דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת אדמיניסטרציה לאגף תפעול. (70 /2025)

דרוש/ה מ"מ מזכיר/ת גזבר.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות בתחומי מזכירות ומטלות פקידותיות ופרויקטים הנוגעים לעבודת הגזבר ואגף תקציבים ורכש.
עיקרי התפקיד:
1. ניהול לוח זמנים ופגישות של הגזבר ומנהלת האגף.
2. ניהול מסמכים, דואר ותיוקם.
3. עבודה עם מערכות רכש
4. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור ולקריאות המוקד.
5. הזמנת ציוד משרד.
6. עבודה מול ספקים.
7. טיפול בנושאים כספיים: קבלות, חשבוניות, הצעות מחיר ועוד.
8. ריכוז פרויקטים של מחלקות האגף.
9. כל נושא אחר אשר המעסיק יחליט שהינו בתחום אחריות המשרה בשגרה ובחירום.
תאריך הגשת המועמדות: 29.12.2025 00:00.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף ההון האנושי.
היקף משרה 100% משרה.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת האגף, לפי הנחיות הממונה.
עיקרי התפקיד:
סיוע בהליכי מיון וגיוס עובדים לרשות- עריכת ראיונות טלפוניים מקדימים עם המועמדים לתפקיד, תיאום ראיונות אישיים עם המועמדים, לקראת וועדת הבחינה, איסוף כל המסמכים והאישורים הרלוונטיים לתפקיד ובדיקת תקפותם, עדכון מועמדים בכל שלב בהליך הגיוס, עדכון נתונים במאגר מועמדים ממוחשב, סיוע למנהל יחידת ההון האנושי באפיון דרישות התפקיד, מול מנהלי היחידות ובכפוף לצרכי הרשות בהתאם לדין ולהנחיות משרד הפנים, פנייה לחברות השמה, פנייה ללשכות תעסוקה ופרסום מכרזים לאיתור ולגיוס מועמדים.סיוע וליווי בהליכי קליטת עובדים חדשים לרשות המקומית.
הדרכה ופירוט תנאי השירות במסגרת הליך קליטת עובד וסיום העסקתו.
תיאום וריכוז תהליכים ארגוניים- כתיבה ועריכה של נהלים והבאתם לאישור הממונה, הפצת נהלי העבודה יחידות השונות, מעקב אחרי יישום נהלי עבודה ברשות ודיווח לממונה, הפצת מידע ארגוני לידיעת כלל העובדים, לבקשת הממונה, הפצת והנגשת הנחיות רגולטוריות.
ניהול יומן לוח זמנים ופגישות של מנהלת האגף.
מענה לפניות העובדים בנושאים מגוונים בתחומי ההון האנושי ומענה טלפוני.
ביצוע מעקב וסגירת פניה שמתקבלת באגף ההון האנושי.
מענה למשימות היחידה המשתנות מעת לעת ובהתאם לצורך.
ניהול והקלדה של מסמכים - הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסה ומשלוח של מסמכים, תיקון מסמכים לאחר הגהה, אחסון וגיבוי קבצים במחשב, הקלדה ועיצוב של מצגות, צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד, קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות, תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם, מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון, סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה,
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה, רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
תאריך הגשת המועמדות: 28.12.25 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף רכש, מכרזים והתקשרויות.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ניהול וקליטה של מסמכים הדפסה ומשלוח של מסמכים, הקלדה ועיצוב של מצגות,קבלה והעברה של מסמכים,איסוף חומרים והכנתם לישיבות,רשום והקלדת פרוטוקולים,ארגון מידע בטבלאות אקסל.
טפול בדואר רגיל ואלקטרוני, קליטה ומיון של דואר,ניתוב עפ"י הנחיית הממונה,איסוף חומרים והכנתם לישיבות וועדות בהן משתתף הממונה.
מענה טלפוני ורישום הודעות טלפוניות, ניתוב וסינון פניות למנהל האגף, מנהלת המחלקה ולצוות.
קבלת קהל פרונטלית, סיוע מקצועי עפ"י הנחיות הממונה.
טיפול והכנת פרוטוקולים של וועדות רכש וועדות מקצועיות.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
שליחת זימונים לראיונות ומכתבי זכייה / אי זכייה למציעים.
ביצוע עבודות אדמיניסטרציה שוטפות.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה תאום טלפוני של פעולות ופגישות,משלוח תזכורות,זימון צדדים לישיבות במייל/ טלפונית ככל הנדרש.
אחריות ניתוב שיחות בין העובדים לפי הצורך.
חיתום דיגיטלי.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י הממונה הישיר.
תאריך הגשת המועמדות: 25.12.2025 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת מנכ"ל העירייה.
היקף העסקה: מלאה.
תיאור התפקיד:
1. ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת מנכ"ל.
2. אחריות לניהול יומנים, לוחות זמנים ותיאומי פגישות.
3. ביצוע עבודות מזכירות כמו מענה טלפוני, טיפול בדואר, קבלת קהל, הכנה וניהול מסמכים (הקלדה, עיצוב, צילום, תיוק) ורישום פרוטוקולים.
4. ביצוע מעקב ובקרה שוטפת אחר משימות, פרויקטים והנחיות למול הגורמים הרלוונטיים באמצעות מערכת ממוחשבת או עפ"י החלטת הגורם הממונה.
5. מענה טלפוני לפניות של עובדי הרשות ושל התושבים.
6. ריכוז והכנת חומר לישיבות כולל מצגות.
7. השתתפות בישיבות/ דיונים לפי הצורך וסיכומן.
8. אחריות על ביצוע הזמנות עבודה, חשבונות ועוד.
9. אחריות על תשלומים וקשר רציף עם ספקים/ קבלנים חיצוניים בנושא.
10. הדפסה, צילום והפצת חומר לאחר ישיבות.
11. סיוע לראש מטה מנכ"ל העירייה בניהול תקין של הלשכה.
12. כל מטלה נוספת שתוטל ע"י הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 23.12.2025 12:00.

