דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת מינהל-הפקולטה למדעי הרוח

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחו"ת שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על תחזוקת המחלקה והציוד בה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
טיפול בסטודנטים בינלאומיים.
ארגון כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי בעבור המחלקה (טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד).
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
טיפול במלגות מחיה ומלגות שככר לימוד לסטודנטים.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחות שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על ניקיון, משק, התקנות וצרכי תחזוקה של המחלקה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
ארגון סמינרים מחלקתיים, כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי עבור המחלקה- טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד.
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

סיוע בטיפול בסגל עובדי האגף לבינוי ותשתיות בנושאי כח אדם שונים, ובכלל זה:
סיוע בארגון וטיפול לוגיסטי בהדרכות וימי עיון מקצועיים של עובדי האגף.
סיוע בהליך גיוס עובדים משלב הפרסום, כולל הפצת המשרות במדיות השונות ועד קבלת עובד ליחידה.
סיוע בטיפול בהליכי קידום עובדים, מעקב אחר הליכי תקופת ניסיון ועוד.
מתן מענה ושירות לכלל עובדי האגף בנושאי כח אדם על היבטיו המגוונים כגון דיווחי נוכחות, כוננות.
סיוע בארגון לוגיסטי של אירועי האגף כגון ימי סיור, יום גיבוש, מסיבת פרישה, כולל טיפול בהזמנת כיבוד ועוד.
עדכון הזמנות במערכת ה- SAP, כגון הזמנת רכש, נעלי עבודה וכו'.
מעקב אחר מערכת הדרכות והשתלמויות פנים וחוץ אגפי.
עדכון ותחזוקת אתר האגף.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

תיאור
סיוע אדמיניסטרטיבי ליו"ר המכון ולמנהלת האדמיניסטרטיבית ובכלל זה:
ריכוז ותיאום נושא המועמדים למשרות אקדמיות וטיפול בהליכי המינוי של המועמדים הנבחרים במכון: איסוף וארגון תיקי המועמדים, עריכת תקצירים, התכתבות באנגלית עם המועמדים, פנייה לממליצים, קביעת לו"ז למפגשים ולהרצאות וכיו"ב.
ריכוז וטיפול באנשי הסגל האקדמי הבכיר של המכון ובכלל זה: מתן קביעות, קידומים, שבתונים, הגשה לפרסים וכיו"ב.
ריכוז ועדות המכון: הכנת חומר, השתתפות בישיבות, כתיבת פרוטוקולים וניתוב החלטות לגורמים הרלוונטיים.
איסוף ועדכון מידע מהיחידות במכון, באוניברסיטה ומגורמים חוץ-אוניברסיטאיים בנושאים שונים, סיוע בהפקת דו"חות והכנת מצגות.
ארגון הרצאות, ימי עיון, טקסים והפקת עלון סמינרים שבועי.
טיפול בתחום השיווק והפרסום של המכון.
ריכוז ותכלול תא הבוגרים של המכון.
ניהול יומן פגישות, מענה טלפוני ועבודה שוטפת מול יו"ר המכון והמנהלת האדמיניסטרטיבית.

טיפול במועמדים ללימודים מתקדמים במחלקה (השלמה למוסמך, מוסמך ומסלול ישיר לדוקטורט) בשיתוף עם הגורמים המוסמכים במחלקה, בפקולטה ובאגף מנהל הסטודנטים.
טיפול בתלמידים לתארים מתקדמים במחלקה (השלמה למוסמך, מוסמך ומסלול ישיר לדוקטורט), ובכלל זה: קליטה, ייעוץ בענייני תוכניות לימודים, רישום לקורסים, דיווח ציונים, מעקב אחר התקדמות בלימודים ועמידה בדרישות, בדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים.
קבלת קהל, מתן מידע על נהלי לימודים ותוכניות ומסלולי הלימוד של המחלקה, והפנייה לגורמים מוסמכים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
ארגון ימים פתוחים לתואר מוסמך.
סיוע בהכנת תוכניות הלימודים של המחלקה.
סיוע בביצוע מטלות משרדיות שוטפות במזכירות ובכלל זה: טיפול בדואר ובחדרי הוראה ומרצים, מעקב אחר תקינות ציוד המחלקה, טיפול ברכישות, קשר עם ספקים.
אחריות על עדכון אתר האינטרנט והעלאת תכנים לרשתות החברתיות.
טיפול במלגות מוסמך ודוקטורט משלב הפרסום ועד לשלב הדיווח.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות וריכוז המערך לבקרת האיכות האקדמית ובכלל זה: ליווי היחידות המנוטרות בהכנת דו"ח הערכה עצמית, תאום ביקור וועדות באוניברסיטה ומעקב אחר יישום המלצות הוועדות והחלטות המל"ג.
טיפול בבקשות העסקה נוספת של הסגל האקדמי.
ריכוז תמיכות משרד הקליטה במדענים חוזרים ובדוקטורנטים הכולל טיפול בחוזים ודו"חות.
ריכוז פרישות סגל אקדמי בכיר ובכלל זה עריכת מכתבי פרישה.
עבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת: מענה לפניות, הכנת מצגות, הכנת דו"חות אקסל, עדכון אתר הלשכה, ארגון טקסים ואירועים שונים ועוד.
אחריות על ריכוז פרויקטים של סגני הרקטור.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

