דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה איש מזכירות ופקידות - הצטרפ /י לצוות מקצועי ותומך

מדובר בתפקיד מגוון ודינמי הכולל אחריות אדמיניסטרטיבית רחבה לצד מתן שירות שוטף ללקוחות החברה.
העבודה כוללת: ממשק יומיומי עם גורמים רבים בתוך הארגון ועבודה סמוכה למנכ"ל החברה.
אצלנו בחברה אוהבים הורים, ולכן המשרה מתאימה לאימהות.

תחומי אחריות
מענה לשיחות טלפון וטיפול בפניות לקוחות
פתיחת קריאות שירות במערכת וניהול המעקב
עבודה שוטפת עם מגוון ממשקים ומערכות
תיאום בין מחלקות שונות בחברה
סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ותמיכה תפעולית
עבודה מסודרת ומדויקת לצד ריבוי משימות

קצת על סביבת העבודה
לא מדובר במוקד שירות - כמות הפניות נמוכה יחסית, העבודה נעשית בסביבה רגועה, אישית ומשפחתית עם דגש על איכות שירות ולא כמות.

-אחריות על תפעול שוטף של מרכז השירות ומתן מענה לפניות וקריאות שירות, תוך תיאום בין גורמים פנימיים וחיצוניים, מעקב אחר ביצוע הטיפול עד לסגירת הקריאה.
תיעוד מלא של התהליכים התפעוליים, הרגולטוריים והכספיים.
 
-התפקיד כולל:קבלת קריאות שירות, פתיחתן וניהולן במערכת ניהול השירות ITCC, ניתוב הקריאות לגורמים מטפלים, מענה טלפוני לפניות ותקלות, מעקב אחר סטטוס הטיפול ועמידה בלוחות זמנים.
בנוסף, אחריות על טיפול בדוחות אירוע, תיעוד עבודות תיקון, קליטה ובקרה של חשבוניות ספקים, הוצאת הזמנות עבודה והזמנות רכש, וניהול מסמכי רגולציה ואישורים נדרשים.
 
-העבודה מתבצעת בממשק שוטף עם ספקים, קבלנים וגורמים פנימיים בארגון, ודורשת סדר, ארגון, תודעת שירות גבוהה, יכולת עבודה עצמאית ויכולת ניהול ריבוי משימות.

לחברת רוקוול אוטומיישן, חברה גלובלית בתחום הבקרה והאוטומציה, הממוקמת בנתניה, דרוש/ה עובד/ת לניהול אדמיניסטרטיבי ותפעול שוטף של שירותי המשרד.
מדובר על משרה מלאה, 5 ימים בשבוע 8:30-17:00 נוכחות חובה (ישיבה בקבלה)
עיקרי משימות:
תפעול שוטף של המשרד:
טיפול בחשבוניות ספקים ותשלומים מול הנהלת חשבונות.
ניהול תחזוקת מבנים/מתחמים, ניקיון, הסעדה, מיזוג אוויר, חשמל ומים.
בחירת נותני שירות/קבלנים
ניהול משא ומתן על תעריפים ופיקוח על איכות השירותים הניתנים.
התנהלות במסגרת תקציב הנקבע מראש.
רכש משרדי.
קבלת אורחים.
דלפק הקבלה:
ניהול שוטף של דלפק הקבלה והסביבה.
ניהול ותפעול תהליכים קיימים להבטחת תפעול יעיל.
תכונות נדרשות לתפקיד:
מקצועיות ושירותיות.
ראש גדול ואסרטיבית במידה
שיתוף פעולה ובעל/ת יכולת עבודה בצוות.
תקשורת והבעה- בע"פ ובכתב- בעברית ובאנגלית.
יכולת משא ומתן.