לוח משרות דרושים מזכירות / פקידות עבודה ציבורית / ממשלתית

מכרז חיצוני לתפקיד: מזכיר/ה סגן ראש העיר מגזר ערבי ומגזר יהודי (2 תקנים).
היקף משרה: 100%.
ייעוד: ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
תיאור התפקיד:
ניהול והקלדה של מסמכים:
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.
תיקון מסמכים לאחר הגהה.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה
והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני):
קליטה ומיון של דואר.
ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
תאריך הגשת המועמדות: 23.6.24 12:00.

דרוש/ה: 4 מזכירים/ות למרכז חוסן.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות אדמיניסטרטיביות ומטלות פקידותיות הנוגעות למשימות מרכז החוסן ולהנחיות
מנהלת מרכז החוסן.
ניהול יומן המחלקה.
מענה טלפוני לתושבים הפונים למרכז חוסן.
קשר שוטף עם צוות המטפלים ועובדי המחלקה.
ניהול שוטף של המשרד.
העברה וריכוז דיווחים על פי הנחיות מנהלת מרכז חוסן.
סיוע בהפקת אירועים מיוחדים באגף (הכשרות, ימי צוות וכו').
כפיפות: מנהלת מרכז חוסן.
תנאי העסקה: עפ"י ההסכם הקיבוצי ברשויות המקומיות.
תאריך הגשת המועמדות: 23.6.24 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ה לאזור המרכז.
​ביצוע עבודות מזכירות שוטפות.
סיוע בתכנון תיאום וניהול לו"ז מנהל.
סיוע בריכוז חומר והכנות לקראת דיונים.
הכנת דוחות ומצגות בהתאם לצורך.
היקף העסקה: 160 שעות עבודה חודשיות- זמינות של לפחות 4 בקרים בשבוע.
ללא עבודה בסופי שבוע.
מקום העבודה: אזור המרכז .

דרוש/ה מזכיר/ה בבית ספר (2 משרות, כל אחת 100%).
תיאור תמציתי של התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת בית הספר ולהנחיות מנהל בית הספר.
עיקרי התפקיד: ניהול תיקי עובדי בית הספר, עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר במערכת ניהול בתי ספר(להלן: "מנב"סנט"), רישום תלמידים, הכנת תעודות לתלמידי בית הספר, ניהול מסמכים ודואר בית הספר, מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר, ניהול הפעילות של מנהלת בית הספר, תפעול פרויקטים ייחודיים, ביצוע פעולות מנהלתיות בנוגע לעזרה ראשונה הניתנת בבית הספר, טיפול ברכש, גביית כספים, הכנת דוחות, עבודה מול ספקי חוץ וקבלני נקיון, התאמות בנקים והפקדות,
ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם להנחיות הממונה.

תאריך הגשת המועמדות: 20/6/2024 עד השעה 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף אחזקה ותשתיות.
היקף משרה 100%.
מועד מיידי איוש:
תיאור התפקיד:
ניהול משימות מנהליות הכוללות:
מענה טלפוני ופרונטלי לפניות עובדי המחלקה ושל גורמים חיצוניים, לקוחות ותושבים.
אחריות לניהול סדר היום ותיאום יומנים של מנהל אגף אחזקה ותשתיות.
ניסוח מכתבים, הדפסת ותיוק מסמכים.
השתתפות בישיבות ו הוצאת פרוטוקולים וסיכום ישיבות.
טיפול בדואר נכנס ויוצא
ריכוז דרישות רכש וציוד של המחלקה.
עבודה מול גורמי חוץ ומול המחלקות והאגפים השונים ברשות, לרבות מזכירות לשכת ראש הרשות ומנכ"ל הרשות. קבלת קריאות של תקלות וניהול מעקב ובקרה אחר סגירתן. ניהול רשומות ומעקב אחר הזמנות. ניהול ומעקב אחר חשבוניות, מכרזים וחוזים.
כל נושא אחר בתחומי העיסוק אשר המעסיק יחליט שהינו בתחום אחריות המשרה.

תאריך הגשת המועמדות: 19/6/2024 עד השעה 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ה למחלקת איכות הסביבה.
מתן שירותי אדמיניסטרציה, הפקת דו"חות שונים, הכנת מצגות וניהול
יומן.
אחריות לביצוע המטלות המשרדיות בתחום המזכירות, קבלת קהל,
הדפסות, מענה טלפוני, טיפול בדואר יוצא ונכנס, תיאום ישיבות וכד'.
הזנת נתונים למערכות הממוחשבות.
אחריות לביצוע המטלות המקצועיות של המחלקה, מענה למשימות
ופרויקטים שונים, עדכון נתונים והגדרות, מעקב ביצוע וכד'.

