דרושים » אדמיניסטרציה » רכז.ת פרויקטים מינהל ארכיאולוגיה

דרוש/ה פקיד/ת כל בכיר/ה.
היקף משרה: 100% משרה - 40 ש"ש.
מטרת התפקיד: מתן שירות לתושבי העיר בכל הקשור לטיפול בדוחות חניה, בקשות לביטול דוחות, הסבת דוחות, בקשות להישפט, תווי חניה אזוריים וכן סיוע למחלקה בפרויקטים מחלקתיים מיוחדים, בהתאם לחוק עזר לירושלים )העמדת רכב וחנייתו(, התשכ"א– ,1960 לסדר הדין הפלילי ותקנותיו, לתקנות התעבורה, לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה. תחומי אחריות: ? טיפול בפניות התושבים, בקבלת קהל, טלפונית ובכתב, בכל הקשור לדוחות חניה ולתווי חניה אזוריים כולל טיפול בפניות ציבור במערכת CRM ; ? סיוע, ארגון וטיפול בנושאים ובפרויקטים מיוחדים אשר בתחומי אחריות המחלקה, כפי שיוטלו עליו ע"י הממונה; ? בדיקה, ביצוע, אישור ומעקב אחר פעולות שונות, באמצעות המערכת הממוחשבת של האגף לשירותי חניה, כולל טיפול בטפסים מקוונים בתחומים הקשורים לפעילות האגף )כגון: דוחות חניה, ערעורים, הסבת דוחות, בקשות להישפט, תווי חניה אזוריים וכו'(, בהתאם לנהלים ולהנחיות הממונה. ? טיפול בהפקת שוברי תשלום ובביצוע החזרים לתושבים הזכאים, בהתאם לנהלים ולהנחיות הממונה; ? מתן מענה טלפוני במוקד הטלפוני באגף לשירותי חניה.
תאריך הגשת המועמדות: 27.07.2025 12:00.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
טיפול במלגות מחיה ומלגות שככר לימוד לסטודנטים.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחות שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על ניקיון, משק, התקנות וצרכי תחזוקה של המחלקה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
ארגון סמינרים מחלקתיים, כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי עבור המחלקה- טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד.
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחו"ת שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על תחזוקת המחלקה והציוד בה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
טיפול בסטודנטים בינלאומיים.
ארגון כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי בעבור המחלקה (טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד).
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

טיפול בהליכים שונים של מכרזי בינוי ותחזוקה החל מההחלטה על ביצוע הפרויקט ועד תום תקופת הבדק תוך תיאום מול מהנדסי ועובדי האגף.
סיוע בהכנת וריכוז המסמכים השונים הנדרשים למכרזים.
מעקב אחר ערבויות, ביטוחים ואחריות בהתאם לנדרש.
ניהול מעקב אחר תוקף הסכמים והתקשרויות.
ניהול מעקב אחר תשלומים לחוזים של שירותי תחזוקה שונים.
הכנת דוחות סטטוס שוטפים של ניהול הליך מכרזי הבינוי.
ארגון, שימור וניהול הידע בתחום ההתקשרויות ונהלי העבודה.
סיוע אדמיניסטרטיבי במשרד החשבות.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.
העבודה בקמפוס א.י.ספרא במשרדי החשבות במטה אב"ת.

