דרושים » כספים וכלכלה » ממלא /ת מקום- רכז /ת תקציבים - לפי שעות

קבלת קהל ומתן מענה במייל לסטודנטים מחו"ל.
טיפול בגביית תשלומים מסטודנטים וגורמי חוץ כגון: שכר לימוד, מעונות, ביטוח בריאות ושונות, כולל הנפקת חשבוניות לגורמי חוץ.
ביצוע התחשבנות מול יחידות באוניברסיטה וגורמי חוץ.
טיפול בהחזרים לסטודנטים כולל חישוב גובה ההחזר.
טיפול בחובות סטודנטים וגורמי חוץ, ניהול מעקב וריכוז הנתונים לצורך העבה לטיפול משפטי.
טיפול בתשלומי מלגות לסטודנטים, הזנתם למערכת חשבונות הסטודנטים של ביה"ס, ניהול מעקב וריכוז כלל המלגות.
טיפול בהלוואות מארה"ב לסטודנטים אמריקאים.
ביצוע התאמות לחשבונות בנקים בישראל וחו"ל, כרטיסי אשראי, עדכון חשבונות הסטודנטים וביצוע חיוב לתקציבי ביה"ס.
הפקת פוליסת ביטוח בריאות לסטודנטים וכרטיסי סטודנט.
קשר שוטף עם יחידות ביה"ס והאוניברסיטה, וגורמי חוץ, וכן מול הנציגות ביה"ס בניו יורק.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול בתלמידי תוכנית אמירים: החל משלב קבלת מועמדים לתכנית ועד לסגירת התואר.
טיפול בתלמידים הלומדים במסגרת לימודים בין מוסדיים.
ריכוז פרויקט מימוש קבלת תלמידים ופרויקט עידוד קבלה בפקולטה, בתיאום עם אגף שיווק ותקשורת ועם מזכירויות החוגים.
טיפול במערך החונכויות עבור משרתי המילואים של הפקולטה, מערך זה כולל גיוס חונכים, שיבוץ, ציוות לתלמידים ודיווח המלגות.
טיפול בבקשות לפתיחת קורסים חדשים עד לאישור סגן הדיקן להוראה.
אחריות על עדכון אתר האינטרנט של הפקולטה בכל הנוגע לנושאים הקשורים למזכירות הוראה ותלמידים.
ארגון יום האוריינטציה למתקבלים חדשים לפקולטה.
טיפול בהפסקות לימודים בהתאם להחלטת וועדת הוראה.
ריכוז הטיפול בקורס הבטיחות לתלמידי הפקולטה.
הוצאת מכתבי הפסקות לימודים עפ"י הנחיית סגן הדיקן להוראה.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בפרויקט מחקר למעבדה העוסקת בתחום הפסיכיאטריה הביולוגית ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: ניהול יומן, הדפסת מכתבים.
טיפול בהזמנות עבודה ורכש עבור החוקרים ובקרת מלאי.
ניהול קשר שוטף עם גורמי חוץ לרבות תיאום ביקורי אורחים מחו"ל.
סיוע בניהול תקציבי המחקר, מעקב אחריהם ובדיקת דו"חות כספיים.
סיוע לחוקרים בהגשת הצעות מחקר לקרנות שונות בארץ ובעולם.
ארגון ומעקב אחר נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל ובכלל זה: טיפול בהכנת ביטוח רפואי, אש"ל, החזר
הוצאות נסיעה וכו'.
סיוע בארגון כנסים וימי עיון.
ניהול קופה קטנה.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע אדמיניסטרטיבי ליו"ר המכון ולמנהלת האדמיניסטרטיבית ובכלל זה:
ריכוז ותיאום נושא המועמדים למשרות אקדמיות וטיפול בהליכי המינוי של המועמדים הנבחרים במכון: איסוף וארגון תיקי המועמדים, עריכת תקצירים, התכתבות באנגלית עם המועמדים, פנייה לממליצים, קביעת לו"ז למפגשים ולהרצאות וכיו"ב.
ריכוז וטיפול באנשי הסגל האקדמי הבכיר של המכון ובכלל זה: מתן קביעות, קידומים, שבתונים, הגשה לפרסים וכיו"ב.
ריכוז ועדות המכון: הכנת חומר, השתתפות בישיבות, כתיבת פרוטוקולים וניתוב החלטות לגורמים הרלוונטיים.
איסוף ועדכון מידע מהיחידות במכון, באוניברסיטה ומגורמים חוץ-אוניברסיטאיים בנושאים שונים, סיוע בהפקת דו"חות והכנת מצגות.
ארגון הרצאות, ימי עיון, טקסים והפקת עלון סמינרים שבועי.
טיפול בתחום השיווק והפרסום של המכון.
ריכוז ותכלול תא הבוגרים של המכון.
ניהול יומן פגישות, מענה טלפוני ועבודה שוטפת מול יו"ר המכון והמנהלת האדמיניסטרטיבית.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות מנהלית על הטיפול בעמידת הפקולטה בסטנדרטים המתחייבים מהאקרדיטציה האמריקאית והתוכנית האסטרטגית של האוניברסיטה ובכלל זה:
תכנון תהליכי עבודה, איסוף מידע, מעקב ובקרה אחר תהליכים הנדרשים לטובת קיום האקרדיטציה ועמידה ביעדי התוכנית האסטרטגית.
סיוע באיסוף וריכוז וועדות ונתונים הקשורים לסטנדרטים שנוגעים לטיפול במטופל, תשתיות ופיתוח סגל.
איתור תקלות הנוגדות את הסטנדרטים האמריקאים וטיפול בהן.
סיוע אדמיניסטרטיבי לדיקן ולסגן הדיקן לבינלאומיות בכל נושאי הבינלאומיות בפקולטה ובכלל זה:
ארגון, תיאום והטמעה של הסכמים בינלאומיים של הפקולטה עם אוניברסיטאות שונות בחו"ל.
קשר רציף עם הרשות לבינלאומיות בנושאים רלוונטיים כגון: טיפול בהסכמים של חילופי סטודנטים עם מוסדות בחו"ל, ריכוז ועדות קבלה לחילופי סטודנטים, ריכוז ותיאום ביקורי הוראה קצרים ועוד.
ליווי וסיוע לסטודנטים בנושאים מנהלתיים לפני היציאה לחילופין / לקורסים מרוכזים בחו"ל ולאחר חזרתם, כולל מתן אישורים אקדמיים ללימודים בחו"ל.

