דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ה למנהל מחלקה באזור ירושלים

למשרד רואי חשבון מוביל בירושלים דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לתפקיד מרכזי ודינמי הכולל אחריות רחבה על ניהול ותפעול שוטף של לשכת מנהל האגף, עבודה מול ממשקים רבים ומתן מענה אדמיניסטרטיבי מקצועי בסביבה עסקית מרובת משימות.

תחומי אחריות:

- ניהול יומן ותיאום פגישות מורכבות
- ניהול ותפעול שוטף של לשכת מנהל האגף
- תיאום ומעקב אחר משימות, פרויקטים ותהליכים רוחביים
- הכנת חומרים לישיבות, סיכומי דיון ומעקב ביצוע
- עבודה שוטפת מול גורמים פנימיים וחיצוניים
- טיפול בהתכתבויות, מסמכים ודוחות
- מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף ותמיכה בפעילות האגף
- סיוע בארגון ישיבות, פגישות ואירועים מקצועיים

תיאור התפקיד:

מתן מענה למנהלים
גיבוי טלפוני לסגנית מנכ"למנהל אגף
תיוקים והקלדות
סיוע במטלות משרדיות שונות
עזרה לבעלי תפקידים במשרד
הזמנת ציוד
סיוע למנהל האגף ולמנהלים בארגון

התפקיד כולל:
ניהול יומן ותיאום פגישות.
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהל המחלקה.
טיפול בהתכתבויות, מסמכים ודוחות.
תיאום מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
מעקב אחר משימות ולוחות זמנים.
מענה טלפוני וניהול תקשורת משרדית.

לדיור מוגן איכותי, משפחתי ומפנק באזור ירושלים דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה לתפקיד מרכזי ומשמעותי בסביבה אנושית, שירותית ונעימה.

מדובר בתפקיד עם השפעה אמיתית על התנהלות ההנהלה, הכולל עבודה צמודה עם גורמי ניהול בארגון ופוטנציאל להתרחבות סמכויות למועמד/ת המתאים/ה.

התפקיד כולל:
ניהול יומני הנהלה, תיאום פגישות וישיבות הנהלה, סיכום ישיבות ומעקב שוטף אחר משימות וביצוע החלטות מול מנהלים במחלקות השונות.
בנוסף, אחריות על עמדת הקבלה ומתן מענה פרונטלי וטלפוני לדיירים, ספקים וגורמי חוץ, תוך ניתוב מקצועי ויעיל של הפניות.
העבודה כוללת גם הכנת מצגות ודוחות, הפצת עדכונים והודעות, ותיאום שוטף מול ממשקים פנימיים וחיצוניים.

נדרשת הגעה עצמאית (אין תחבורה ציבורית נוחה למקום).

מה תקבל/י אצלנו?
סביבת עבודה נעימה, תומכת ומשפחתית
צוות מקצועי ומנוסה
תנאים נלווים טובים - קרן השתלמות, אוכל ונסיעות
שעות עבודה נוחות

לרשות הטבע והגנים, חטיבת לוגיסטיקה
דרוש/ה
עוזר/ת מנהל אגף רכש ותחזוקה
משרה זמנית, החלפה לחל"ד
העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.