דרוש/ה מזכיר/ת אגף שפ"ע.
תיאור התפקיד:
ביצוע הפעילות האדמיניסטרטיבית של אגף שפ"ע.
עיקרי התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות ניהול משרד עבור מנהל האגף והמחלקות באגף שפ"ע -
ניהול והקלדה של מסמכים, טיפול בדואר)רגיל ואלקטרוני(, תיוק מסמכים וכד'.
ניהול יומן ותיאום פגישות של מנהל האגף ושל מנהלי המחלקות באגף.
ארגון ישיבות האגף: הזמנת כיבוד, כתיבה והפצה של פרוטוקולים ומעקב ביצוע החלטות.
ביצוע הזמנות רכש במערכת ERP, תוך תיאום בין הצרכים לתקציב, וטיפול בחשבוניות.
הכנה, ליווי וטיפול בהגשת מכרזים.
נטילת חלק בכתיבת החוזים וריכוזם, כולל תיוקים, מעקב, ובקרה על עמידה בתנאי החוזה ומועד פקיעתו/חידושו.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור (תושבים, גורמי פנים וחוץ) ובכלל זה, טיפול בפניות ממוקד המועצה.
ליווי הכנת התקציב השנתי עם מנהל האגף.
ליווי והכנה טכנית של תוכנית עבודה שנתית בהנחית מנהל האגף.
ריכוז הטיפול בחשבונות חשמל ודוחות אנרגיה.
ריכוז פעילות הרווחה ולימוד באגף, ימי גיבוש, הרמת כוסית בחגים - בהנחיית מנהל האגף.
שותפות הכנת האגף למצבי חירום - תחת הנחיות מנהל האגף.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י מנהל האגף, בהתאם לצרכים המשתנים של האגף.
כפיפות ארגונית: למנהל אגף שפ"ע.
תאריך הגשת המועמדות: 06.06.2025 16:00.
דרישות:
דרישות התפקיד ותנאי סף:
השכלה: 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
שפות: עברית ברמה גבוהה.
יישומי מחשב: היכרות עם תוכנות ה- office בדגש על Word, Outlook, Excel ו- PowerPoint.
ניסיון מקצועי: ניסיון קודם של שנתיים לפחות בעבודת מזכירות ואדמיניסטרציה - יתרון.
דרישות נוספות לתפקיד:
עבודה מול מחלקות וגורמים רבים בתוך ומחוץ לרשות.
יכולת ארגון, סדר ויסודיות, תכנון ותיאום.
יכולת ביטוי גבוהה בכתב ובע"פ.
כישורים אישיים: בעל.ת תודעת שירות גבוהה// יחסי אנוש טובים // יכולת עבודה בצוות ושיתוף פעולה עם גורמים שונים // יוזמה// עצמאות // רצון לקחת אחריות.
היקף משרה: 100%.
תאריך התחלת עבודה: מידי. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.