דרושים » הוראה, חינוך והדרכה » מנהלן /ית הוראה ותלמידים-מכון רקח לפיסיקה-הפק' למדעי הטבע

טיפול במועמדים ללימודים מתקדמים במחלקה (השלמה למוסמך, מוסמך ומסלול ישיר לדוקטורט) בשיתוף עם הגורמים המוסמכים במחלקה, בפקולטה ובאגף מנהל הסטודנטים.
טיפול בתלמידים לתארים מתקדמים במחלקה (השלמה למוסמך, מוסמך ומסלול ישיר לדוקטורט), ובכלל זה: קליטה, ייעוץ בענייני תוכניות לימודים, רישום לקורסים, דיווח ציונים, מעקב אחר התקדמות בלימודים ועמידה בדרישות, בדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים.
קבלת קהל, מתן מידע על נהלי לימודים ותוכניות ומסלולי הלימוד של המחלקה, והפנייה לגורמים מוסמכים.
דיווח ציונים, טיפול בבחינות ובערעורים.
ארגון ימים פתוחים לתואר מוסמך.
סיוע בהכנת תוכניות הלימודים של המחלקה.
סיוע בביצוע מטלות משרדיות שוטפות במזכירות ובכלל זה: טיפול בדואר ובחדרי הוראה ומרצים, מעקב אחר תקינות ציוד המחלקה, טיפול ברכישות, קשר עם ספקים.
אחריות על עדכון אתר האינטרנט והעלאת תכנים לרשתות החברתיות.
טיפול במלגות מוסמך ודוקטורט משלב הפרסום ועד לשלב הדיווח.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

תיאור
סיוע אדמיניסטרטיבי ליו"ר המכון ולמנהלת האדמיניסטרטיבית ובכלל זה:
ריכוז ותיאום נושא המועמדים למשרות אקדמיות וטיפול בהליכי המינוי של המועמדים הנבחרים במכון: איסוף וארגון תיקי המועמדים, עריכת תקצירים, התכתבות באנגלית עם המועמדים, פנייה לממליצים, קביעת לו"ז למפגשים ולהרצאות וכיו"ב.
ריכוז וטיפול באנשי הסגל האקדמי הבכיר של המכון ובכלל זה: מתן קביעות, קידומים, שבתונים, הגשה לפרסים וכיו"ב.
ריכוז ועדות המכון: הכנת חומר, השתתפות בישיבות, כתיבת פרוטוקולים וניתוב החלטות לגורמים הרלוונטיים.
איסוף ועדכון מידע מהיחידות במכון, באוניברסיטה ומגורמים חוץ-אוניברסיטאיים בנושאים שונים, סיוע בהפקת דו"חות והכנת מצגות.
ארגון הרצאות, ימי עיון, טקסים והפקת עלון סמינרים שבועי.
טיפול בתחום השיווק והפרסום של המכון.
ריכוז ותכלול תא הבוגרים של המכון.
ניהול יומן פגישות, מענה טלפוני ועבודה שוטפת מול יו"ר המכון והמנהלת האדמיניסטרטיבית.

