דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת מנהלי /ת במחלקה לאדריכלות, קמפוס באר-שבע

אנו מחפשים איש אדמיניסטרציה תותח/ית לניהול המעטפת המשרדית בכפר האירוסים בבאר שבע. העבודה היא בכפיפות למנהל, הכפר ובסביבת עבודה ערכית ודינמית.
היקף משרה: מלאה.
התפקיד כולל:
אחריות כוללת על המעטפת המשרדית והלוגיסטית של הכפר:
משאבי אנוש ושכר:
סיוע אדמיניסטרטיבי בגיוס וקליטת אנשי צוות מול מנהלי היחידות (פתיחת תיק עובד, החתמה על טפסים ומעקב אחר קליטה תקינה).
אחריות מלאה על תוכנת הנוכחות: אישור גיליונות, בדיקת שעות ע"פ חוק וביצוע עדכונים שוטפים.
מתן מענה שוטף לעובדים בנושאי שכר ורווחה: ימי מחלה, חופשה, ביטוחים ועוד.
רכש וכספים:
ניהול מערך הרכש: הזנת הזמנות למערכת 'אביב', עבודה מול ספקים, קבלת חשבוניות וסגירת שוברי כניסה.
טיפול אדמיניסטרטיבי בהחזרי רווחה.
מזכירות שוטפת ודוחות:
ניהול יומן ותיאום ישיבות עבור מנהל הכפר.
ניתוב פניות, מענה טלפוני ועדכון דפי קשר.
מילוי דוחות ייעודיים (כגון דוחות קרן 30) והעברתם למטה.
רישום ומעקב אחר מסמכי רווחה (כולל ריש

אחריות אדמיניסטרטיבית שוטפת של המשרד: ניהול המשרד, מענה טלפוני, זימון פגישות, הדפסות, דואר ותיוק.
עבודה למול גורמים חיצוניים ולמול מרכז הרשת.
הפעלת מערכת המנב"ס, משוב ומערכת נוכחות.
היקף של 100% משרה.

מחפשים/ות תפקיד מרכזי בליבת ההנהלה האקדמית?

זו משרה שמחברת בין ניהול לשכה, קשרי חוץ ופנים, תקציבים, קידום סגל אקדמי, אירועים, פרוטוקולים ופרויקטים פקולטיים תפקיד בכיר, עצמאי ובעל אחריות רחבה.

מה כולל התפקיד?
- ניהול ותפעול לשכת הדיקן ומתן מזכירות אישית לדיקן
-הובלת קשרי פנים וחוץ, לרבות קשרים עם אוניברסיטאות בארץ ובחול
-טיפול בתקציבי הדיקן וביצוע פעולות תקציביות שוטפות
-ריכוז ועדות, מועצת הפקולטה וכתיבת פרוטוקולים איכותיים
-תיאום ומעקב אחר יישום החלטות ועדות
-טיפול בקידום וקביעות של הסגל הבכיר: ריכוז תיקים, המלצות והתכתבויות מקצועיות
- ניהול בקשות קרנות השתלמות ושבתונים לרבות חריגים
-ביצוע רכש ומעקב תקציבי עבור הלשכה
-ריכוז קרנות החוקרים בפקולטה
-כתיבה ועריכת דוח פעילות הפקולטה (כולל ריכוז נתונים, עריכה, גרפיקה והפקה)
-עדכון נתוני סגל במערכות הפקולטה והפקת דוחות מקצועיים
-ארגון אירועים פקולטיים, אירוח אורחים וליווי הדיקן בפעילות שוטפת

מתאמ/ת אדמיניסטרטיבי/ת למשרדים - באר שבע
ההזדמנות שלך להשתלב בתפקיד מרכזי עם אחריות, ממשקים מרובים ותנאים טובים.

מה כולל התפקיד?
מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף למחלקת התחזוקה  ניהול משרד, טיפול בחשבונות וגבייה
פתיחת הזמנות רכש, טיפול בהצעות מחיר  תיאום לוחות זמנים מול ספקי שירות וקבלנים
תיאום פגישות מרובות משתתפים, ליווי וסיכום פגישות  מעקב ובקרה אחר משימות

היקף ותנאים:
משרה מלאה | א-ה | 08:00-17:00
שכר עד 11,500 (בהתאם לניסיון)
סיבוס
ימי מחלה מהיום הראשון

רוצה להיות נקודת החיבור המרכזית בקמפוס?

זה תפקיד שדרכו הכול עובר: סטודנטים, מרצים, הנהלה ואורחים. את/ה מחבר/ת בין אנשים ותהליכים ודואג/ת שדברים יקרו בפועל.

באוניברסיטת בןגוריון מחפשים רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת שהוא/היא לא רק מוציא/ה לפועל, אלא מי שיודע/ת לסדר את הכאוס, להחזיק כמה עולמות במקביל, ולגרום למחלקות שלמות לעבוד חלק.

מה תעשו כאן?
-תובילו את השגרה האדמיניסטרטיבית של יחידות שונות
-תהיו נקודת הקשר הראשונה של סטודנטים וסגל
-תארגנו ועדות, אירועים ופעילויות אקדמיות
-תנהלו תהליכים דיגיטליים, מסמכים ופרויקטים
-תהפכו מערכות מידע לכלי עבודה אפקטיבי

*עבודה דינאמית ומאתגרת
*עבודה מול מנהלי פרויקטים, קבלני משנה ולקוחות.
*סידור עבודה ממוחשב ועבודה מול חוזים.
*סידור עבודה למתקינים ועבודה שוטפת מולם.
*סידור הובלות
*מילוי דוחות ומעקב.

למשרד בתחום העובדים הזרים לבנייה בעומר דרוש/ה מזכיר/ה למשרה מלאה.
התפקיד כולל עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת והתנהלות מול גורמים בתוך הארגון ומחוצה לו.
תחומי אחריות:
מתן מענה טלפוני לעובדים וללקוחות
עבודה משרדית שוטפת
הזנת נתונים ומעקב אחר משימות
סיוע אדמיניסטרטיבי לצוות המשרד