דרוש/ה מזכיר/ה באגף שפ"ע.
היקף משרה: 100% משרה, 40 שעות שבועיות/
תקופת העסקה: מידי.
תיאור התפקיד: ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לאגף שפ"ע לפי הנחיות הממונה.
עיקרי התפקיד:
1. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור - מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות. ניתוב פניות תושבים המגיעות לאגף למחלקות הרלוונטיות לטיפול ומענה, כולל השירות הווטרינרי. סינון וניתוב שיחות למנהל האגף.
2. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה - תיאום של פעולות ופגישות עבור הממונה, ניהול לוח זמנים, תיאום ישיבות כולל איסוף חומרים והכנתם לישיבות האגף, תיאום הרצאות ואירועים עם בעלי תפקידים במועצה ועם גורמי חוץ ומשלוח תזכורות שונות.
3. ניהול והקלדה של מסמכים ומכתבים - הקלדת מסמכים, הדפסה ומשלוח של מסמכים, תיקון מסמכים לאחר הגהה, הפצה לנמענים, הקלדה ועיצוב של מצגות, צילום, שכפול, תיוק אחסון וגיבוי קבצים ומסמכים באופן נגיש, קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות, מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון, איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה, רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
4. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני) - קליטה ומיון של דואר, ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה, הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה, וידוא הפצתו לגורמים הרלוונטיים ומעקב אחר קבלת תשובות ומתן מענה.
5. ריכוז הזמנות עבודה - קבלת הצעות מחיר, ריכוז הזמנות עבודה באגף מול ספקים וקבלנים ומעקב ביצוען.
6. ריכוז וטיפול בפרויקטים שונים באגף כולל מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות.
7. ביצוע משימות נוספות על פי דרישות הממונה בשגרה ובחירום.
תאריך הגשת המועמדות: 03/05/2026 00:00.
דרישות:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
השכלה אקדמית - יתרון.
נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י צרכי האגף ובהתאם להוראת הממונה.
כישורים ומיומנויות: היכרות ושליטה מלאה בתוכנות OFFICE.
עברית ברמה גבוהה.אמינות, יסודיות, ארגון וסדר ברמה גבוהה, כושר התבטאות בכתב ובעל פה ברמה גבוהה, יכולת עבודה תחת לחץ ובריבוי משימות, תודעת שירות גבוהה, דייקנות ויכולת עבודה באופן עצמאי.
הערות: נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י צרכי האגף ובהתאם להוראת הממונה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.