הרכזת המנהלית אחראית לכלל התהליכים האדמיניסטרטיביים והתפעוליים המתקיימים במזכירות האקדמית ובמשרד הרקטור ובכל התוכניות הכפופות להם, ובכלל זה מתן תמיכה וליווי אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בתוכנית "אקדמיה 360" וביחידה להערכה ובקרת איכות אקדמית, ועבודה עם הצוות האמון עליהן.
תמיכה אדמיניסטרטיבית:
o מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף במשרד הרקטור, במזכירות האקדמית ועם כלל הגורמים הקשורים לתוכנית "אקדמיה 360" וליחידה להערכה ובקרת איכות אקדמית.
o ניהול יומנים ותיאום פגישות, ישיבות, סדנאות ואירועים לצוות התוכנית ולנושאי התפקידים השונים.
o הזמנת חדרי ישיבות ומתקנים מתאימים לפעילויות התוכנית, כולל וידוא התקינות של הציוד הטכני.
לוגיסטיקה ותפעול:
o טיפול בהזמנות רכש ושירותים, כולל קבלת הצעות מחיר, פתיחת דרישות, מעקב אחר הזמנות וסגירת חשבוניות.
o הקלדה והזנת נתונים במערכות תפעוליות, כגון מכלול, אריסטו, פריוריטי ועוד.
o תיאום שירותי הסעה (לדוגמה, עבור "מסע ישראלי") וכל שירות לוגיסטי אחר.
o הכנת חומרים לישיבות, מצגות ודוחות, כולל הפצה ותיעוד.
מעקב ותיעוד:
o איסוף חומרים שונים מראשי יחידות, מבתי ספר, ממחלקות ומחוגים, ומעקב אחר עמידה בלוחות זמנים.
o ניהול ותחזוקה של מאגרי מידע ומסמכים, ובכלל זה בתוכנית "אקדמיה 360".
תקשורת ודיווח:
o איסוף נתונים לצורכי הערכה ובקרה של התוכנית.
o שמירה על קשר רציף ותיאום עם ממשקים פנים וחוץ ארגוניים רלוונטיים.
דרישות:
שליטה מלאה ומוכחת ביישומי אופיס Word, Excel, PowerPoint חובה.
ניסיון מוכח של שנתיים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי או בריכוז תוכניות בארגון גדול בעדיפות למוסד אקדמי יתרון משמעותי.
יכולת ארגון וסדר ברמה גבוהה, ויכולת לתעדף משימות.
כישורי תקשורת בינאישיים מצוינים, שירותיות, אסרטיביות ויכולת לעבוד בצוות.
יוזמה, עצמאות, "ראש גדול" ויכולת לפתור בעיות.
יכולת ניסוח והבעה בכתב ובעל פה ברמה גבוהה (עברית).
היקף משרה: 100%
כפיפות: למזכירות האקדמית
מיקום: מרבית המשרה בקמפוס לוינסקי, ולפי הצורך בקמפוס וינגייט
המסמך מנוסח בלשון נקבה מטעמי נוחות בלבד, והגשת המועמדות פתוחה בפני נשים וגברים.
התפקיד מוצע לתקופה של שנתיים ותיתכן אפשרות להארכת משך ההעסקה.
להגשת מועמדות נא להעביר קורות חיים למחלקת משאבי אנוש במייל:
המועד האחרון להגשת מועמדות: 11.7.2025 בשעה 9:00 המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
