לארגון בירושלים דרוש.ה מנהל.ת לשכת מנכל לניהול סדר היום, תיאום מול גורמי פנים וחוץ ומעקב אחר החלטות ומשימות. התפקיד משלב אחריות אדמיניסטרטיבית רחבה ועבודה צמודה להנהלה.
התפקיד כולל:
- ניהול לשכת המנכל/ית וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
-היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ.
-הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
-כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
-טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
-תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות המנכל/ית והעמותה, לרבות אירוח וקבלת פנים.
-הכנת מצגות ומסמכים מקצועיים ומעוצבים בהתאם לצורך.
-אחריות על היבטים אדמיניסטרטיביים ותפעוליים הנדרשים לפעילות השוטפת של העמותה.
*עבודה במשרה מלאה/חלקית ימים א-ה בשעות 8-17*
**שכר- גבוה**
דרישות:
-עדיפות לבעלי תואר רלוונטי.
-ניסיון קודם בניהול לשכה בכירה, אדמיניסטרציה בכירה או תפקיד דומה לפחות 3 שנים- חובה.
-יכולת גבוהה לניהול, תיעדוף ומעקב אחר משימות מרובות בסביבה דינמית ומרובת ממשקים.
-דיסקרטיות, אמינות ושיקול דעת בעבודה עם מידע רגיש.
-יכולת ניסוח גבוהה בכתב ובעל פה, לרבות כתיבת סיכומים, פרוטוקולים ומסמכים מקצועיים בעברית ובאנגלית- חובה.
-שליטה גבוהה ביישומי Microsoft Office, בדגש על Outlook, Word ו-PowerPoint, וכן שליטה מעולה בכלי AI- חובה.
-סדר, ארגון, דיוק, ירידה לפרטים ועמידה בלוחות זמנים.
-יחסי אנוש מצוינים, תודעת שירות ויכולת עבודה עם גורמים בכירים, ממשקים פנימיים ושותפים חיצוניים.
-שליטה מעולה באנגלית- חובה.
-ניידות עצמאית ורכב זמין - חובה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.