התפקיד כולל סיוע אדמיניסטרטיבי למנהלת חוויית הלקוח וראשת מנהל משאבים, ביישום אסטרטגיית חוויית לקוח וריכוז תהליכים ופרויקטים חוצי ארגון.
תחומי אחריות:
סיוע בפרויקטים מורכבים של האגף בתחומים שונים ע"פ תכנית העבודה של האגף
ריכוז ועריכת דו"חות וסקרים של האגף
קשר שוטף מול ספקים ונותני שירות
בניית מצגות ודו"חות נתונים בתוכנות - Excel ו PowerPoint
מעקב ובקרה אחר יוזמות ופרויקטים חוצי ארגון בתחום חווית לקוח (פרויקט שילוט, מכרזים ועוד)
סיוע בהיערכות לאירועים ממלכתיים של יום הזיכרון לשואה ולגבורה ואירועים רשמיים של האגף
ריכוז וטיפול בנושאים שוטפים בתחום חווית הלקוח, וסיוע אדמיניסטרטיבי כולל: ניהול יומן, מענה לטלפונים, קשר עם לקוחות, פניות ציבור, כוח אדם ועוד
מטלות נוספות בהתאם לצורכי האגף.

דרוש/ה מרכז/מרכזת לאגף בכיר דוברות, תקשורת והסברה, ליחידה להעמדת מידע לציבור, למילוי מקום.
סוג העסקה: מילוי מקום.
תיאור התפקיד
אחריות על טיפול בבקשות חופש מידע ובכלל זה:
קבלת הבקשה, איתור המידע.
אחריות לקבלת הכרעה בדבר המענה למבקש על-ידי הגורמים המוסמכים, מתן המענה בפועל.
מעקב אחר כלל הבקשות במשרד.
גביית אגרות.
פנייה לצד ג' פרסום המענה באתר.
והכל בהתאם להוראות הדין ולהנחיות היחידה הממשלתית לחופש המידע במשרד המשפטים מכוח החלטת הממשלה 2950 מיום ל' באדר א' התשע"א (6.3.2011).
אחריות לקידום הפעילות לגיבוש מדיניות של הפצת מידע יזום על ידי המשרד או יחידת הסמך.
ניהול הקשר של המשרד או יחידת הסמך מול היחידה הממשלתית לחופש המידע.
קידום הפעילות לקביעת מדיניות המשרד או יחידת הסמך בדבר הנגשת מידע לציבור באמצעות אתר האינטרנט של המשרד/ יחידת הסמך, רשתות חברתיות ועוד.
אחריות לפרסום מידע ובכלל זה: הדו"ח השנתי, דיווח הממונה, הנחיות מנהליות ומידע אודות איכות הסביבה מכוח חוק חופש המידע, התשנ"ח-1998.
פרסום התקשרויות והיתרים כאמור בהחלטת ממשלה 1116 מיום כ"ו בטבת התשע"ד (29.12.2013).
פרסום מאגרי מידע וסדרות נתונים מכוח החלטת ממשלה 2985 מיום י"ד בשבט התשס"ח (21.2.2008),והחלטת ממשלה 1933 מיום כ"ט בכסליו התשע"ז (29.12.2016).
קביעת נהלים ודרכי עבודה להנגשת מידע יזום ולטיפול בבקשות חופש מידע במשרד או ביחידת הסמך.
נקיטת פעולות להגברת המודעות בתוך המשרד או יחידת הסמך לקיומן של החובות מכוח החקיקה והחלטות הממשלה, ובכלל זה קיום הדרכות פנים משרדיות למנהלי היחידות ולכלל העבדים.
הגשת המלצות לאחראי המשרד או יחידת הסמך בנוגע לשיפור יישומו של חוק חופש המידע ולהגברת המידע המפורסם לציבור באופן ייזום, ואופן הנגשתו לציבור.
וידוא עדכניות נתוני המשרד או יחידת הסמך באתר המרכזי לחופש המידע.
תאריך הגשת המועמדות: 13.06.2025 00:00.