לגוף ממשלתי דרוש/ה עובד/ת לתחום הגמלאות.
תיאור התפקיד:
מתן שירות וסיוע במיצוי זכויות למבוטחים הפונים לגוף.
טיפול בתביעות המבוטחים לגמלאות.
קבלת קהל.

לגוף ממשלתי דרוש/ה עובד/ת לתחום הגבייה.
תיאור התפקיד:
מתן שירות וסיוע במיצוי זכויות של המבוטחים הפונים לגוף.
טיפול בנושאי הביטוח והגבייה של הגוף.
קבלת קהל.

דרוש/ה מנהלנ/ית אדמיניסטרטיבית לביה"ס.
היקף: 100% משרה.
הגדרת תפקיד: תפעול מערך הכספים של בית הספר.
תיאור התפקיד:
תפעול חשבונות בית הספר.
גביית כספים.
בקרה ודיווח על הנתונים הכספיים של בית הספר.
ניהול רכש לכלל יחידות ביה"ס.
ניהול תהליכי תחזוקה, אחזקה, ניקיון ופיתוח.
ניהול תחום מכרזים והתקשרויות.
מתן מענה לכלל יחידות המטה במועצה בני שמעון.
הגשת קולות קוראים.
כפיפות ארגונית: מנהל /ת בית ספר.
תחילת עבודה מיידי.
תאריך הגשת המועמדות: 18/06/2024 00:00.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף הנדסה.
היקף משרה 100%.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודת מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות ואגף ההנדסה,
לפי הנחיותיו של הממונה.
תחומי האחריות:
הקלדת מסמכים, הדפסה ומשלוח של מסמכים. הקלדה ועיצוב של מצגות. תיוק מסמכים, באופן המבטיח זמינותם. אחראית על ארכיון האגף.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף המהנדס.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י הממונה הישיר.
ניהול שוטף של פעילויות מהנדס המועצה על משימותיו.
טיפול ומעקב של נושאים בטיפול מהנדס המועצה מול גורמי חוץ ומעקב אחר משימות.
מענה טלפוני, ריכוז ומענה לפניות הציבור.
ניתוב פניות תושבים המגיעות לאגף הנדסה.
מתן שירות לתושב.
תאריך הגשת המועמדות: 16.6.24 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת האגף לשירותים חברתיים.
היקף משרה: 100%.
מועד איוש: מיידי.
תיאור התפקיד:
אחריות על ניהול יומן מנהל /ת האגף:
מענה טלפוני ומתן אינפורמציה ראשונית ללקוחות האגף.
ניסוח מכתבים, הדפסת ותיוק מסמכים.
הוצאת פרוטוקולים וסיכום ישיבות.
טיפול בדואר נכנס ויוצא.
מענה לפניות הציבור:
קבלת הפונים לאגף והפנייתם לבעלי התפקידים הרלוונטיים.
מתן מידע על השירותים הניתנים.
מסירת טפסים לפונים וסיוע במילואם, במידת הצורך.
קביעת תור לקבלת קהל.
תיאום פגישות בין הפונים לעובדים המטפלים בעניינם.
דאגה לשמירה על הסדר והשקט.
רישום וריכוז נתונים על פונים בהתאם לדרישות הממונה.
ניהול משימות מנהליות של האגף (לוגיסטיקה, הזמנת ציוד, ארכיב וכד').
עבודה מול גורמי חוץ ומול המחלקות והאגפים השונים ברשות, לרבות מזכירות לשכת ראש הרשות ומנכ"ל הרשות.
כל נושא אחר בתחומי העיסוק אשר המעסיק יחליט שהינו בתחום אחריות המשרה.
תאריך הגשת המועמדות: 16.06.2024 12:00.

דרוש/ה מ"מ מזכירת מחלקת רישוי וקידום עסקים ופיקוח.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודות המחלקה רישוי עסקים ופיקוח, לפי הנחיות מנהל המחלקה.
תחומי אחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים:
הדפסה והגהה של מסמכים.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
עבודות אדמיניסטרציה. ניהול יומן מנהל המחלקה.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י מנהל המחלקה.
קבלת קהל:
מתן מענה נגיש לבעלי העסקים והתושבים במסגרת שעות קבלת קהל ומענה טלפוני.
בדיקת תלונות של יזמים או בעלי עסקים או תושבים.
טיפול בבקשות לרישוי עסק:
וידוא כי מגיש הבקשה צירף את כל המסמכים הנדרשים בעת הגשת הבקשה לרישוי.
ריכוז חוות הדעת והאישורים בהתקבלו והעברת הבקשה למנהל היחידה לרישוי וקידום עסקים.
העברתהתשובה לבקשה לבעל העסק, בהתאם להנחיות מנהל מחלקת רישוי וקידום עסקים.
החתמת בעלי עסקים על הרשיונות ו/או ההיתרים.
טיפול בקנסות במערכות ממוחשבות (טיפול בבקשות לביטול, תוי חנייה).
תאריך הגשת המועמדות: 16.06.2024 12:00.

