דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת לשכת דיקן ומנהלת בית הספר בבית ספר לרפואה

ניהול שוטף של הלשכה, לרבות תכנון וארגון העבודה היומיומית.
ניהול יומני חברי ההנהלה, תיאום פגישות, ישיבות ואירועים עם גורמי חוץ ופנים, לרבות סנכרון פגישות רבות משתתפים.
ארגון החומרים הנדרשים לפגישות, פרוטוקולים ומעקבי סטטוס לסגירת מעגלי טיפול. 
ניהול הקשר עם המנהלים גורמי חוץ, לרבות ממשקים בארגון, נציגי ממשל וארגונים בינ"ל.
משימות נוספות לפי צרכי הלשכה כפי שידרשו מעת לעת.

למוסד אקדמי מוביל בשרון דרוש/ה מנהל /ת אדמיניסטרטיבי/ת לשכת דיקן והנהלת בית ספר לרפואה.
הגדרת התפקיד:
ניהול שוטף של לשכת הנהלת בית הספר, לרבות תכנון וארגון העבודה היומיומית
ניהול ותיאום יומני חברי הנהלת בית הספר, לרבות תיאום פגישות,
ישיבות ואירועים עם גורמי חוץ ופנים
ניהול הקשר עם סגל אקדמי, מינהלי וגורמי חוץ, לרבות ממשקים בקמפוס,
נציגי ממשל וארגונים בינ"ל
סיוע בארגון כנסים, טקסים ואירועים אקדמיים של ביה"ס לרפואה
מעקב ובקרה אחר משימות והתקדמות פרוייקטים של הנהלת בית הספר
סיוע בניהול תקציב הלשכה, הזמנות רכש וניהול ספקים
משימות נוספות לפי צרכי הלשכה כפי שידרשו מעת לעת
היקף המשרה 100% משרה, בלשכת הדיקן.
משרה מלאה: ימים א-ה 08:00 - 16:00.

למכללה מובילה בתל אביב דרוש.ה מנהל.ת לשכה. הצטרפו לצוות שלנו ותיהנו מסביבת עבודה היברידית ומתגמלת!

התפקיד כולל:
- ניהול ואחריות על תפקוד לשכת הנהלה אקדמית.
- ניהול העוזר.ת האדמיניסטרטיבית להנהלה האקדמית.
- ניהול יומנים מורכבים.
-תמיכה אדמיניסטרטיבית למרכז לקידום הוראה ולתוכנית המצוינים.
-הכנה וניהול של וועדות חוצות ארגון: פרוטוקולים, איסוף חומרים, זימונים והפצה, ניהול פרויקטים מיוחדים הקשורים למשנה לנשיא לעניינים אקדמיים
-אחריות על תחום הרכש בלשכה.

*עבודה במשרה מלאה, ימים א-ה בשעות 08-17*
עבודה היברידית- יום בשבוע מהבית.
**שכר-גבוה, תלוי ניסיון**
***עובד.ת חברה מהיום הראשון, תנאים סוציאליים ותנאי רווחה מפנקים***

* היקף משרה - מישרה מלאה
* מועד איוש - מידי
* מיקום- מטה ויצו מרכז תל-אביב
זהו תפקיד דינמי ומעניין עם עבודה בסביבת הניהול הבכירה של הארגון, הכולל, תכלול משימות ארגוניות, קשר עם שלוחות ויצו בעולם ועוד.
התפקיד דורש: ראש גדול, פתרון בעיות, עבודה עצמאית, ניהול משימות מרובות ויחסי אנוש מעולים.
פרוט התפקיד:
ניהול סדר יום, הכנת הנשיאה לפגישות.
אדמיניסטרציה שוטפת - ניהול יומן, מיילים, הכנת חומרים לדיונים ופגישות ועוד
קשר עם גורמים מגוונים בארגון, לרבות לשכת יו"ר הועד המנהל, המנכ"ל, מתנדבות ומנהלים בכירים
סיוע בעבודת מטה, לרבות הכנת חומרים תומכי דיון במגוון פורמטים
אחריות על תכנון ויישום כל תכנית שמובילה הנשיאה
תאום פגישות, תכנון ביקורים וסיורים של הנשיאה בארץ ובעולם
עבודה שוטפת עם צוות הנהלה בכיר, ראשי אגפים וספקים

דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת ומנהל/ת לשכת סמנכ"ל תפעול
משרה מלאה ימים א-ה 8.5 שעות ביום
ניהול צוות אדמיניסטרטיבי המונה 9 עובדים כולל תכנון חופשות והיעדרויות, מעקב משימות ועמידה בלוחות זמנים, פתרון משברים וניהול קונפליקטים, מעקב ודיווח נוכחות
אחריות על ניהול יומן ולו"ז סמנכ"ל תפעול רפואי, לרבות קבלת החלטות ותיעדוף משימות, ניהול תכנים אדמיניסטרטיביים, מעקב אחר זימוני פגישות והכנת חומרים לדיונים
כתיבה והפצה של סיכומי ישיבות
לקיחת חלק בתהליכי גיוס עובדים/ות לתחום
הכנה לישיבות צוות, הזמנת ציוד, ארגון ימי גיבוש, ניהול ישיבות סוף שבוע, פגישות עבודה עם הצוות, איסוף הצעות לתוכניות הדרכה
הובלת פרויקטים ותהליכים מגוונים כגון: היערכות למבדק ה JCI (אקרדיטציה), שותפות בהובלת פרויקטים רפואיים, פרויקטי פתיחת מחלקות, פתיחת שירותים חדשים וכו'
ניהול משימות במערכת ה - Monday
מתן מענה ופתרון בעיות מול השטח
ניהול שולחן מטה בשעת חירום
ממשקי עבודה עם גורמי פנים וחוץ
כל משימה אחרת שתקבע על ידי המנהלת הישירה

* היקף משרה -100% משרה (42 ש"ש)
* מועד איוש - מידי
* עבודה מהמטה בדוד המלך 38 תל אביב
המשרה כוללת מגוון רחב של משימות באגף מקצועי שמהווה את לב הארגון וכוללת עבודה תפעולית ואינטנסיבית, מתן
מענה למנהלים ועובדים, לצד גורמי חוץ רבים
ניהול יומנים ומעקב אחרי מטלות שוטפות של אגף הכספי
טיפול בהכנת דוחות, מעקב על פרסומים
ניהול תכתובת מול ספקים ולקוחות
סיוע בהכנת חומרים לישיבות ודיונים
ניהול משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות במחלקת הכספים
עבודה מול גורמים פנים ארגוניים רבים (מנהלי מחלקות, צוותי עבודה)
משרה מלאה (ימים א'-ה'). נדרשת זמינות מידית לעבודה ויכולת להתחייב לתקופה ארוכה