דרוש/ה סגן/ית מנהלת מחלקה בלשכה המשפטית.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ניהול וקליטה של מסמכים, הדפסה ומשלוח של מסמכים, הקלדה ועיצוב של מצגות, קבלה והעברה של מסמכים, איסוף חומרים והכנתם לישיבות, רשום והקלדת פרוטוקולים, ארגון מידע בטבלאות אקסל.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני, קליטה ומיון של דואר, ניתוב עפ"י הנחיית הממונה, ניהול מעקב ובקרה אחר מענה וסיום טיפול בפניות.
מענה טלפוני ומענה פרונטלי, ניתוב וסינון פניות ליועצת המשפטית ולצוות עורכי הדין.
ניהול הרכש בלשכה המשפטית.
ביצוע עבודות אדמיניסטרציה שוטפות וסיוע בפרויקטים אגפיים.
ניהול לוח זמנים ופגישות של עורכי הדין, תאום טלפוני של פעולות ופגישות ומשלוח תזכורות.
מעקב ובקרה על פעילויות הלשכה המשפטית וגורמי חוץ, וכן סיוע למחלקת נזיקין לרבות סיוע במענה למכתבים.
סיוע למחלקות השונות בלשכה המשפטית על פי הנחיית היועצת המשפטית.
סיוע וטיפול בתחום התביעה העירונית, הגשת בקשות וכתבי ואישום לביהמ"ש באופן מקוון, שליפת החלטות, תפעול המערכות הרלבנטיות ועדכון נתונים וכן סיוע מקצועי עפ"י הנחייה.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י הממונה הישיר.
תאריך הגשת המועמדות: 17.07.2025 12:00.
דרישות:
דרישות התפקיד
השכלה:
תעודת בגרות מלאה.
תואר ראשון- יתרון.
ניסיון מקצועי:
ניסיון של שלוש שנים לפחות בניהול משרד, ניהול יומני עבודה, מתן שירות.
ניסיון בניהול משרד בתחום המשפטי יתרון.
דרישות נוספות:
שליטה ביישומי ה- OFFICE.
עברית ברמה גבוהה.
נכונות לעבודה בשעות נוספות.
העירייה הינה מפעל חיוני על כל המשתמע מכך לעבודה בחירום.
כישורים אישיים:
אמינות, אסרטיביות, אחריות, קפדנות ודייקנות בביצוע עבודה, יכולת לתיעדוף משימות, יכולת התבטאות בכתב ובע"פ, כושר עבודה בצוות, יכולת ארגון ותכנון, יכולת תיאום, קיום וטיפוח יחסים בינאישיים, יוזמה, התמודדות עם לחץ ושחיקה, התמדה, תודעת שרות גבוהה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.