סיוע למנהלת כח אדם בפקולטה ומתן שירות לרכזות חמשת המכונים ובכלל זה:
טיפול במכלול הנושאים הקשורים בהעסקת הסגל האקדמי הזוטר במסלולים השונים ובכלל התקציבים של המכונים כולל: הוצאת מינוים, הארכת מינוים, חל"ד, הפסקת עבודה ועוד.
טיפול בעובדים לפי שעות במכונים בתקציבי מחקר: קליטה, הארכת מינויים, הפסקת עבודה ועוד.
טיפול בסגל האקדמי הבכיר הוצאת מינויים, חל"ד, העסקה נוספת, העסקת גמלאים, הפסקות עבודה.
מתן גיבוי וסיוע בטיפול בסגל המינהלי ועובדים לפי שעות בתקציב הרגיל.
בקרה והפקת דוחות.
עבודה מול משאבי אנוש בכלל הנושאים הקשורים לשכר והנפקת אישורים.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול בהסכמים של חילופי סטודנטים עם מוסדות בחו"ל, בדיקת זכאות המועמדים לצאת לחילופים, ריכוז הטיפול בהיבטים האקדמיים של יציאה לחילופים וקשר רציף עם הרשות לבינלאומיות.
הכנת קולות קוראים לתוכניות חילופי סטודנטים מחלקתיות ופקולטאיות והפצתם לסטודנטים.
מתן מענה שוטף לשאלות המועמדים והנבחרים לחילופים, גם במהלך שהייתם בחו"ל.
ליווי וסיוע לסטודנטים בנושאים מנהלתיים לפני יציאתם לחילופים ולאחר חזרתם, כולל מתן אישורים אקדמיים ללימודים בחו"ל, הכרה בקורסים, רישום חריג ועוד.
עדכון נתוני הסטודנטים היוצאים לחילופים במערכות הממוחשבות.
עדכון שוטף של תוכן באתר האינטרנט ובאמצעי המדיה החברתית במידע הנוגע לחילופי סטודנטים.
ריכוז הטיפול במלגות ובפרסים שבאחריות הדיקנט והפקולטה ובכלל זה: הפצת קולות קוראים, ריכוז הפניות, הכנת תיקי מועמדים, הוצאת מכתבים לזוכים, ייעול תהליכי דיווח והכנת הדיווחים לאוניברסיטה ולתורמים.
ריכוז עבודת וועדת המלגות הפקולטאית וועדת החריגים: זימון הישיבות, רישום פרוטוקולים

ריכוז עבודת תא הבוגרים של הפקולטה לרפואת שיניים ובכלל זה: עבודה עם ראש תא הבוגרים ויו"ר ועדת בוגרים לייזום והוצאה לפועל של תוכנית עבודה שנתית.
תיאום מקצועי מול מדור בוגרים של האוניברסיטה.
שמירה על הקשר עם בוגרי הפקולטה לדורותיהם וארגון אירועים שונים עבורם.
ריכוז נושא לימודי ההמשך וההתמחויות בפקולטה לרפואת שיניים, עבודה עם יו"ר לימודי המשך ומנהלי המחלקות לייזום והוצאה לפועל של תוכנית שנתית.
ארגון אדמיניסטרטיבי של ימי העיון והכנסים של לימודי המשך.
ניהול הכנסות והוצאות של לימודי המשך, עבודה מול מכון מגיד על תשלומים לנותני שירות ומעקב תקציבי שוטף.
פרסום ותמיכה אדמיניסטרטיבית לרישום לתוכניות ההתמחות השונות.
עריכת פרסומים של הפעילויות השונות והפצתם באמצעי המדיה.
מטלות נוספות לפי הוראת הממונה.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
טיפול במלגות מחיה ומלגות שככר לימוד לסטודנטים.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחות שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על ניקיון, משק, התקנות וצרכי תחזוקה של המחלקה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
ארגון סמינרים מחלקתיים, כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי עבור המחלקה- טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד.
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

סיוע לצוות הנהלת הרשות, עבודה משרדית שוטפת ומתן מענה לפניות סגל הרשות, חוקרים וסטודנטים.
טיפול בהרשאות כניסה של חוקרים וסטודנטים.
סיוע בתהליך הנגשת מידע לחוקרים וסטודנטים ואפיון ושיפור אתר הרשות.
איסוף וניתוח מידע ממערכות ייעודיות של הרשות ושיפור תהליכים וממשקים מול החוקרים.
הכנת חוברות ריכוז פעילות שנתיות.
ריכוז הדרכות וקורסים של סטודנטים.
אחריות על ריכוז סקרי הבטיחות ברשות.
סיוע לחשב הרשות ובכלל זה; ריכוז חיובי וזיכויי חוקרים כולל גיול חובות, הזנת אחזקות למערכת ויצירת דו"חות, הוצאת חשבוניות לגורמי חוץ ועוד.
משימות נוספות על פי הנחיות הממונים.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחו"ת שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על תחזוקת המחלקה והציוד בה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
טיפול בסטודנטים בינלאומיים.
ארגון כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי בעבור המחלקה (טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד).
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.