דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת מינהל- המכון למחקר רפואי, הפקולטה לרפואה

השתתפות בקביעת מדיניות המכון ופיקוח על ביצועה.
בניית תקציב, ניהולו השוטף, דיווח והכנת דו"חות לגורמי פנים ולמממנים (באנגלית).
קשר רציף עם המוסד התורם לעדכונים הדדיים לגבי אירועים ופעילות שוטפת.
אחריות על מערך כ"א האקדמי והניהולי במכון שילוב פוסט-דוקטורנטים בהוראה ביחידות הפקולטה, קליטת עוזרי מחקר, תלמידי מוסמך, דוקטורנטים ופוסט-דוקטורנטים ואורחים מהארץ ומחו"ל, טיפול בחוקרים ובמרצים אורחים של המכון.
אחריות על כוח האדם המנהלי של המכון כולל טיפול בהעסקת סטודנטים לפי שעות.
טיפול בנושא נסיעות לחו"ל של כל הצוות.
ארגון כנסים בינלאומיים, טקסים, ימי עיון, הרצאות אורח, סיורים ועוד.
שיווק בערוצים דיגיטליים שונים ואחריות על אתר האינטרנט.
טיפול במלגות של צוות המכון החל משלב פרסום קולות קוראים של המלגות, הכנת תיקי מועמדים לדיון, קליטת המועמדים הנבחרים, חישוב גובה המלגות, טיפול בטפסים.
אחריות על התחזוקה השוטפת של חדרי המכון כולל רכישת הציוד הנדרש ותפעול חדר הישיבות של המכון.

קבלת קהל, מתן מידע, ייעוץ והדרכה לתלמידים בתוכניות הלימוד: מגדר ומגוון, חקר סכסוכים ניהולם ויישובם לרבות תלמידים בינלאומיים.
סיוע וטיפול ברישום לתוכניות המוסמך.
סיוע ברישום לקורסים, התמצאות בנהלי לימודים בתוכניות ומסלולי הלימוד השונים.
בדיקת זכאות לתואר, יתרת חובות וסגירת תארים לסטודנטים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
טיפול במלגות של התוכניות- משלב פרסום הקול הקורא ועד להעברת הדיווח ליחידת חשבות הפקולטה.
סיוע לרכזת בהכנת תוכניות הלימודים.
סיוע לסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים וכן בנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול בהכרה בקורסים מול הפקולטה.
סיוע בריכוז והכנת חומר רקע ונתונים לוועדות שונות.
סיוע בארגון אירועים וכנסים של התוכניות, השתתפות בימים פתוחים.
תחזוקת רשתות חברתיות ואתרי התוכניות.
טיפול בהזמנות רכש, קשר עם ספקים ועוד.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.
היקף: משרה מלאה

ארגון יריד ההשמה המתקיים בפקולטה אחת לשנה, ניהולו וריכוזו (אחריות על הלוגיסטיקה הכרוכה בו, קשר שוטף עם משרדי עורכי דין וארגונים וכו').
ריכוז סדנאות להכנת סטודנטים לקראת ראיונות תעסוקה.
אחריות על פעילות שוטפת להשמת בוגרי הפקולטה למשפטים לרבות יצירת קשר עם מעסיקים פוטנציאליים, קשר עם סטודנטים מחפשי עבודה, הפניית סטודנטים לראיונות ומעקב אחר ההשמה.
ייזום קשרים וייצוג הפקולטה בפני משרדים בתאום עם הנהלת הפקולטה.
תאום פרויקטים של השמה מול משרדי עורכי דין, משרדי ממשלה והנהלת ביהמ"ש.
ייעוץ לתלמידי בוגר באפשרויות ההשמה וההתמחויות השונות שיש.
טיפול במדור להכרה בתארים זרים.
ריכוז הטיפול בענייני הוראה של עו"ד ממשרדים עמיתי הפקולטה.
הקמה וניהול תא בוגרים וקיום קשר עם בוגרי הפקולטה על בסיס קבוע (אירועים, פעילויות, פרסום ועוד).
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ריכוז וטיפול בפניות תלמידי בוגר בשנה ג' בחוג למשפטים ובכלל זה: סיוע ברישום לקורסים, מתן מידע על תכנית הלימודים (מתן אישורים לראיונות ולהתמחות ועוד).
קבלת קהל ומתן מידע לסטודנטים בנושאי הוראה ותלמידים.
טיפול והכנסת שאלוני בחינות למערכת מודל בחינות.
אישור ציוני קורסי בחירה וסמינרים במערכת האורביט, כולל ניהול בקשות להארכת זמן וטיפול בערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
ריכוז פניות ותמיכה במערכת האורביט מול גורמים אחרים במזכירויות החוגים של משפטים וקרימינולוגיה.
עבודה משרדית שוטפת במזכירות תלמידים: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים והפקת דוחות נתונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של הפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מתן מידע לסטודנטים בנושאים של נהלי לימודים, תוכניות לימוד והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
קבלת קהל וטיפול בענייני מינהל תלמידים, ובכלל זה: רישום ללימודים וקורסים במערכת ממוחשבת והנפקת אישורים.
טיפול שוטף בתלמידי החוג לפיסיקה בכלל המסלולים.
ריכוז הבקשות לתואר מוסמך ודוקטורט ותיאום ועדת קבלה.
תיאום ועדת לימודים, וועדות מורים - תלמידים, ועדות לבחינות גמר במוסמך.
ריכוז נושא הבחינות בחוג וכן סיוע בבניה ותכנון של לוח הבחינות.
מתן סיוע לסגל האקדמי בנושא הוראה ולימודים.
תיאום וקביעת פגישות ליו"ר החוג.
עזרה בהכנת טקסים וימים פתוחים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל, לרבות טיפול בדואר נכנס ויוצא ומענה טלפוני.
ניהול יומן מנכ"ל החברה וצוות הלשכה, תיאום פגישות מרובות משתתפים, כולל טיפול מול צדדים שלישיים וגורמים שונים בענייני לו"ז ואדמיניסטרציה.
- הכנת חומרים לפגישות/ישיבות באופן שוטף, הכנת מצגות וכתיבת פרוטוקולים.
- סיוע בריכוז והכנת החומרים לישיבות הדירקטוריון של החברה.
- ביצוע מעקב אחר משימות, ריכוז ותכלול נתונים לבקשת המנכ"ל וצוות לשכת מנכ"ל.
- סיוע מקצועי למנכ"ל ולמנהלת אגף מטה ופרויקטים ועבודה שוטפת מול צוות ההנהלה בארגון.
- עבודה מול גורמים בכירים שונים בתוך החברה ומחוצה לה.