. ריכוז ועדות פקולטטיות, מועצת הפקולטה, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות ויישומן. טיפול במינוי ראשי חוגים ותוכניות, בתי ספר, מכונים ומרכזים. מינוי חברים בוועדות ובמרכזי המחקר והמכונים של הפקולטה. טיפול בגמולי תפקיד. מתן שירות וסיוע לסגל האקדמי בנושאי אחריות הדקאן. קשר עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. סיוע מנהלי למינהלת הפקולטה ולסגני הדקאן. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש עפ"י הנחיות הדקאן וראש מנהל.

אחריות מנהלית לפעילות השוטפת של לשכת הדקאן, כולל: מתן שירותי מזכירות לדקאן. לרבות, ריכוז חומר לישיבות והכנתו, ניהול יומן פגישות ותכתובת שוטפת. ריכוז ועדות פקולטטיות, מועצת הפקולטה, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות ויישומן. ארגון כנסים ואירועים פקולטיים. טיפול במינוי ראשי מכונים, מינוי חברים בוועדות ובמרכזי המחקר והמכונים של הפקולטה. קשר עם תורמי הפקולטה בארץ ובחו"ל כולל סיוע בהוקרת התורם. מתן שירות וסיוע לסגל האקדמי בנושאי אחריות הדקאן. קשר עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. סיוע מנהלי למינהלת הפקולטה ולסגני הדקאן. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש עפ"י הנחיות הדקאן וראשת המנהל.

אחריות על מערך המלגות לתלמידי התארים המתקדמים של הפקולטה לרפואה: קליטת בקשות למלגות של תלמידי מחקר ובתר דוקטורים מתקציבי הפקולטה והחוקרים. פרסום "קול קורא" ובדיקת מסמכי ההגשה. ריכוז ועדת המלגות, הכנת החומר לדיוני חברי הוועדה ויישום החלטותיה. הזנה ועדכון שוטף של נתוני המלגות ומלגות חד פעמיות. ביצוע מעקב תקציבי, והפקת דוחות בהתאם לצורך. קשר שוטף ומתן מידע וסיוע לסטודנטים ולחוקרים. קשר עם מדור תלמידי מחקר במזכירות האקדמית ועם מגוון גורמים בפקולטה ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש ועל פי הנחיית רכזת המדרשה לתארים מתקדמים.

ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית של האגף, כולל: מתן שירותי מזכירות לסמנכ"ל אגף הנדסה ותחזוקה ובכלל זה: ניהול יומן פגישות, ארגון ישיבות, ארגון אירועי אגף מסוגים שונים לרבות הזמנת כיבוד, השתתפות בישיבות והוצאת פרוטוקולים, מעקב אחר ביצוע החלטות. אחריות כוללת לטיפול בכל היבטי משאבי אנוש באגף בתיאום מול הסמנכ"ל, לרבות: מתן סיוע ומענה לעובדי האגף בכל צורות העסקה במכלול הנושאים שבתחום הטיפול, דיווחי נוכחות, הארכות כתבי מינוי, הפסקות עבודה וריכוז תחום ההשתלמויות והדרכה לעובדים. טיפול בכל נושא מכרזים וגיוס כוח אדם: טיפול בפרסום מכרזים תוך תיאום עם אגף משאבי אנוש, תיאום ראיונות למועמדים, המלצות ומיונים. מתן שירותי מזכירות לראש תחום קיימות באגף. מתן סיוע ומענה לפונים ולעובדי האגף במכלול הנושאים שבתחום הטיפול. ריכוז נתונים והכנת דוחות בתחומי האחריות לעיל. קשר שוטף עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י הסמנכ"ל וככל שיידרש.

אחריות מנהלית לפעילות השוטפת של מינהלת יחידת המשק, כולל: מתן שירותי מזכירות למנהל יחידת המשק ובכלל זה: ניהול יומן פגישות, תיאום ישיבות ורישום פרוטוקולים, טיפול בדואר, תיוק, תכתובת שוטפת ועוד. ריכוז הטיפול בחשבונות ניקיון והדברה בכלל הקמפוס. הוצאת פקודות עבודה והזמנות רכש. טיפול בהזמנות ציוד משרדי. אחריות לעדכון אתר האינטרנט של היחידה. קשר שוטף עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י מנהל היחידה וככל שיידרש.

ריכוז הטיפול באוכלוסיית הלומדים במרכז האקדמי: רופאים בכירים, מתמחים, מקצועות הטיפול ועוד. אחריות על ניהול ותפעול של מספר קורסים ותוכניות לימוד מרובות. מתן מענה וטיפול בענייני מועמדים, תלמידים וסגל ההוראה. תפעול שוטף של מערכת מינהל תלמידים לרבות מעקב אחר מילוי חובות ויישום החלטות סגל הוראה. טיפול ברישום לקורסים, מעקב אחר תשלומי שכר לימוד, סגירת תיק לומד והפקת אישורים. שיבוץ שנתי ותפעול שוטף של מערך הקורסים לכיתות לימוד. הפצה, איסוף וסיכום סקרי הוראה בקורסים. ריכוז הטיפול בנושאים רוחביים ובפרויקטים מיוחדים. אחריות למעקב אחר ביצוע מטלות וליווי מקצועי של צוות מזכירות תלמידים. קשר עם גורמים נוספים באוניברסיטה ומחוצה לה, לרבות בתי החולים וההסתדרות הרפואית. ביצוע מטלות נוספות וסיוע למרכזת המרכז האקדמי ללימודי המשך ברפואה ככל שיידרש.

ניהול תקציב ביה"ס לרבות מעקב ובקרה אחר ביצוע ההוצאות, טיפול בתקציב מול יחידת התקציבים, וחישוב של אומדן הוצאות והכנסות. סיוע לחוקרים בניהול תקציבי המחקר. ביצוע הזמנות רכש. טיפול בהחזרי הוצאות לאורחים מחו"ל. רכישת מלגות קיום מתקציבי מחקר והזנת מלגות חד פעמיות. טיפול במינויים של סגל הוראה, בכפוף לנהלי האוניברסיטה והסכמי השכר ובהתאם לתוכנית ההוראה. טיפול במינויים לעוזרי מחקר והארכות מינוי מקוונות. אישור מינויים במערכת וטיפול בסיומי העסקה של סגל הוראה ועוזרי הוראה לרבות שימועים. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

דרוש/ה רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת בית הספר לרפואת שיניים.
אחריות מנהלית לפעילות השוטפת של מינהלת בית הספר לרפואת שיניים, כולל: מתן שירותי מזכירות ללשכת ראשת בית הספר ולמנהל המערך המנהלי ומנהל אדמיניסטרטיבי של היחידה האמבולטורית. ריכוז אדמיניסטרטיבי של מועצת ביה"ס והוועדות השונות, לרבות רישום פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות. ריכוז הטיפול בקרנות, פרסים, מלגות לסגל האקדמי ולסטודנטים, קתדראות ומכונים. מתן שירות לסגל האקדמי (טיפול באישורי נסיעה לחו"ל ועוד). סיוע בארגון אירועים וטקסים אשר באחריות לשכת ראשת בית הספר. טיפול בהזמנות ציוד משרדי. קשר שוטף עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.