מתן מידע לסטודנטים בנושאים של נהלי לימודים, תוכניות לימוד והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
קבלת קהל וטיפול בענייני מינהל תלמידים, ובכלל זה: רישום ללימודים וקורסים במערכת ממוחשבת והנפקת אישורים.
טיפול שוטף בתלמידי החוג לפיסיקה בכלל המסלולים.
ריכוז הבקשות לתואר מוסמך ודוקטורט ותיאום ועדת קבלה.
תיאום ועדת לימודים, וועדות מורים - תלמידים, ועדות לבחינות גמר במוסמך.
ריכוז נושא הבחינות בחוג וכן סיוע בבניה ותכנון של לוח הבחינות.
מתן סיוע לסגל האקדמי בנושא הוראה ולימודים.
תיאום וקביעת פגישות ליו"ר החוג.
עזרה בהכנת טקסים וימים פתוחים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע לצוות הנהלת הרשות, עבודה משרדית שוטפת ומתן מענה לפניות סגל הרשות, חוקרים וסטודנטים.
טיפול בהרשאות כניסה של חוקרים וסטודנטים.
סיוע בתהליך הנגשת מידע לחוקרים וסטודנטים ואפיון ושיפור אתר הרשות.
איסוף וניתוח מידע ממערכות ייעודיות של הרשות ושיפור תהליכים וממשקים מול החוקרים.
הכנת חוברות ריכוז פעילות שנתיות.
ריכוז הדרכות וקורסים של סטודנטים.
אחריות על ריכוז סקרי הבטיחות ברשות.
סיוע לחשב הרשות ובכלל זה; ריכוז חיובי וזיכויי חוקרים כולל גיול חובות, הזנת אחזקות למערכת ויצירת דו"חות, הוצאת חשבוניות לגורמי חוץ ועוד.
משימות נוספות על פי הנחיות הממונים.

ריכוז עבודת תא הבוגרים של הפקולטה לרפואת שיניים ובכלל זה: עבודה עם ראש תא הבוגרים ויו"ר ועדת בוגרים לייזום והוצאה לפועל של תוכנית עבודה שנתית.
תיאום מקצועי מול מדור בוגרים של האוניברסיטה.
שמירה על הקשר עם בוגרי הפקולטה לדורותיהם וארגון אירועים שונים עבורם.
ריכוז נושא לימודי ההמשך וההתמחויות בפקולטה לרפואת שיניים, עבודה עם יו"ר לימודי המשך ומנהלי המחלקות לייזום והוצאה לפועל של תוכנית שנתית.
ארגון אדמיניסטרטיבי של ימי העיון והכנסים של לימודי המשך.
ניהול הכנסות והוצאות של לימודי המשך, עבודה מול מכון מגיד על תשלומים לנותני שירות ומעקב תקציבי שוטף.
פרסום ותמיכה אדמיניסטרטיבית לרישום לתוכניות ההתמחות השונות.
עריכת פרסומים של הפעילויות השונות והפצתם באמצעי המדיה.
מטלות נוספות לפי הוראת הממונה.

טיפול בהליכים שונים של מכרזי בינוי ותחזוקה החל מההחלטה על ביצוע הפרויקט ועד תום תקופת הבדק תוך תיאום מול מהנדסי ועובדי האגף.
סיוע בהכנת וריכוז המסמכים השונים הנדרשים למכרזים.
מעקב אחר ערבויות, ביטוחים ואחריות בהתאם לנדרש.
ניהול מעקב אחר תוקף הסכמים והתקשרויות.
ניהול מעקב אחר תשלומים לחוזים של שירותי תחזוקה שונים.
הכנת דוחות סטטוס שוטפים של ניהול הליך מכרזי הבינוי.
ארגון, שימור וניהול הידע בתחום ההתקשרויות ונהלי העבודה.
סיוע אדמיניסטרטיבי במשרד החשבות.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.
העבודה בקמפוס א.י.ספרא במשרדי החשבות במטה אב"ת.