דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת- בית הספר לרוקחות

מתן מידע למתעניינים בלימודים בחוג, קבלת קהל ומענה לפניות.
טיפול בהליך מיון וקבלה ללימודים ביה"ס הכולל - שיווק התוכנית, מתן מידע, ריכוז ועדות קבלה, זימון מועמדים ומראיינים, הכנת תיקי ראיונות, דיווח קבלה.
סיוע בהכנת תכנית לימודים עם יו"ר אקדמי, שיבוץ קורסים ומרצים, תיאום כיתות הוראה במערכות השונות וטיפול בהקצאות קורסים.
טיפול בסטודנטים ובכלל זה ניהול מידע אישי, מתן מענה לפניות, רישום לקורסים, מתן פטורים, התאמות והקלות, מניעת נשירה, הנפקת אישורים וטיפול במלגות.
סיוע בטיפול בבוגרים המתגוררים בחו"ל, הנפקת אישורים למוסדות לימודים בינלאומיים וכו'.
אחריות וטיפול על דיווח ציונים.
אחריות על הגשת תזות ומבחני גמר.
סגירת תארים, הנפקת תעודות סיום.
ארגון אירועים, טקסים וסמינרים ובפרט ימי אוריינטציה, ימים פתוחים ועוד.
סיוע בריכוז וועדות בית הספר, הכנת חומרי רקע ודוחות, כתיבת פרוטוקולים והכנת חומרים לאקרדיטציה וניטור.
אחריות לעדכון אתר אינטרנט של בית הספר ופרסום במדיה החברתי

אחריות על הפעילות המנהלית השוטפת של המרכז וסיוע להנהלת בית הספר ובכלל זה:
דיווח שוטף על פעילות המרכז להנהלת בית ספר מנדל.
אחריות על בניית תקציב המרכז והכנת הדוח המסכם.
אחריות ומתן שירות לכל מערך כוח האדם האקדמי והמנהלי של המרכז ואורחיו.
טיפול בתהליכי פרסום הקולות הקוראים של המלגות וקבוצות המחקר, הכנת תיקי המועמדים לדיון בפני הוועדה האקדמית וקליטת המועמדים הנבחרים.
טיפול בתשלומים ומלגות, אחריות על נושאי הלוגיסטיקה, המחשוב, רכישות ציוד ועוד.
ריכוז הוועדה האקדמית של המרכז, רישום פרוטוקולים ומעקב אחר יישום ההחלטות.
שילוב מלגאי מנדל בהוראה ביחידות הפקולטה.
ארגון אירועים אקדמיים שוטפים ובכללם כנסים, סיורים, אירועים ופרויקטים שונים, לרבות אירועים לציבור הרחב.
הפקת פרסומי המרכז: עיתון, חוברות, סרטוני מחקר ודו"חות באנגלית ובעברית.
ליווי הליך הוצאת הפרסומים האקדמיים של קבוצות המחקר וניהול הקשרים עם הגורמים השונים (מו"לים בארץ ובחו"ל, מתרגמים, עורכים).

סיוע לחשבת הפקולטה בתפעול השוטף של משרד החשבות, ובכלל זה:
טיפול בכל סוגי התשלומים בכל תקציבי הפקולטה (תקציבים שוטפים, מיוחדים, כנסים, מחקר).
ריכוז רכישות, טיפול בהזמנות רכש וקשר עם ספקים.
טיפול במלגות ופרסים של הפקולטה: דיווח במערכות האוניברסיטה, בדיקות ומעקב.
טיפול במערך התקבולים, סיוע בתקצוב הכנסות מגורמים שונים, תיעודן ומעקב אחריהן.
סיוע בהכנת דו"חות ביצוע חודשיים ומעקב על הוצאות בפרויקטים.
סיוע בניהול, מעקב ופיקוח שוטף על תקציבי הפקולטה.
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת כגון: תיוק, צילום, סריקות ועוד.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

קבלת קהל ומתן מידע וייעוץ בענייני מנהל תלמידים כגון רישום לקורסים, נהלי לימודים ותוכניות לימוד של המכון והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
ריכוז הרישום ואחריות על עדכון הנרשמים.
בניית תוכניות לימודים, טיפול מול סגל ההוראה בשיבוץ הלימודים, הרכבי הקורסים ועומס הוראה (אורביט).
בדיקת יתרת חובות לתלמידים וסגירת תארים.
ריכוז ועדת משמעת של המכון וטיפול בערעורים.
ריכוז הטיפול בתיקי תלמידים מול היועצים האקדמיים של המכון.
ריכוז מערך הבחינות ותיאום עם מורי החוג, מזכירות הפקולטה ורכז הבחינות ודיווח ציונים במערכת.
שיווק תוכניות הלימודים, בניית חומר פרסומי והפצתו לגורמים שונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של המכון ובכלל זה ארגון יום אוריינטציה למתקבלים, טקס פתיחת שנה ועוד.
טיפול שוטף בענייני המזכירות במכון ובכלל זה מענה לפניות, עדכון תכנים של אתר המכון, הפצת הודעות לחברי הסגל ולתלמידים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות על ניהול ההיבט האדמיניסטרטיבי תפעולי של כלל פעילות האגף. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה
תחומי אחריות: טיפול שוטף בצרכים האדמיניסטרטיביים והלוגיסטיים של האגף, לרבות ניהול ותיאום שוטף של סדר יומה של מנהלת האגף, כולל הכנת חומר לפגישות, מעקב אחר החלטות וביצוען, תיעדוף משימות ותזכורים שוטפים. ניהול יומני פגישות מורכבים ובכלל זה סיוע בניהול יומנים נוספים לפי הצורך. תיאום מגוון פעולות האגף מול גורמי פנים וחוץ. טיפול ברכש ובספקים לרבות הזנה וטיפול בחשבוניות האגף, הזמנת ציוד משרדי אגפי וציוד מטבח. מתן גיבוי אדמיניסטרטיבי בלשכת המנכ"ל. מתן שרות טלפוני ופרונטלי לפונים פנים ארגוניים (מנהלים, עובדים, ועד) וחוץ ארגוניים בכל תחומי פעילות האגף.

אחריות לניהול סקרי שביעות רצון מהוראה ובכלל זה:
קביעת לוחות זמנים ותוכניות עבודה שנתיות לתפעול הסקר.
פרסום הסקר בקרב הסטודנטים, המרצים והיחידות האקדמיות.
תפעול הסקר, מעקב אחר אחוזי המענה, משלוח עדכונים ועוד.
מתן תמיכה שוטפת לציבור המשתמשים, ובכללם סגל אקדמי ומנהלי.
בדיקות ובקרה של הנתונים וטיפול בשגויים וחריגים.
עיבוד סמסטריאלי ושנתי של תוצאות הסקר וכתיבת דו"חות.
הכנת רשימת מרצים מצטיינים וזוכי פרס מילקן שנתי.
עבודה שוטפת מול יחידות האוניברסיטה השונות.
משימות נוספות בהתאם להוראת הממונים.
משרה במילוי מקום לתקופה של 6 חודשים.