דרוש/ה מ"מ זמני פקידה לאגף אסטרטגיה וקידום עסקים.
תיאור התפקיד:
טיפול והכוונה של פניות עסקים לגורמים עירוניים המטפלים בנושא אדמיניסטרציה משרדית
הקלדות מסמכים ותיוקם.
הזמנת ציוד משרדי וכיבוד לישיבות שמתקיימות באגף.
פעילות בשיתוף פעולה עם הממונים ובהתאם להנחיותיהם.
תנאי העסקה:
משרה מלאה 8.5 שעות 5 ימים בשבוע, נדרש זמינות עבודה בשעות אחה"צ.

דרוש/ה מזכיר/ה ותחשיבן/נית (עובד/ת זכאות) למשרד לשירותים חברתיים.
היקף משרה 100%.
תיאור המשרה:
אחריות למימוש הכספי של ההחלטות הטיפולית ברמת הפרט ו/או הקהילה, בכפוף להנחיות המשרד.
קבלת בקשות לחישוב זכאות מקבלי השירות לצורך קביעת השתתפות עצמית עבור הסיוע
שקבע העובד הסוציאלי המטפל.
העברת החישוב לממונה לאישור, תוך כדי הצגת המצב התקציבי בתקנה התואמת.
אחריות להסברת דרך החישוב למקבלי השירות.
הכנת תשובה למקבל השירות לחתימת המנהל על פי תקנות שירותי הסעד (תפקידי המנהל וועדת הסעד), תשכ"ד.1963-
מעקב אחר השתתפויות המשפחות בפועל והשתתפות גורמים נוספים.
העברת מידע לעובדים על תוכניות סיוע אשר עומדות לפני מועד סיומן לצורך בדיקה חוזרת.
הכנת הוראות תשלום או דיווחים למשרד לאחר אישור חישוב ההשתתפות על ידי הממונה,
העברתם לחתימת מנהל המחלקה וגזבר הרשות המקומית.
דיווח למשרד באמצעות המערכות הממוחשבות של הרשויות וטיפול בשגויים.
דיווח למערכות ייעודיות חיצוניות במקרים נדרשים.
ריכוז ההיבט הכספי של הפרויקטים השונים של המחלקה או הצוות.
ביצוע מעקב אחר קליטת הדיווחים וביצוע מעקב חודשים אחר הביצוע התקציבי בהתאם
להוצאות וקצב המימון, תוך כדי הבחנה בין התקציבים המאושרים על ידי המשרד הרשות
המקומית, קרנות ומקורות תקציביים נוספים..
ביצוע הזמנות באמצעות מחלקת הרכש ברשות המקומית וכן ביצוע מעקב אחר הדיווחים
של הספקים והעברת מידע על חריגות לממונה.
דיווח למשרד על העסקת עובדים, לצורך זיכוי הרשות על העסקתם לפי התקן לעובד
ונתוניו האישיים (מועד תחילת העסקה, מועד סיום העסקה ושינויים במשך תקופת העסקת העובד).
מעקב אחר קליטת העובדים במשרד וביצוע מעקב תקציבי בהתאמה, תוך תיאום עם
מחלקת משאבי אנוש ושכר ברשויות המקומיות, וכן עם גזבר או חשב הרשות המקומית.
אחריות על ביצוע פעילויות אדמינסטרטיביות ומנהליות של המחלקה או הצוות.
ביצוע פעילויות נוספות על פי דרישת הממונה
תאריך הגשת המועמדות: 16.06.2024 12:00.

לגוף ממשלתי, לסניף באר שבע, דרוש/ה נציג/ת שירות דובר/ת ערבית לקבלת קהל.
75% משרה.
תיאור התפקיד:
מתן שירות וסיוע במיצוי זכויות למבוטחים הפונים לגוף.
טיפול בתביעות המבוטחים לגמלאות.
העבודה כרוכה בנסיעות בכל נקודות השירות במרחב הגיאוגרפי של הסניף.