דרוש מרכז אזור.
איתור צרכי הדרכה של הסייעות הפדגוגיות, לרבות ייזום והכנת הצעות ותכניות להשתלמויות והגשתן לממונה.
ארגון, ליווי והשתתפות בהשתלמויות מקצועיות של הסייעות בתיאום עם הממונה.
פיקוח ובקרה על שמירת הניקיון, סדר וארגון הציוד והאביזרים המתאימים לפעילות בתי הספר וגני הילדים
שבאחריותו,בהתאם לנהלים עירוניים, להוראות משרד החינוך ולהנחיות הממונה.
ביצוע סיורים שוטפים בבתי הספר ובגני הילדים שבאחריותו לצורך מתן מענים ולפתרון בעיות ופיקוח על עבודת
הסייעות הפדגוגיות, בהתאם לנהלים.
הכנת דוחות שוטפים על ממצאי הביקורת בבתי הספר ובגני הילדים ועל עבודת הסייעות, על סמך הסיורים בשטח,
כולל דיווח על מצב הסדר והניקיון, מצב המבנה וצרכי ההצטיידות והליקויים שנמצאו והכנת חוות דעת והמלצות
לתיקונם והעברתם לממונה.
קיום בירורים בין מנהלי בתי הספר והגננות לסייעות במקרים בהם מתעוררים חילוקי דעות, כולל סיוע במציאת
פתרונות, הכנת פרוטוקולים על מהלך הבירורים והעברתם לממונה.
בחירה וסיוע לממונה בשיבוץ הסייעות הפדגוגיות החדשות והסייעות ממלאות מקום, כולל קיום ראיונות ומיון
המועמדים עפ"י נתוניהם, הצרכים השוטפים באזור וצרכי אוכלוסיות היעד, קליטתן במערכת העירונית וליווין
בהליך הקליטה במוסדות החינוך, בתיאום עם הממונה.
וידוא הכשרת הסייעות הפדגוגיות החדשות והסייעות ממלאות מקום, בהתאם לצרכי אוכלוסיות היעד ובכלל זה
הפנייתם להשתלמויות עפ"י הצורך, ביצוע הדרכות לצורך מתן הנחיות בנוגע לחוקים ולנהלים רלוונטיים,
למדיניות המינהל, למטרות מקצועיות ולתחומי אחריותם, בתיאום עם הממונה.
השתתפות בישיבות המחלקה, בהתאם להנחיות הממונה.
ביצוע תפקידים נוספים עפ"י קביעת והנחיית הממונה.
מקבלי שירות של נושא התפקיד:
בתוך העירייה: מינהל חינוך, הסייעות הפדגוגיות באזור שבאחריותו.
מחוץ לעירייה: הורים, תלמידים, מפקחי משרד החינוך, מנהלי בתי ספר, גננות.
תאריך הגשת המועמדות: 27.07.2025 12:00.

טיפול בהסכמים של חילופי סטודנטים עם מוסדות בחו"ל, בדיקת זכאות המועמדים לצאת לחילופים, ריכוז הטיפול בהיבטים האקדמיים של יציאה לחילופים וקשר רציף עם הרשות לבינלאומיות.
הכנת קולות קוראים לתוכניות חילופי סטודנטים מחלקתיות ופקולטאיות והפצתם לסטודנטים.
מתן מענה שוטף לשאלות המועמדים והנבחרים לחילופים, גם במהלך שהייתם בחו"ל.
ליווי וסיוע לסטודנטים בנושאים מנהלתיים לפני יציאתם לחילופים ולאחר חזרתם, כולל מתן אישורים אקדמיים ללימודים בחו"ל, הכרה בקורסים, רישום חריג ועוד.
עדכון נתוני הסטודנטים היוצאים לחילופים במערכות הממוחשבות.
עדכון שוטף של תוכן באתר האינטרנט ובאמצעי המדיה החברתית במידע הנוגע לחילופי סטודנטים.
ריכוז הטיפול במלגות ובפרסים שבאחריות הדיקנט והפקולטה ובכלל זה: הפצת קולות קוראים, ריכוז הפניות, הכנת תיקי מועמדים, הוצאת מכתבים לזוכים, ייעול תהליכי דיווח והכנת הדיווחים לאוניברסיטה ולתורמים.
ריכוז עבודת וועדת המלגות הפקולטאית וועדת החריגים: זימון הישיבות, רישום פרוטוקולים

אחריות וריכוז המערך לבקרת האיכות האקדמית ובכלל זה: ליווי היחידות המנוטרות בהכנת דו"ח הערכה עצמית, תאום ביקור וועדות באוניברסיטה ומעקב אחר יישום המלצות הוועדות והחלטות המל"ג.
טיפול בבקשות העסקה נוספת של הסגל האקדמי.
ריכוז תמיכות משרד הקליטה במדענים חוזרים ובדוקטורנטים הכולל טיפול בחוזים ודו"חות.
ריכוז פרישות סגל אקדמי בכיר ובכלל זה עריכת מכתבי פרישה.
עבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת: מענה לפניות, הכנת מצגות, הכנת דו"חות אקסל, עדכון אתר הלשכה, ארגון טקסים ואירועים שונים ועוד.
אחריות על ריכוז פרויקטים של סגני הרקטור.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

מה בתפקיד?
* ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל דואר, טלפונים ותיאומים.
* ניהול יומן מנכ"ל וצוות הלשכה כולל פגישות עם גורמים בכירים.
* הכנת מצגות, חומרים ופרוטוקולים לפגישות וישיבות.
* סיוע בהכנת חומרים לישיבות דירקטוריון.
* מעקב אחר משימות, תכלול וניתוח נתונים לפי צורך.