דרושים » אדמיניסטרציה » מנהלת משרד /מזכירה בכירה לחברה בת"א. 12,000 ש"ח

חברת נדל"ן מובילה בת"א מחפשת מנהל /ת משרד עם אופציה להשתלבות קבועה בהמשך.

תיאור התפקיד:
איוש וניהול שוטף של המשרד
מענה טלפוני ותיאום יומנים, כולל פגישות מורכבות למנהלי החברה
טיפול בהזמנות ותשלומים לספקים
עבודה באקסל ברמה בסיסית (חישובים, טבלאות, סיכומים)
עדכון שוטף של סטטוס עסקאות
איסוף וארגון חומרים עבור הנהלת חשבונות

היקף המשרה:  מלאה, ימים א-ה בין השעות 09:00-17:30 (ללא ימי שישי)
חניה: יש חניה בבניין
שכר: 10-12K

לחברה איכותית ויציבה בתחום הפיננסי, הממוקמת בלב תל אביב, דרושה מנהל /ת משרד של מנכ"ל בחברה פיננסית

מהות התפקיד:
ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור הנהלה בכירה

ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד

טיפול בחשבוניות, עבודה מול ספקים והזמנת ציוד

סיוע בהכנת מצגות לישיבות הנהלה

עבודה עם קבצי Excel ועריכת דוחות

ארגון פעילויות צוות קטנות ואירועים משרדיים (כגון הרמות כוסית, ימי הולדת וכו')

טיפול בהזמנת טיסות ומלונות לנסיעות לחו"ל

ניהול ותיאום יומנים עמוסים תוך תיעדוף משימות משתנה
תיאום פגישות וישיבות הכוללות מגוון גורמים
תקשורת שוטפת עם גורמים פנימיים וחיצוניים
אחריות על הכנה, תפעול וסגירת מעגל של פגישות הנהלה
מענה לפניות ומתן שירות מקצועי ומכבד
מעקב אחר משימות וביצוע בקרה שוטפת
סיוע אדמיניסטרטיבי לפעילות שוטפת של הדרג הניהולי

תפקיד משמעותי בלב העשייה הארגונית אם את/ה מסודר/ת, שירותי/ת ומיומן/ת בניהול יומנים ולשכה זו ההזדמנות שלך
-תנאים טובים למתאימים/ות
-סביבת עבודה מקצועית ומכבדת
-תפקיד עם אחריות, עניין וקשר שוטף עם הדרגים הבכירים ביותר

מה כולל התפקיד?
ניהול מזכירות ואדמיניסטרציה לרבות ניהול יומנים, תיוק מסמכים, הזמנות ציוד ומענה
לטלפונים.
מתן שירות אדמיניסטרטיבי הכולל מתן תמיכה ומענה למחלקות השונות בתאגיד.
ניהול יומנים מורכבים למספר מנהלים, תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור
הממונה כולל זימונים באפליקציית Zoom וTeams
רישום והכנת פרוטוקולים של הישיבות והפצתם לכלל הגורמים. תיקון מסמכים
לאחר הגהה, הכנת מצגות לישיבות.
מענה טלפוני, ניתוב פניות לכלל המנהלים ועוד
הזמנת כיבוד לישיבות, הכנה וארגון חדר הישיבות וכל הנדרש לטובת העניין.
טיפול בהזמנות רכש, אישור חשבוניות ובקרה תקציבית.
התנהלות מול גופים עירוניים וממשלתיים
כפיפות למנהלת משאבי אנוש

התפקיד כולל:
- ניהול משרד עורכי דין.
- ניהול יומנים ותיאום פגישות.
- טיפול בתיקי לקוחות וניהול מסמכים משפטיים.
- עבודה מול מערכת נט המשפט.
- ניהול תקשורת מול לקוחות וגורמים מקצועיים.

העבודה במשרה מלאה, שעות עבודה 8:00-17:00.
אנו מציעים:
- סביבת עבודה מקצועית ודינמית!
- תנאים טובים למתאימים/ות!
- אפשרויות קידום והתפתחות מקצועית!

לחברה בינלאומית המתמחה בהנפקת דרכונים מכל הסוגים דרוש/ה מנהלת אדמיניסטרציה

תיאור התפקיד:

ניהול ותפעול שוטף של המשרד לוגיסטיקה, ציוד, ספקים ותחזוקה.

אחריות על יומנים, תיאומי פגישות ועבודה מול מחלקות הרוחב

ניהול קשר שוטף עם לקוחות, שותפים וספקים.

הכנה ומעקב אחר דו"חות, מצגות וחומרי ניהול.

עבודה מול ממשקים פנימיים ובינלאומיים.
עבודה מול מחלקה המשפטית

לחברה גלובלית בבני ברק גבול רמת גן ניהול ונכסי נדל"ן דרוש/ה מנהל /ת משרד בכיר/ה.
ניהול שוטף של לשכת מנהל היחידה תיאומים, מעקב אחר משימות, שליטה ביומן ובדופק הארגון.
הובלת צוות של 5 עובדות: רכזות רכש, אדמיניסטרציה ויחידה.
תפעול מערכתי של משימות יומיומיות רכש, ספקים, לוגיסטיקה, מיילים ודחיפות.
הקול והעיניים של מנהל היחידה ניהול תקשורת פנים-ארגונית וחוץ-ארגונית.
מענה לכל צורך שעולה בשטח יוזמה, סדר, שליטה בפרטים.
שיפור תהליכים תפעוליים ויצירת שיטות עבודה יעילות.

טיפול בפעילויות מנכ"ל שוטפות
ניהול יומן, פגישות, הכנת מצגות ועוד
אחריות על תחום המדיה, יח"צ והפרסום
ריכוז תחום ההדרכה והכנסים
עבודה בצוות אדמיניסטרציה: ניהול משרד, מענה טלפוני, אירוח, ספקים מתן שירות לכלל עובדי החברה.