דרוש/ה אחראי/ת תאום ובקרה.
%100 משרה, אגף שפ"ע.
תיאור תפקיד:
ריכוז העבודה המנהלית באגף וסיוע למנכ"ל העירייה ומנהל האגף במעקב ובקרה על התקדמות תוכניות העבודה ופרויקטים שונים.
תחומי אחריות:
תפעול גורמים שונים ברשות לצורך ביצוע משימות ברשות.
מעקב ובקרה אחר ביצוע תכנית העבודה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי אחריות:
תפעול גורמים שונים ברשות לצורך ביצוע משימות ברשות.
בקרה על מימוש תהליכי רכש.
בקרה על ריכוז תהליכי התקשורת עם ספקים.
מעקב ובקרה אחר ביצוע תכנית העבודה היחידתית.
ביצוע מעקב ובקרה אחרי הפרוטוקולים, סיכומי דיון והחלטות, ביצוע מעקב אחרי קבלנים בפועל כגון קבלני ניקיון, קבלני אשפה, קבלני גינון.
מילוי דוחות ביצוע בקרה על מעקב הקבלנים
סיוע באיסוף חומרים רלוונטיים לתוכנית העבודה.
קבלת וביצוע תוכניות העבודה מהגורמים הרלוונטיים ברשות.
קיום קשרים עם גורמים שונים לצורך כתיבת תכנית העבודה.
דיווח לגורמים הרלוונטיים אודות התקדמות פרויקטים ברשות.
הפניית חומרים לטיפולם של הגורמים הרלוונטיים.
סיוע בתפעול פרוייקטים של האגף ככל שנדרש.

תאריך הגשת המועמדות: 31/12/2025 עד השעה 00:00.

ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית של האגף, כולל: מתן שירותי מזכירות לסמנכ"ל אגף הנדסה ותחזוקה ובכלל זה: ניהול יומן פגישות, ארגון ישיבות, ארגון אירועי אגף מסוגים שונים לרבות הזמנת כיבוד, השתתפות בישיבות והוצאת פרוטוקולים, מעקב אחר ביצוע החלטות. אחריות כוללת לטיפול בכל היבטי משאבי אנוש באגף בתיאום מול הסמנכ"ל, לרבות: מתן סיוע ומענה לעובדי האגף בכל צורות העסקה במכלול הנושאים שבתחום הטיפול, דיווחי נוכחות, הארכות כתבי מינוי, הפסקות עבודה וריכוז תחום ההשתלמויות והדרכה לעובדים. טיפול בכל נושא מכרזים וגיוס כוח אדם: טיפול בפרסום מכרזים תוך תיאום עם אגף משאבי אנוש, תיאום ראיונות למועמדים, המלצות ומיונים. מתן שירותי מזכירות לראש תחום קיימות באגף. מתן סיוע ומענה לפונים ולעובדי האגף במכלול הנושאים שבתחום הטיפול. ריכוז נתונים והכנת דוחות בתחומי האחריות לעיל. קשר שוטף עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י הסמנכ"ל וככל שיידרש.

דרוש/ה מ''מ מזכיר.ת מינהל שפ''ע (משדה זמנית לתקופה שלא תעלה על שנה).
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ניהול וקליטה של מסמכים הדפסה ומשלוח של מסמכים, הקלדה ועיצוב של מצגות, קבלה והעברה של מסמכים, איסוף חומרים והכנתם לישיבות, רשום והקלדת פרוטוקולים, ארגון מידע בטבלאות אקסל.
טפול בדואר רגיל ואלקטרוני- הדפסה, קליטה ומיון של דואר, ניתוב עפ"י הנחיית הממונה, ניהול מעקב ובקרה אחר מענה וסגירת פניות.
מענה טלפוני ומענה פרונטלי - מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות, ניתוב וסינון פניות למנהלת האגף ולצוות.
קבלת קהל פרונטלית,סיוע מקצועי עפ"י הנחיות הממונה.
טיפול בהזמנות מול ספקים.
ביצוע עבודות אדמיניסטרציה שוטפות.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה- תאום טלפוני של פעולות ופגישות, משלוח תזכורות.
אחריות ניתוב שיחות בין העובדים לפי הצורך.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י הממונה הישיר.
תאריך הגשת המועמדות: 25.12.2025 12:00.

טיפול בענייני תלמידים לתואר ראשון, כולל: מתן מענה שוטף לפניות תלמידים וסגל הוראה, לרבות קבלת קהל ומתן ייעוץ והכוונה למועמדים ולתלמידים.
מעקב אחר מצב לימודים ומילוי חובות אקדמיים בהתאם לתכניות הלימודים השונות ומתווי הלימודים המיוחדים.
יישום החלטות ועדת ההוראה.
אחריות על ביצוע רישום לקורסים, דיווח ציונים ופטורים.
בדיקת עמידה בדרישות הקדם לקורסים.
הזנת נתונים למערכת הממוחשבת.
ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.