דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל.ת תפעול למערך אף אוזן גרון

לרשת מרפאות וטרינריות מובילה דרוש/ה מנהל/ת אחראי/ת על ניהול המערך האדמיניסטרטיבי של הרשת, תיאום פעולות בין המרפאות ודיווח לבעלים. התפקיד מציע הזדמנות ייחודית להשפיע על הצלחת הרשת ולשפר את חוויית הלקוחות.

תחומי אחריות:
1. ניהול החנות האינטרנטית
- פיקוח על הפעילות השוטפת בחנות, ניהול המלאי ותהליכי ההזמנה והמשלוח.
- שיפור חווית המשתמש והגדלת שיעור ההמרות באתר.

2.ניהול שירות לקוחות:
- מתן מענה מקצועי ללקוחות, טיפול בפניות ובתלונות.
- פיתוח תהליכים לשיפור השירות והניסיון הכולל של הלקוחות.

3. ניהול צוות רפואי ופקידות קבלה:
- גיוס, הכשרה וניהול צוותי העבודה במרפאות.
- תכנון וניהול לוחות זמנים לייעול העבודה והגברת הפרודוקטיביות.

4. אחריות על פעילויות שיווקיות:
- ניהול קמפיינים לפרסום ממומן ושיווק לא ממומן.
- ניתוח תוצאות הקמפיינים והמלצה על שיפורים באסטרטגיות השיווק.

5. דוחות וניתוח נתונים
- הכנת דוחות תקופתיים על ביצועי המרפאות, כולל ניתוח נתונים והמלצות לשיפור.

- העברת מידע עדכני על מגמות בשוק וצרכי הלקוחות.

האקדמיה לאבולוציה של התודעה בע"מ מחפשת מנהל/ת משרד מנוסה, מאורגן/ת ובעל/ת חשיבה אנליטית גבוהה לניהול תהליכי תפעול וכספים בארגון בינלאומי.

התפקיד כולל:
*הובלת תהליכי עבודה ונהלים תפעוליים, הקפדה על דיוק וסטנדרטים גבוהים.
*תיאום עם צוותים פנימיים (תל אביב, סטודיו) ושותפים גלובליים.
*ריכוז חומר כספי מול רו"ח: התאמות, תשלומים, משכורות, דוחות
*חודשיים/רבעוניים/שנתיים, עבודה מול רשויות.
*מעקב אחרי תקציבים, KPI ותחזיות; הפקת תובנות ודוחות סטטוס שוטפים.
*ניהול פרויקטים תפעוליים ומנהליים: תרשימי גאנט, לוחות בקרה, תיעדוף משימות.
*פיתוח ושיפור תהליכים, הטמעת טכנולוגיות וכלי עבודה חדשים.
*ניהול יומן מורכב ותיאום לוחות זמנים של המנכ"ל (כולל עניינים אישיים).
*הכנת אגנדות לפגישות, מעקב משימות ותמיכה בקבלת החלטות מבוססות נתונים.
*תיאום אירועים ונסיעות: פגישות מנהלים, סדנאות, אירועים בכירים.

**משרה מלאה, ימים א-ה, 09:00- 18:00, נדרשת זמינות מעבר לשעות העבודה.**

תמיכה בניהול השוטף של הסניף ומחלקת הפרקטים, תוך שמירה על סדר ארגוני וייעול תהליכים אדמיניסטרטיביים. התפקיד כולל ניהול משימות אדמיניסטרטיביות, מתן שירות ללקוחות, תמיכה במכירות ולוגיסטיקה וכן טיפול בעמלות.

תחומי אחריות עיקריים:
1. אדמיניסטרציה:
ניהול יומנים, פגישות והכוונה של המנהל.
מעקב אחרי משימות ופרויקטים על מנת לוודא עמידה בלוחות זמנים.
הכנה והפקת דוחות פנימיים ודו"חות ניהוליים.
ניהול מסמכים ותיאום בין מחלקות.
ארגון ותחזוקת תיקי לקוחות ותיעוד תקשורת.

2. מענה טלפוני וקביעת פגישות עם לקוחות:
מענה לטלפונים והפנייתם לגורם הרלוונטי (מנהל, איש מכירות, לוגיסטיקה וכו').
קביעת פגישות לאנשי המכירות עם לקוחות אשר מעוניינים בכך.
מתן מידע ראשוני ללקוחות על מוצרים ושירותים.

3. שירות לקוחות:
מתן מענה לשאלות ושירות ללקוחות בנוגע להזמנות, פרקטים, ומוצרים כלליים.
טיפול והעברה לגורם רלוונטי של תלונות לקוחות תוך שמירה על מקצועיות ויעילות.
ריכוז וקידום פתרון בעיות לקוחות בשיתוף פעולה עם מחלקות וסניפים אחרים.

4. טיפול בעמלות:
הכנה ומעקב אחרי עמלות האדריכלים.
דיווח וחשיבה מול אשד על כל בעיה, עיכוב, או בקשה חריגה בנושא העמלות
תיאום ושיח מול הנהלת חשבונות כדי לוודא טיפול נכון בעמלות האדריכלים.

5. תמיכה במוכרי הסניף:
סיוע למוכרי הסניף בנוגע למסמכים, הצעות מחיר, לוגיסטיקה, גבייה ומעקב אחרי הזמנות.
ארגון מידע ותמיכה בביצוע תהליכים שיווקיים.
תמיכה במכירות טלפוניות והכוונת הלקוחות.

6. טיפול בלוגיסטיקה:
תיאום הזמנות מול ספקים.
קביעת מועדים להגעת סחורה ומעקב אחרי פרויקטים בתהליך.
תיאום הגעת פרקטים ללקוחות ולפרויקטים, תוך שיתוף פעולה עם מחלקת הלוגיסטיקה.

כישורים נדרשים:
יכולות ארגוניות גבוהות ניהול משימות רבות בו זמנית.
כושר תקשורת מצוין מענה טלפוני, ניהול פגישות, עבודה מול לקוחות וצוותים פנימיים.
שליטה מלאה במערכות Office Excel, Word, Outlook.
יתרון לניסיון בפריורטי
יכולת עבודה תחת לחץ עמידה בלוחות זמנים הדוקות.
יכולת למידה עצמאית היכולת ללמוד ולהתעדכן במוצרים חדשים ותהליכים.
סודיות ושמירה על פרטיות המידע.